Οι επιχειρηματίες βλέπουν συχνά τη λογιστική σαν να τρώνε μπρόκολο - ξέρουν ότι είναι καλό για αυτούς, αλλά τρομερά δυσάρεστο. Ο στόχος είναι να ξεπεράσουμε χωρίς να φιμώσουμε ή να το σκεφτούμε πάρα πολύ.

Αυτό είναι ατυχές επειδή η αποτελεσματική λογιστική είναι ένα ήσυχο συστατικό της επιχειρηματικής επιτυχίας. Τα άρθρα σχετικά με το μάρκετινγκ και την ηγεσία κλέβουν τα πρωτοσέλιδα, αλλά οι rock-solid εταιρείες έχουν μια σταθερή προσέγγιση στη λογιστική, σχεδόν χωρίς εξαίρεση.

Πρόσφατα είδα την εικονική κατάρρευση μιας πολλά υποσχόμενης εταιρείας με μια όμορφη σειρά προϊόντων, μια ορμητική ιστοσελίδα και έναν ιδιοκτήτη που ήξερε πώς να δικτυωθεί. Η μεγάλη έλλειψη ήταν ένα καλό σύστημα κοστολόγησης εργασίας για να δείξει το πραγματικό κόστος κάθε κατασκευασμένου προϊόντος.

Αυτό είναι ένα ακραίο παράδειγμα. Οι περισσότερες κακές λογιστικές αποφάσεις οδηγούν σε λεπτές απώλειες και όχι σε γρήγορη καταστροφή. Αδειάζουν αργά την επιχείρηση, γεγονός που καθιστά δύσκολη την ανίχνευση των διαρροών.

Πώς μπορείτε να καταλάβετε εάν η προσέγγιση της εταιρείας σας στη λογιστική λειτουργεί ή όχι; Για να σας βοηθήσω να απαντήσω σε αυτό, έχω συγκεντρώσει μια λίστα εσφαλμένων προσεγγίσεων στη λογιστική. Αυτή η λίστα βασίζεται στην εμπειρία 'in-the-trenches' ως CPA / σύμβουλος χρηματοδότησης για περίπου. 20 ιδιωτικές εταιρείες την τελευταία δεκαετία. Είναι πρωτίστως για μεσαίες εταιρείες (15-20 εργαζόμενοι άνω) αλλά θα μπορούσε να είναι χρήσιμη για μικρότερες εταιρείες που σκοπεύουν να κλιμακώσουν.

10 τρόποι για να σπαταλήσετε χρήματα στη λογιστική και να περιορίσετε την ανάπτυξη

1. Παραβλέψτε το κλείσιμο του μήνα

Ένα «κλείσιμο» είναι όπου ελέγχετε επίσημα κάθε γραμμή στον ισολογισμό σας και κάνετε τις απαραίτητες διορθώσεις. Στο τέλος, η περίοδος της επανεξέτασης είναι κλειδωμένη, επομένως δεν μπορεί να αλλάξει. Στην ιδανική περίπτωση, αυτό γίνεται μηνιαία, το συντομότερο δυνατόν μετά το τέλος του μήνα.

Γιατί είναι απαραίτητο το τέλος του μήνα να κλείσει;

1. Η κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων μπορεί να είναι ακριβής μόνο εάν ο ισολογισμός είναι ακριβής . Ακόμα κι αν δεν καταλαβαίνετε γιατί, ακολουθήστε αυτήν την ιδέα και μην την ξεχάσετε. Οι περισσότερες γραμμές σε μια κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων συμβαίνουν χωρίς πολλή σκέψη (π.χ. τα τιμολόγια πελατών συμπληρώνουν αυτόματα τη γραμμή εσόδων), αλλά η δημιουργία ενός καθαρού ισολογισμού απαιτεί χειροκίνητη προσπάθεια και έλεγχο.
2. Χωρίς επίσημο κλείσιμο, η κατώτατη γραμμή δεν είναι ποτέ τελική . Έχω δει τους λογιστές να επιστρέφουν ακόμη και μήνες αργότερα και να κάνουν σημαντικές προσαρμογές στους προηγούμενους μήνες. Σε αυτό το περιβάλλον, τα μηνιαία οικονομικά καθίστανται άνευ σημασίας επειδή όλοι γνωρίζουν ότι θα αλλάξουν.
3. Ένα επίσημο κλείσιμο εφιστά την προσοχή στα μηνιαία αποτελέσματα . Σε μια επιχείρηση που έχει εγκαίρως επίσημο κλείσιμο, οι ιδιοκτήτες προσβλέπουν στην ημερομηνία λήξης και στους τελικούς αριθμούς. Αυτή η εστίαση στα αποτελέσματα οδηγεί σε καλύτερες χρηματοοικονομικές αποφάσεις και έγκαιρη αντίδραση στις τάσεις.

