Βασικά χαρακτηριστικά

Συμβουλές για αρχάριους για τη δημιουργία αποτελεσματικών παρουσιάσεων PowerPoint

• Διατηρήστε τις παρουσιάσεις σας απλές: Ελαχιστοποιήστε τα γεμάτα, αποσπασματικά πλακίδια που είναι υπερβολικά κορεσμένα με περιεχόμενο. θα χάσουν ή θα μπερδέψουν το κοινό σας πιο συχνά από ό, τι όχι.
• Επιδιώξτε να επικοινωνήσετε με ένα πακέτο ανά διαφάνεια: Βελτιώστε το μήνυμά σας και το υποστηρικτικό περιεχόμενό του σε ένα βασικό πακέτο ανά διαφάνεια. Πολύ περισσότερο τείνει να μειώσει την αφοσίωση, την κατανόηση και τη διατήρηση από το κοινό σας (σκεφτείτε «φθίνουσες οικονομίες περιεχομένου»).
• Αξιοποιήστε τις απεικονίσεις στη θέση του κειμένου: Οι έντονες παρουσιάσεις τείνουν να προκαλούν κόπωση περιεχομένου, γεγονός που προκαλεί και πάλι απώλεια αφοσίωσης εκ μέρους του κοινού σας. Έχουν σχετικές, υψηλής ποιότητας εικόνες αποδεδειγμένα χρήσιμο στη διατήρηση της αφοσίωσης, ειδικά για μεγαλύτερες παρουσιάσεις.
• Κατανοήστε ότι η μορφοποίηση είναι βασιλιάς: Η καθαρή, απλή και συνεπής μορφοποίηση, πλήρης με διακριτά θέματα, χρώματα, γραμματοσειρές, σχήματα και μεγέθη, κάνει θαύματα που δημιουργούν ένα γυαλισμένο, επαγγελματικό και τελικό προϊόν.

Προηγμένες συμβουλές PowerPoint για τον έμπειρο χρήστη

• Προσαρμόστε τη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης: Η Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης (QAT) είναι μια προσαρμόσιμη γραμμή εργαλείων που βρίσκεται πάνω από την κορδέλα PowerPoint και όπου μπορεί κανείς να προσθέσει εντολές που χρησιμοποιούνται συχνά. Η αποτελεσματική χρήση του διευκολύνει την τριβή για τους χρήστες ενέργειας και εξοικονομεί ώρες μακροπρόθεσμα.
• Χρησιμοποιήστε συντομεύσεις PowerPoint στη θέση του ποντικιού σας: Κατανοήστε τις λειτουργίες που χρησιμοποιείτε πιο συχνά, απομνημονεύστε τις συντομεύσεις πληκτρολογίου και μειώστε τις ώρες μη αυτόματης διαδικασίας από την εμπειρία σας στο PowerPoint.
• Δημιουργήστε τα δικά σας πρότυπα μετάβασης: Χρησιμοποιώντας την προβολή 'Slide Master' στο PowerPoint, μπορείτε να δημιουργήσετε προσωπικά, προ-μορφοποιημένα και προκατασκευασμένα πρότυπα, πλήρη με επιλογές γραμματοσειράς, μεγέθη γραμματοσειράς, χρωματικούς συνδυασμούς και πολλά άλλα, που θα ελαχιστοποιήσουν το φορτίο μορφοποίησης στο 'στίλβωση' φάση της παρουσίασής σας.

Πώς μπορεί ένας χρηματοοικονομικός σύμβουλος να σας βοηθήσει / την επιχείρησή σας να προετοιμαστεί για ένα βήμα;

• Εργαστείτε μαζί σας ως συνεργάτης σκέψης για να σχεδιάσετε, να δημιουργήσετε και να παραδώσετε μια γυαλιστερή και επαγγελματική παρουσίαση / βήμα του PowerPoint πριν από τη συνάντησή σας.
• Συντάξτε και καθαρίστε το περιεχόμενο (λογοτεχνικό) που θα εμφανίζεται στη διαφάνεια σας, συμπεριλαμβανομένων των προσωπικών σας σημείων ομιλίας και του κοινού.
• Δημιουργήστε τα οικονομικά, τα μοντέλα, τα γραφήματα και τα αποτελέσματα που θα εμφανίζονται στο slide deck σας.
• Θα σας βοηθήσουμε με ξηρές διαδρομές, πρόβες και άλλη βοήθεια προετοιμασίας πριν από την ημερομηνία παρουσίασης, με σχόλια από ειδικούς και συμβουλές σχετικά με την απόδοση.