Η αποτυχία εκτέλεσης επίσημου κλεισίματος στο τέλος του μήνα είναι ένας από τους καλύτερους τρόπους για να παραλύσετε ή ακόμα και να βυθίσετε μια επιχείρηση. Εάν κανείς στην εταιρεία δεν έχει το χρόνο ή την εμπειρία να κάνει το κλείσιμο, η εργασία μπορεί να είναι εύκολα εξωτερική ανάθεση .

2. Ανάπτυξη σύνθετων προγραμμάτων κινήτρων

Πολλές επιχειρήσεις κάνουν αυτό το λάθος και δεν το συνειδητοποιούν ακόμη. Αυτό συμβαίνει επειδή τα προγράμματα κινήτρων τείνουν να εξελίσσονται με την πάροδο του χρόνου και μόνο σταδιακά μετατρέπονται σε χάος.

Ακολουθούν κοινά παραδείγματα για αυτό που μιλάω:

1. Ο υπεύθυνος πωλήσεων αναπτύσσει προσαρμοσμένα προγράμματα έκπτωσης για διάφορους πελάτες . Ένας πελάτης λαμβάνει επιστροφή 1% σε όλες τις αγορές (πληρωτέες κάθε τρίμηνο). Ο επόμενος πελάτης λαμβάνει έκπτωση (πληρωτέα ετησίως) ίση με το 2% των αγορών, αλλά μόνο σε τιμολόγια που πληρώνονται εντός 20 ημερών. Ο επόμενος πελάτης κερδίζει έκπτωση 3% για παραγγελίες άνω των 50.000 $ και αποτελεί πίστωση για μελλοντικές πωλήσεις και όχι επιστροφή μετρητών.
2. Ο επόπτης του καταστήματος εφαρμόζει ένα μπόνους παραγωγής που υπολογίζεται με τη χρήση ενός σταθμισμένου μέσου όρου της αποδοτικότητας της εργασίας, του αριθμού των εργασιών και του αριθμού των εργατικών ατυχημάτων. Οι εργαζόμενοι λαμβάνουν ένα μηνιαίο μπόνους βάσει αυτής της σύνθετης φόρμουλας.
3. Η ομάδα πωλήσεων έχει μια άγρια ​​συμφωνία συμφωνιών προμήθειας . Ο Μπιλ λαμβάνει προμήθεια 2% για τα πάντα, ο Τομ κερδίζει 2% μόνο στις δουλειές που προσφέρει και πωλεί, ενώ ο Γκάρι κερδίζει 3% μόνο αφού φτάσει τα 1.000.000 δολάρια σε ετήσιες πωλήσεις.

Τι κοινό έχει καθεμία από αυτές τις ρυθμίσεις; Είναι ένας λογιστικός εφιάλτης. Στις περισσότερες περιπτώσεις, είναι αδύνατο να παρακολουθείτε αυτά τα κίνητρα αυτόματα. Αναπτύσσονται πολύπλοκα, ανακριβή υπολογιστικά φύλλα για την εκτέλεση των υπολογισμών. Χάνεται χρόνος χάνοντας τα δεδομένα, ελέγχοντας την ακρίβεια και κάνοντας αλλαγές.

Εάν αυτές οι αναποτελεσματικές διαδικασίες συνέβαιναν ανοιχτά σε μια γραμμή συναρμολόγησης, θα απλοποιηθούν σχεδόν αμέσως. Αλλά κρυμμένα από τις οθόνες των υπολογιστών του λογιστικού τμήματος, σπαταλούν πόρους για χρόνια.

Θα μπορούσε να γίνει επιχειρηματική υπόθεση για καθεμία από αυτές τις ρυθμίσεις; Ναί. Το καλύτερο ερώτημα είναι ότι μια απλούστερη εξορθολογισμένη ρύθμιση μπορεί να επιτύχει το ίδιο επιχειρηματικό αποτέλεσμα; Συχνά η απάντηση είναι ένα ηχηρό ναι!

3. Χρησιμοποιήστε δύο ή περισσότερα ξεχωριστά λογιστικά συστήματα

Πλέον λογισμικά λογισμικού έχουν σχεδιαστεί με γνώμονα τους λογιστές και όχι τους διαχειριστές επιχειρήσεων. Ακόμα και τα ολοκληρωμένα εξαψήφια συστήματα ERP (Enterprise Resource Planning) τείνουν να είναι φρικτά στον προγραμματισμό εργασιών, στην παρακολούθηση της κατανάλωσης υλικών ή στην παρακολούθηση παραγγελιών μέσω μιας εγκατάστασης παραγωγής.

Λόγω αυτών των ελλείψεων, χωριστά προγράμματα χρησιμοποιούνται μερικές φορές για την κάλυψη των κενών. Για παράδειγμα, ο διαχειριστής λειτουργιών μπορεί να χρησιμοποιήσει το Microsoft Project για προγραμματισμό. Ο επόπτης παραγωγής μπορεί να έχει ένα ειδικό πρόγραμμα για τη βιομηχανία με όμορφους πίνακες ελέγχου που παρακολουθούν την πρόοδο της εργασίας, καθώς και την παρακολούθηση της αποδοτικότητας και της εργασίας.

Γιατί είναι αυτό πρόβλημα; Όλη η «πραγματική» οικονομική δραστηριότητα πραγματοποιείται στο λογιστικό λογισμικό. Τα τιμολόγια και οι πληρωμές πελατών, οι λογαριασμοί προμηθευτών και οι πληρωμές, οι μισθοδοσίες κ.λπ. συμβαίνουν από τη λογιστική πλευρά. Οι οικονομικές καταστάσεις προέρχονται από το λογιστικό λογισμικό.

Ωστόσο, στα παραπάνω παραδείγματα, οι λογαριασμοί μεγάλων ισολογισμών όπως το απόθεμα και οι εργασίες που βρίσκονται σε εξέλιξη βασίζονται σε δεδομένα σε αυτά τα ξεχωριστά συστήματα. Χωρίς αξιόπιστη σύνδεση με το λογιστικό λογισμικό, σημαντικά στοιχεία μπορεί να πέσουν στα κενά.

Εδώ είναι μια μικρή απεικόνιση αυτού του μεγάλου προβλήματος. Ας υποθέσουμε ότι μια παραγγελία 20.000 $ ολοκληρώθηκε στις 30 Νοεμβρίου και αποστέλλεται την 1η Δεκεμβρίου. Με βάση τα εισιτήρια παράδοσης, το λογιστικό τμήμα τιμολογεί σωστά τον πελάτη 20.000 $ την 1η Δεκεμβρίου.

Για να ολοκληρώσει τα οικονομικά του Νοεμβρίου, ο CFO ζητά από τον επόπτη παραγωγής μια λίστα με τις θέσεις εργασίας στο κατάστημα που ολοκληρώθηκαν, αλλά δεν είχαν αποσταλεί από τις 30 Νοεμβρίου. Δυστυχώς, ο επόπτης παραγωγής σημείωσε κατά λάθος την εργασία των 20.000 δολαρίων ως «αποσταλεί» τον Νοέμβριο 30 στη χωριστή βάση δεδομένων. Η λίστα που παρέχεται στο CFO δεν περιλαμβάνει αυτήν τη δουλειά 20.000 $. Η δουλειά έχει ξεπεράσει τις ρωγμές.

Τα οικονομικά αποτελέσματα του Νοεμβρίου θα είναι χαμηλά επειδή το κόστος για τη δουλειά είναι το Νοέμβριο, αλλά τα έσοδα είναι το Δεκέμβριο. Η έκθεση του επόπτη θα είχε διορθώσει την κατάσταση, αλλά η έκθεση ήταν ανακριβής. Τα οικονομικά του Δεκεμβρίου θα είναι επίσης λανθασμένα επειδή είναι γεμάτα με 20.000 $ καθαρό κέρδος.

Αυτό το παράδειγμα είναι η κορυφή του παγόβουνου. Πολλές βάσεις δεδομένων δημιουργούν πιθανότητες σφάλματος και ανακρίβειας σε όλα, από έξοδα εργασίας έως απόθεμα εργασίας σε εξέλιξη έως λογαριασμούς εισπρακτέους έως πληρωτέους λογαριασμούς.

Η ιδανική λύση είναι ένα κορυφαίο σύστημα ERP που καλύπτει τις ανάγκες τόσο της λογιστικής όσο και των λειτουργιών. Δεδομένου ότι αυτό συχνά δεν είναι δυνατό, το Σχέδιο Β είναι μια εκτεταμένη συνεργασία μεταξύ λογιστικής, λειτουργιών και πληροφορικής. Η αποστολή αυτής της ομάδας είναι να αναπτύξει έναν αξιόπιστο τρόπο για τη λήψη ακριβών δεδομένων από το λογισμικό λειτουργιών στο λογιστικό λογισμικό. Η λύση δεν είναι απαραίτητα σύνδεσμος δεδομένων. Θα μπορούσε να είναι μια αυτοματοποιημένη διαδικασία που διασφαλίζει ότι τίποτα δεν πέφτει στις ρωγμές. Η διαδικασία δεν πρέπει να βασίζεται στην ανθρώπινη ικανότητα.

Από όλα τα σημεία αυτού του άρθρου, αυτό μπορεί να είναι το πιο δύσκολο. Είναι μια από τις μεγαλύτερες απειλές για την οικονομική ακρίβεια και δεν υπάρχει «εύκολο κουμπί» για να ξεπεραστεί το πρόβλημα.

4. Υπερπληρωμή για εισαγωγή δεδομένων

Εάν πρέπει να εισαγάγετε περισσότερους από 5 αριθμούς με το χέρι, βρείτε έναν καλύτερο τρόπο . Αυτό το σύνθημα μπορεί να μην είναι πάντα εφικτό, αλλά είναι ένας καλός στόχος.