Το αγαπάς ή το μισείς…

Αγαπήστε το ή μισείτε το, το PowerPoint είναι πανταχού παρόν όταν πρόκειται για επίσημες παρουσιάσεις. Ίσως υποβάλλετε μια νέα πρόταση. Εναλλακτικά, ίσως έχετε περάσει πολλές εβδομάδες ή να κάνετε εντατική έρευνα και ήρθε η ώρα να κοινοποιήσετε τα ευρήματά σας στους σχετικούς ενδιαφερόμενους. Όποιος και αν είναι ο σκοπός σας, το PowerPoint είναι αναμφισβήτητα ένα από τα πιο σημαντικά στοιχεία για την επιτυχία σας.

Όταν ήμουν σύμβουλος διαχείρισης, έζησα στο Microsoft Excel και το PowerPoint, εναλλάξ μεταξύ των δύο προγραμμάτων κάθε μέρα. Μου άρεσε πολύ που η ευελιξία του PowerPoint μου επέτρεψε να φωτίσω και να μετατρέψω δεδομένα σε μια ιστορία - μια ιστορία οικονομικών, μια πορεία ανάπτυξης μιας βιομηχανίας ή προτάσεις για την αναδιάρθρωση μιας επιχειρηματικής διαδικασίας. Ωστόσο, ειδικά καθώς μόλις ξεκίνησα, αυτή η ευελιξία αποδείχθηκε συχνά ως ένα δίκοπο σπαθί. Ήταν απογοητευτικό πόσο κουραστική σχεδίαση διαφανειών θα μπορούσε να είναι και πόσο καιρό χρειάστηκε για να τελειοποιήσει αισθητικά μια διαφάνεια. Συχνά βρισκόμουν να αποφασίζω να ξοδεύω άφθονο χρόνο σε διαφάνειες PowerPoint ή να δημιουργώ ένα βασικό, μινιμαλιστικό κατάστρωμα που κινδυνεύει να θυσιάσει την αποτελεσματικότητα των δεδομένων και του μηνύματος. Μόνο όταν κατάφερα να μάθω τις συμβουλές του PowerPoint, δεν βίωσα πλέον αυτό το δίλημμα.

Αυτό το άρθρο παρουσιάζει μια επιλογή από προηγμένες συμβουλές και κόλπα παρουσίασης του PowerPoint, τα οποία θα σας επιτρέψουν να γίνετε πιο γρήγοροι στη χρήση του εργαλείου. Ελπίζουμε ότι θα σας αποτρέψει να θυσιάσετε αποτελεσματικά μηνύματα σε μια προσπάθεια εξοικονόμησης χρόνου. Ενώ πολλά άρθρα του PowerPoint παρέχουν ποιοτικές συμβουλές για την αποτελεσματική παράδοση ενός μηνύματος, αυτό το κομμάτι επικεντρώνεται στα τεχνικά στοιχεία του PowerPoint και του σχεδιασμού παρουσίασης. Χρησιμοποιεί λειτουργίες και εντολές στο Microsoft Office PowerPoint 2016 και 365 για υπολογιστή. Ας αρχίσουμε.

Τα βασικά της δημιουργίας αποτελεσματικών παρουσιάσεων PowerPoint

Αν και αυτό το άρθρο έχει σχεδιαστεί περισσότερο για τον προχωρημένο χρήστη του PowerPoint, μπορεί να είναι χρήσιμο να ξεκινήσετε με μια ανανέωση ορισμένων βασικών πράξεων που πρέπει και δεν πρέπει να δημιουργήσετε αποτελεσματικές παρουσιάσεις του PowerPoint. Στη συνέχεια, μπορούμε στη συνέχεια να ερευνήσουμε μερικά από τα πιο όμορφα χαρακτηριστικά των πιο προηγμένων δυνατοτήτων του PowerPoint. Κατά τη διάρκεια της καριέρας μου, οι ακόλουθοι τέσσερις κανόνες με βοήθησαν από καιρό:

Κανόνας 1 - Διατηρήστε το κατάστρωμα όσο το δυνατόν πιο απλό: Πιθανώς ο πιο σημαντικός κανόνας του PowerPoint, «το λιγότερο είναι πάντα περισσότερο» με υπέροχες παρουσιάσεις. Αποφύγετε την ακαταστασία. ελαχιστοποιήστε τις φανταχτερές, περίπλοκες διαφάνειες με το clipart που αποσπά την προσοχή. και να εστιάζετε πάντα στην παροχή ενός σαφούς και συνοπτικού μηνύματος.