Το λογιστικό λογισμικό είναι σαν μια γιγαντιαία μηχανή που:

1. Λαμβάνει δεδομένα στο.
2. Το σπρώχνει.
3. Φέρνει σημαντικές αναφορές.

Κάθε βήμα αυτής της διαδικασίας θα πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο αυτοματοποιημένο, ώστε το τμήμα οικονομικών να μπορεί να αφιερώνει το χρόνο του αναλύοντας τις σημαντικές αναφορές.

Με τις διαθέσιμες λύσεις fintech σήμερα, η εισαγωγή δεδομένων μπορεί να είναι σχεδόν πλήρως αυτοματοποιημένη (π.χ. μέσω τροφοδοσίας τραπεζικών και πιστωτικών καρτών που συνδέονται με διαδικτυακό λογιστικό λογισμικό). Ακόμη και πολύπλοκες διαδικασίες όπως η επεξεργασία μισθοδοσίας και η αναφορά μπορούν να αυτοματοποιηθούν πλήρως ή να ανατεθούν σε εξωτερικούς συνεργάτες (π.χ. Γεύση κατάσταση μισθοδοσίας).

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ ΣΠΕΔΑ: ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΑΥΤΟΜΑΤΙΣΜΟΙ ΔΕΝ ΑΝΤΙΜΕΤΩΠΙΣΗ ΑΝΑΦΟΡΑΣ ΑΝΤΑΛΛΑΚΤΙΚΟΥ

Εδώ είναι ένα παράδειγμα αυτής της προειδοποίησης. Ας υποθέσουμε ότι υπάρχει ένα λεπτό πρόγραμμα λογισμικού λογιστικής στο διαδίκτυο που μπορεί να αυτοματοποιήσει πλήρως την εισαγωγή δεδομένων, αλλά δεν μπορεί να παράγει ακριβείς αναφορές κόστους εργασίας. Η μετάβαση σε ένα τέτοιο λογισμικό δεν θα ήταν σκόπιμη αν είστε εταιρεία προσανατολισμένη στην εργασία.

Παρόλα αυτά, υπάρχουν πολλές ευκαιρίες για απλοποίηση χωρίς δραματικές αλλαγές. Πολλοί λογιστές είναι τελειομανείς. Ευνοούν την άνετη ρουτίνα σε σχέση με τον πειραματισμό. Οι λογιστικές διαδικασίες τείνουν να είναι αναποτελεσματικές και μη αυτόματες.

Ως ιδιοκτήτης επιχείρησης, μπορεί να είναι διορατικό να συνομιλείτε με το λογιστικό σας προσωπικό και να ρωτάτε αν μπορείτε να παρακολουθήσετε τι κάνουν. Θα μάθετε πολλά για τη λογιστική και ίσως πραγματικά βοηθήσετε τη διαδικασία. Φανταστείτε ότι είστε στο νηπιαγωγείο (ίσως δεν χρειάζεται καν να προσποιηθείτε!) Και να τους βοηθήσετε χαρωπά να αναρωτηθούν σε κάθε βήμα. Ρωτήστε τους πόρους που θα χρειαζόταν για τον εξορθολογισμό ιδιαίτερα χρονοβόρων βημάτων.

Τα χρήματα που δαπανώνται για χρηματοοικονομική ανάλυση και προγραμματισμό είναι γενικά καλά χρήματα. Τα χρήματα που δαπανώνται για αναποτελεσματική εισαγωγή δεδομένων απλώς σπαταλούνται.

5. Υποπληρωμή για Λεπτομέρειες κοστολόγησης έργου

Πρόσφατα είδα δύο παραδείγματα αυτού του σημαντικού σημείου. Η πρώτη ήταν η εταιρεία στην οποία αναφέρθηκα στην αρχή που σχεδόν πέρασε λόγω έλλειψης ενός καλού συστήματος κοστολόγησης εργασίας.

Το άλλο παράδειγμα ήταν μια επιτυχημένη εταιρεία παραγωγής / λιανικής συνδυασμού που άρχισε να αντιμετωπίζει αντιξοότητες και να χάνει χρήματα. Στο παρελθόν, είχαν κερδίσει κερδοφόρα χωρίς ένα καλό σύστημα κοστολόγησης εργασίας. Αλλά όταν ήρθαν οι ανεμογεννήτριες, δεν είχαν στερεά δεδομένα παραγωγής και κατέληξαν σε μια υποκειμενική απόφαση να κλείσουν την κατασκευαστική πλευρά της εταιρείας.

Τι γίνεται αν τα συναισθήματά τους ήταν λανθασμένα και η κατασκευαστική πλευρά ήταν το κέντρο κέρδους; Σε αυτήν την περίπτωση, η έλλειψη καλών αναφορών οδήγησε σε μια κακή απόφαση που έχασε χρόνια πιθανά κέρδη. Τι γίνεται αν το εργοστάσιο έχασε πραγματικά χρήματα; Σε αυτήν την περίπτωση, η καλή αναφορά πιθανότατα θα είχε κλείσει το εργοστάσιο νωρίτερα και θα γλιτώσει σημαντικές απώλειες.

Η αποτελεσματική κοστολόγηση έργων απαιτεί περισσότερα από το λογισμικό. Οι διαδικασίες καλής κοστολόγησης καθυστερούν πάντοτε την παραγωγή, πράγμα που σημαίνει ότι η ανώτατη διοίκηση πρέπει να υποστηρίξει την πρωτοβουλία. Ορισμένοι ιδιοκτήτες / διαχειριστές ισχυρίζονται ότι αναζητούν καλό κόστος, αλλά όταν το βλέπουν να μειώνεται η παραγωγικότητα, χάνουν την αποφασιστικότητά τους.

Η καλή διαχείριση και το καλό λογισμικό είναι το κλειδί. Τα περισσότερα συστήματα ERP επιπέδου 1 και 2 (ειδικά πλατφόρμες για συγκεκριμένους κλάδους) χειρίζονται το κόστος του έργου πολύ καλά. Ωστόσο, στα χαμηλότερα επίπεδα λογισμικού, η λειτουργικότητα κοστολόγησης έργου τείνει να είναι ανώμαλη. Μερικά προγράμματα που χρησιμοποιούνται ευρέως Κύμα και Φρέσκα βιβλία δεν προσφέρετε καθόλου κόστος στο έργο. Άλλα προγράμματα ισχυρίζονται ότι το προσφέρουν, αλλά η λειτουργικότητα είναι αδύναμη.

Αν ψάχνετε για λειτουργικότητα κοστολόγησης έργου στην αρένα επιπέδου εισόδου, λάβετε υπόψη αυτά τα προγράμματα:

1. QuickBooks Online Plus ή QuickBooks Premier (έκδοση επιτραπέζιου υπολογιστή QuickBooks)
2. Xero (υψηλότερο επίπεδο)
3. Βιβλία Zoho
4. ΦΙΝΣΥΝΚ
5. Λογιστική Sage Business Cloud ή Sage 50cloud (έκδοση επιτραπέζιου υπολογιστή του Sage)

Το τυφλό τρέξιμο στο κόστος του έργου είναι ένα ακριβό λάθος. Μια εταιρεία που δεν γνωρίζει το κόστος των έργων της ή των κατασκευασμένων μονάδων της είναι πιθανότατα μια καταδικασμένη επιχείρηση. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα εάν η εταιρεία σκοπεύει να κλιμακώσει.

6. Υποπληρωμή για φορολογικές συμβουλές

Με εκπλήσσει ο αριθμός των ιδιοκτητών επιχειρήσεων που θεωρούν τη φορολογική τους εργασία ως εμπόρευμα που πρέπει να διαπραγματευτεί με το χαμηλότερο κόστος. Ακόμη και ιδιοκτήτες επιχειρήσεων που αναγνωρίζουν την αξία ενός ανώτερου επαγγελματία φόρου συχνά ξεχνούν να ζητούν συμβουλές πριν λάβουν μεγάλες, ακόμη και τεράστιες, αποφάσεις.

Δεν είμαι προετοιμαστής φορολογίας, αλλά ήμουν, γι 'αυτό γνωρίζω λίγα για αυτό το σημείο. Είναι αλήθεια ότι υπάρχουν ακριβά φορολογικά γραφεία που δεν δικαιολογούν τις υπηρεσίες τους. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για μέτρια κερδοφόρες, βασισμένες σε μετρητά, επιχειρήσεις τύπου ιδιοκτητών. Τυχόν ευκαιρίες προγραμματισμού που υπάρχουν σε αυτές τις περιπτώσεις πιθανώς αντισταθμίζονται από το υψηλό κόστος του προγραμματισμού.

Οι περισσότερες εταιρείες, ωστόσο, καταλήγουν να πληγωθούν, χωρίς να επενδύσουν σε φορολογικούς συμβούλους. Πληρώνουν για αυτήν τη νοοτροπία με έναν από τους δύο τρόπους:

1. Οι φορολογικές δηλώσεις τους γίνονται λανθασμένα και ο φόρος είτε είναι χαμηλός (και υπόκειται σε έλεγχο και κυρώσεις) είτε υπερκαταβάλλεται.
2. Οι φορολογικές δηλώσεις τους γίνονται σωστά, αλλά έχουν παραβλεφθεί οι νόμιμες ευκαιρίες φορολογικού σχεδιασμού.