Κανόνας 2 - Διατηρήστε κάθε διαφάνεια σε ένα μόνο πλήκτρο Takeaway: Αντισταθείτε στον πειρασμό να ρίξετε το νεροχύτη της κουζίνας στο κοινό σας, γενικά, αλλά ειδικά σε κάθε διαφάνεια. Θα κρατήσετε την προσοχή του κοινού σας πολύ πιο εύκολα και θα τους αφήσετε με πιο απτά, εύπεπτα προϊόντα, περιορίζοντας το εύρος του περιεχομένου σας σε ένα μόνο βασικό σημείο ανά διαφάνεια.

Κανόνας 3 - Χρησιμοποιείτε απλά, υψηλής ποιότητας γραφικά συχνά και στη θέση των λέξεων: Ως προσθήκη στο άρθρο 1, πάρα πολλές λέξεις σε μια σελίδα τείνουν να είναι κουραστικές και βαρετές για το κοινό σας, με αποτέλεσμα την απώλεια της εστίασης ή την «κούραση περιεχομένου» κατά τη διάρκεια της παρουσίασής σας. Τα GIF, τα γραφήματα, τα γραφήματα και άλλες ενημερωτικές και σχετικές απεικονίσεις τείνουν να είναι εξαιρετικοί τρόποι για να χωρίσετε το όριο και να προσθέσετε διάσταση στη ροή σας.

Κανόνας 4 - Η καθαρή και απλή μορφοποίηση θα σας οδηγήσει μακριά: Τα καθαρά σημεία κουκκίδων, τα ομοιόμορφα θέματα χρώματος, τα μαλακά στυλ γραμματοσειράς και τα ευανάγνωστα μεγέθη γραμματοσειρών ξεπερνούν κάθε στιγμή αφήνοντας μια μεγάλη, επαγγελματική εντύπωση στο κοινό σας καθώς παρουσιάζετε ένα γυαλισμένο τελικό προϊόν. Το Calibri (γραμματοσειρά), σε μεταλλικό γκρι (πρωτεύον χρώμα), με διάτρηση από sky-blues (δευτερεύον χρώμα) έχει κάνει θαύματα για μένα κατά τη διάρκεια της καριέρας μου. Μη διστάσετε να τα υιοθετήσετε.

μια γραμματοσειρά μπορεί να αποτελείται από μέγεθος τύπου, στυλ τύπου και

Ένα παράδειγμα μιας καλά διαμορφωμένης διαφάνειας PowerPoint

Προσαρμογή της γραμμής εργαλείων γρήγορης πρόσβασης

Το πρώτο βήμα για να γίνετε ειδικός του PowerPoint είναι η δημιουργία της Γραμμής εργαλείων γρήγορης πρόσβασης. Είναι μια προσαρμόσιμη γραμμή εργαλείων που βρίσκεται πάνω από την κορδέλα, όπου μπορείτε να προσθέσετε τις αγαπημένες σας και τις πιο συχνά χρησιμοποιούμενες εντολές. Επενδύστε πέντε λεπτά για να το ρυθμίσετε και δεν θα το μετανιώσετε - θα πληρώνει μερίσματα κάθε φορά που χρησιμοποιείτε το PowerPoint στη συνέχεια. Ακολουθεί μια γρήγορη τοποθέτηση της γης προτού ερευνήσουμε τα logistics:

Στοιχεία της αρχικής οθόνης του PowerPoint

Προς το προσαρμόστε τη γραμμή εργαλείων σας λειτουργικότητα και παραγγελία σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας, απλώς κάντε κλικ στο λευκό βέλος προς τα κάτω πάνω από την κορδέλα σας. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «Περισσότερες εντολές» → Επιλέξτε Εντολές από «Όλες οι εντολές» → Επιλέξτε και προσθέστε τις αγαπημένες σας εντολές. Εάν θέλετε να καταργήσετε οποιεσδήποτε εντολές, απλώς επιλέξτε την εντολή και πατήστε 'Κατάργηση'.

Δημιουργία της γραμμής εργαλείων Ultimate Quick Access

Το 'must-haves' μου για την απόλυτη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης (QAT):

Ευθυγραμμίζω: Το εργαλείο ευθυγράμμισης είναι hands-down το αγαπημένο μου εργαλείο στο PowerPoint. Παρακάμψτε τη μάταιη, χειροκίνητη προσπάθεια και, αντίθετα, επισημάνετε τα σχήματα που θέλετε να ευθυγραμμίσετε και επιλέξτε ποια κατεύθυνση θα τα ευθυγραμμίσετε. Μπορείτε να ευθυγραμμίσετε αντικείμενα στη μέση, δεξιά, αριστερά, πάνω και κάτω το ένα από το άλλο. Λάβετε υπόψη ότι οι θέσεις των αντικειμένων είναι όλες σχετικές μεταξύ τους.