Να είστε πρόθυμοι να πληρώσετε ένα ασφάλιστρο για έναν φορολογικό σύμβουλο που προσθέτει αξία μέσω στρατηγικής. Μερικοί επιχειρηματίες θέλουν αυτήν την επιπλέον αξία, αλλά δεν θέλουν να το πληρώσουν. Αυτό είναι λάθος επειδή το επιπλέον κόστος μπορεί να είναι μια απίστευτη απόδοση της επένδυσης. Τουλάχιστον, η επιχείρηση θα έχει ακριβείς φορολογικές δηλώσεις στις οποίες μπορούν να βασίζονται οι τραπεζίτες, οι επενδυτές ή ένας μελλοντικός αγοραστής. Αυτό από μόνο του αξίζει πολύ.

7. Αγοράστε Λογιστικό Λογιστικό Χωρίς Σοβαρή Σκέψη και Σχεδιασμό

Αυτό το σημείο είναι ίσως ο ευκολότερος τρόπος να σπαταλάτε άμεσα τα περισσότερα χρήματα στη λογιστική. Το έμαθα με τον σκληρό τρόπο σε μία από τις πρώτες μου μετακινήσεις λογισμικού. Η μετεγκατάσταση τελικά απέτυχε και οδήγησε σε διαγραφή λογισμικού ύψους 20.000 $. Το all-in κόστος ήταν πιθανότατα διπλάσιο από το εάν προσθέσετε το κόστος των εσωτερικών πόρων και χάσατε την ευκαιρία.

Αυτή η εμπειρία είναι μικρή σε σύγκριση με κάποιες. Υπάρχουν ιστορίες για εκατομμύρια δολάρια χάθηκαν σε αποτυχημένες εφαρμογές ERP . Ξέρω τουλάχιστον ένα συμβουλευτική εταιρεία που έχει ένα τμήμα αφιερωμένο στην παροχή βοήθειας σε πελάτες και εταιρείες λογισμικού με αποτυχημένες αγωγές εφαρμογής ERP.

Διάγραμμα ενός συστήματος ERP. Πηγή: WayZ Consulting

Τι κοινό έχουν αυτές οι ιστορίες τρόμου; Έλλειψη προγραμματισμού.

Ο σωστός προγραμματισμός περιλαμβάνει τη διασφάλιση:

εφαρμογές για κινητές συσκευές διαφορετικές από τις εφαρμογές web

1. Έχετε το καλύτερο λογισμικό για να καλύψετε τις ανάγκες σας.
2. Έχετε το κατάλληλο προσωπικό για να το εφαρμόσετε.
3. Όλοι, ιδιαίτερα η ανώτερη διοίκηση, κατανοούν πλήρως και υποστηρίζουν ολόψυχα την προσπάθεια και είναι έτοιμοι να θυσιάσουν γι 'αυτό.
4. Όλοι, ιδιαίτερα η ανώτερη διοίκηση, κατανοούν πλήρως και υποστηρίζουν ολόψυχα την προσπάθεια και είναι έτοιμοι να θυσιάσουν γι 'αυτό. (Αυτή η επανάληψη δεν είναι τυπογραφικό λάθος)
5. Υπήρξαν μήνες, ακόμη και χρόνια συναντήσεων και προγραμματισμού.

Αυτά τα σημεία προορίζονται για εταιρείες που εφαρμόζουν ένα σύστημα ERP επιπέδου 1 ή 2, αλλά μπορούν να εφαρμοστούν σε μικρότερη κλίμακα ακόμη και σε πακέτα επιπέδου εισόδου, όπως QuickBooks, Xero και Sage.

Ποτέ, μην παίρνετε ποτέ μια μεγάλη απόφαση λογισμικού για μια ιδιοτροπία. Η πιο επιτυχημένη εφαρμογή έχω συμμετάσχει σε έναν σύμβουλο επιλογής λογισμικού που πληρώθηκε 25.000 $ βοηθήστε στην επιλογή λογισμικού και να προετοιμάσει τον οργανισμό για ένα σύστημα ERP. Αυτό είναι περισσότερο από το συνολικό κόστος του λογισμικού στο παράδειγμα αποτυχίας μου. Ωστόσο, στο τέλος, είχαμε λογισμικό εργασίας που πέτυχε τους στόχους μας ίσως καλύτερα από οποιαδήποτε εφαρμογή που έχω δει.

Τα βήματα 'πώς να' περιβάλλουν αυτό το σημείο δεν εμπίπτουν στο πεδίο αυτού του άρθρου. Αλλά επιτρέψτε μου να είμαι ξεκάθαρος - ένας από τους καλύτερους τρόπους για να σπαταλήσετε ένα απίστευτο χρηματικό ποσό είναι να λάβετε γρήγορες αποφάσεις λογισμικού και να περιορίσετε την έρευνα και τον προγραμματισμό εκ των προτέρων.

8. Μίσθωση ατελούς βοήθειας

Αυτό το σημείο μπορεί να φαίνεται νεανικό, αλλά για αυτό δεν είναι. Οι περισσότεροι επιχειρηματίες κατανοούν πολύ καλά την πλευρά της επιχείρησής τους. Μπορούν γρήγορα να πουν πότε ένας υπάλληλος επιχειρήσεων δεν τα πάει καλά.

Από πλευράς λογιστικής, δεν είναι τόσο εύκολο. Εάν δεν καταλαβαίνετε τη λογιστική, πώς μπορείτε να πείτε εάν ο ελεγκτής ή ο λογιστής σας δεν είναι ικανός;

Επιπλέον, υπάρχουν συχνά αρκετοί νόμιμοι τρόποι προσέγγισης οποιασδήποτε λογιστικής κατάστασης. Θεωρώ κοινό για έναν επαγγελματία οικονομικών να επικρίνει τον τρόπο που κάνει άλλος επαγγελματίας. Συχνά αυτός ο «τρόπος να κάνεις πράγματα» είναι απολύτως αποδεκτός, αλλά ο πρώτος επαγγελματίας δεν είναι αρκετά ανοιχτός για να το εκτιμήσει.

Πώς λοιπόν μπορεί ένας επιχειρηματίας να πει εάν ένας λογιστής είναι ικανός;

1. Μεγιστοποιήστε τις αναφορές πριν από την πρόσληψη . Οι προηγούμενοι εργοδότες και οι προηγούμενοι συνάδελφοι θα έχουν μια αίσθηση ικανότητας. Οι τραπεζίτες και οι φορολογικοί λογιστές που έλαβαν αναφορές από τον υποψήφιο μπορούν επίσης να χρησιμεύσουν ως πολύτιμες μη προκατειλημμένες αναφορές.
2. Χρησιμοποιήστε ένα ταπεινό CFO συμβολαίου υψηλής ειδίκευσης για να ελέγξετε τη λειτουργία σας ως μια μοναδική συναυλία ή για μερικές ώρες κάθε μήνα. Οι CFO συμβολαίου εκτίθενται σε πολλές εταιρείες και έχουν καλή αίσθηση του τι είναι αποδεκτό.

Τονίζω τη λέξη ταπεινός . Μπορεί να είναι πολύ ευαίσθητο να έχετε μια εξωτερική επαγγελματική κριτική του προσωπικού σας. Ο υπεύθυνος CFO δεν πρέπει να είναι κάποιος που αισθάνεται την ανάγκη να αποδείξει τη δική του αξία με το να βρει λάθος. Επίσης, το CFO πρέπει σαφώς να είναι πιο έμπειρο από το ανώτατο προσωπικό σας. Απλώς δεν θα λειτουργήσει για να φέρει το ίδιο.

Ο αναθεωρητικός CFO πρέπει να είναι πρόθυμος να κατανοήσει πλήρως τη λειτουργία πριν την ασκήσει κριτική. Έχω βιώσει καταστάσεις όπου η αρχική μου αντίδραση ήταν δυσπιστία στις αναποτελεσματικές και αναποτελεσματικές της λογιστικής ομάδας, μόνο για να συνειδητοποιήσω ότι μετά από περαιτέρω έρευνα δεν ήταν τόσο μακριά όσο νόμιζα.

Έχω συμβουλευτεί εν συντομία μια μικρή κατασκευαστική εταιρεία της οποίας τα βιβλία ήταν μια πλήρη καταστροφή. Είχαν προσλάβει μια εταιρεία τήρησης βιβλίων για να κάνουν τη δουλειά και προφανώς έλαβαν ένα πολύ φτωχό μέλος της ομάδας. Ήταν τόσο άσχημο που πρότεινα ίσως η καλύτερη επιλογή ήταν να ξεκινήσετε από την αρχή.

Ο ατυχής ιδιοκτήτης είχε το κόστος της ανάρμοστης βοήθειας, το κόστος για να διορθώσει το χάος και το κόστος ευκαιρίας για ανακριβείς πληροφορίες. Δυστυχώς, δεν είμαι σίγουρος αν ο ιδιοκτήτης συνειδητοποίησε πραγματικά ότι είχε ένα σημαντικό πρόβλημα.

9. Αντιμετωπίστε το λογιστικό τμήμα ως κέντρο τήρησης βιβλίων αντί για κέντρο κερδών

Θα σπαταλήσετε χρήματα με δύο τρόπους με αυτήν την προσέγγιση:

1. Η καλή βοήθεια θα φεύγει συνεχώς και οι σημαντικοί μισθοί επιβίβασης θα σπαταλούνται κάθε φορά που κάποιος νέος εισέρχεται.
2. Οι άνθρωποι που μένουν θα αισθανθούν συμπιεσμένοι και τελικά θα σταματήσουν να προσπαθούν να κάνουν τα πράγματα καλύτερα.

Αυτό το σημείο είναι σύντροφος του σημείου 8. Μέρος της πρόσληψης αρμόδιας βοήθειας αντιμετωπίζει τη λογιστική λειτουργία με σεβασμό. Όταν εσείς και η λογιστική σας ομάδα είστε ενθουσιασμένοι για την ελαχιστοποίηση της εισαγωγής δεδομένων (βλ. Σημείο 4) και τη μεγιστοποίηση του οικονομικού σχεδιασμού και της ανάλυσης δεδομένων, η ιδέα του κέντρου κέρδους ζωντανεύει και το προσωπικό αισθάνεται ενδυναμωμένο.

10. Προκριθείτε.

Υπάρχουν τουλάχιστον τρεις τρόποι που η αναβλητικότητα σπαταλά χρήματα:

1. Χαμένη ευκαιρία . Στα οικονομικά, σχεδόν ό, τι είναι αργά οδηγεί σε χαμένη ευκαιρία. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι τα οικονομικά του Μαρτίου ολοκληρώθηκαν τον Ιούνιο. Τα οικονομικά του Μαρτίου υποδηλώνουν την ανάγκη προσαρμογής των τιμών. Έχουν περάσει τρεις μήνες πώλησης (και περιττές απώλειες).
2. Κυρώσεις και επανεπεξεργασία . Τέλη καθυστερημένης κατάθεσης και ποινές είναι άμεσα παραδείγματα αυτού. Αλλά υπάρχει επίσης μια «ποινή χρόνου» που πληρώνεται όταν ολοκληρώνετε τα πράγματα μήνες μετά από αυτά που συνέβησαν. Καθώς η μνήμη εξασθενεί, είναι χρονοβόρο για την ανακατασκευή καταστάσεων από το μακρινό παρελθόν.
3. Έχασε το κίνητρο για εξεύρεση λύσεων . Η εργασία που καθυστερεί συνήθως γίνεται κρίση που πρέπει να επιταχυνθεί. Σε μια βιαστική κατάσταση, κανείς δεν βρίσκει λύσεις σε προβλήματα. Αντ 'αυτού, ο στόχος είναι να γίνει όσο το δυνατόν γρηγορότερα. Οι ανεπάρκειες συνεχίζονται, γεγονός που αναγκάζει τον επόμενο γύρο της εργασίας να καθυστερήσει και να επισπεύσει ξανά, δημιουργώντας έναν φαύλο κύκλο.

Κανείς δεν είναι τέλειος, αλλά οι εύρυθμες λειτουργίες διαθέτουν πόρους για να κάνουν τα πράγματα σωστά εγκαίρως. Οι αναβλητικοί, από την άλλη πλευρά, πληρώνουν πραγματικά χρήματα για να τροφοδοτήσουν τη συνήθεια της αναβλητικότητας.

Αυτό που είναι καλό για εσάς δεν χρειάζεται να είναι δυσάρεστο

Αυτό το άρθρο ξεκίνησε συγκρίνοντας τη λογιστική με το μπρόκολο - καλό για εσάς, αλλά τρομερά δυσάρεστο.

Δεν χρειάζεται να είναι έτσι. Μια εταιρεία που ακολουθεί τη σωστή προσέγγιση στη λογιστική θα βρει ότι μπορεί να είναι ένα συναρπαστικό κέντρο κερδών. Καθώς αυτό γίνεται πραγματικότητα, το 'καλό για σας' μέρος της λογιστικής βελτιώνεται και το δυσάρεστο μέρος εξαφανίζεται.

Εάν κάποιος μπορεί να κάνει το ίδιο για το μπρόκολο, ενημερώστε με!

Κατανόηση των βασικών

Τι σημαίνει Κλείσιμο τέλους μήνα;

Ένα «κλείσιμο» είναι όπου κάθε γραμμή σε έναν ισολογισμό επανεξετάζεται επίσημα και γίνονται τυχόν απαραίτητες διορθώσεις. Η κατάσταση αποτελεσμάτων επανεξετάζεται και διορθώνεται ανάλογα με τις ανάγκες. Στο τέλος, ο ελεγμένος μήνας είναι κλειδωμένος στο λογιστικό λογισμικό, επομένως οι συναλλαγές δεν μπορούν να αλλάξουν.

Τι κάνει ένας φορολογικός σύμβουλος;

Ένας φορολογικός σύμβουλος βοηθά τις εταιρείες να οργανώσουν τις συναλλαγές τους ώστε να είναι όσο το δυνατόν πιο φορολογικές. Ένας φορολογικός σύμβουλος (ίσως πιο γνωστός ως φορολογικός σύμβουλος) είναι επίσης συνήθως υπεύθυνος για την προετοιμασία των φορολογικών δηλώσεων της εταιρείας.

Γιατί είναι τόσο σημαντική η λογιστική;

Η σωστή λογιστική καταλήγει σε οικονομικές εκθέσεις (π.χ. ισολογισμός και κατάσταση αποτελεσμάτων) που χρησιμοποιεί η διοίκηση για να λαμβάνει ενημερωμένες αποφάσεις σχετικά με την κατεύθυνση της εταιρείας. Χωρίς ακριβείς οικονομικές εκθέσεις, η ομάδα διαχείρισης περιορίζεται στη λήψη αποφάσεων με βάση τα συναισθήματα και τις καλύτερες εικασίες.