Πώς να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση ευθυγράμμισης

Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε αυτό το εργαλείο εκτός του QAT: Επισημάνετε τα αντικείμενα που θέλετε → Καρτέλα Μορφοποίηση στην κορδέλα → Κάντε κλικ στο κουμπί Ευθυγράμμιση → Επιλέξτε την προτιμώμενη κατεύθυνση ευθυγράμμισης → Τα αντικείμενα θα ευθυγραμμιστούν.

Διανέμω: Εάν έχετε πολλά αντικείμενα ή σχήματα που θέλετε να κάνετε μεταξύ τους, αυτό το εργαλείο θα είναι ο νέος καλύτερος φίλος σας. Πριν από τη διανομή αντικειμένων, είναι καλύτερο να τα ευθυγραμμίσετε πρώτα. Στη συνέχεια, για διανομή, απλώς επισημάνετε τα αντικείμενα που θέλετε να διανείμετε και επιλέξτε 'οριζόντια διανομή' ή 'κατακόρυφη διανομή'.

Τρόπος χρήσης της λειτουργίας διανομής

Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε αυτό το εργαλείο εκτός του QAT: Επισημάνετε τα αντικείμενα που θέλετε → Καρτέλα Μορφοποίηση στην κορδέλα → Κάντε κλικ στο κουμπί Ευθυγράμμιση → Επιλέξτε Οριζόντια κατανομή ή Κατανομή κατακόρυφα → Τα αντικείμενα θα διανεμηθούν.

Μορφή ζωγράφος: Σας επιτρέπει να αντιγράψετε τη μορφοποίηση από ένα αντικείμενο και να την εφαρμόσετε σε άλλο. είναι ουσιαστικά αντιγραφή και επικόλληση , αλλά για μορφοποίηση και όχι περιεχόμενο.

• Ένα κλικ στο σχήμα ζωγράφου: Εφαρμόζει τη μορφοποίηση από το αρχικό αντικείμενο στο επόμενο αντικείμενο στο οποίο επιλέγετε / κάντε κλικ.
• Δύο κλικ στο σχήμα ζωγράφου: Κλειδώνει με τη μορφή ζωγράφου. Μετά από διπλό κλικ, οποιοδήποτε αντικείμενο επιλέγετε θα μετατραπεί στη μορφοποίηση του πρώτου αντικειμένου. Για να ξεκλειδώσετε τη μορφή ζωγράφου, κάντε κλικ σε οποιοδήποτε κενό διάστημα στη διαφάνεια (όχι αντικείμενο).

Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε αυτό το εργαλείο εκτός του QAT σας: Επιλέξτε το αντικείμενο που θέλετε να μιμηθείτε → Κάντε κλικ στο κουμπί Μορφοποίηση ζωγράφου μία ή δύο φορές στην καρτέλα Αρχική σελίδα στην κορδέλα → Κάντε κλικ στο αντικείμενο που θέλετε να αλλάξετε → Οι αλλαγές μορφοποίησης θα εφαρμοστούν.

Γυρίζω: Όπως υποδηλώνει το όνομα, αυτή η δυνατότητα σάς επιτρέπει να περιστρέφετε αντικείμενα, σε βήματα των 90 ή 180 μοιρών. Μπορείτε να περιστρέψετε ένα πλαίσιο κειμένου, σχήμα, WordArt ή εικόνα. Αυτό περιλαμβάνει περιστροφές προς τα δεξιά 90 μοίρες, προς τα αριστερά 90 μοίρες, κάθετα και οριζόντια.

Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε αυτό το εργαλείο έξω από το QAT: Επισημάνετε τα αντικείμενα που επιθυμείτε → Καρτέλα μορφοποίησης στην κορδέλα → Κάντε κλικ στην επιλογή Περιστροφή → Επιλέξτε την επιλογή περιστροφής που προτιμάτε → Τα αντικείμενα θα περιστραφούν.

Συντομεύσεις πληκτρολογίου PowerPoint που αλλάζουν ζωή

Ίσως νομίζετε ότι είμαι υπερβολικός, αλλά μόλις συνειδητοποιήσετε ότι δεν χρειάζεται να εκτελέσετε αυτές τις ενέργειες με μη αυτόματο τρόπο, δεν θα κοιτάξετε πίσω. Γενικά, η χρήση του PowerPoint δεν απαιτεί απομνημόνευση τόσων πλήκτρων πρόσβασης Το Excel κάνει , αλλά υπάρχουν μερικά που πρέπει να γνωρίζετε.

Αλλάξτε εύκολα τη σειρά και το επίπεδο εσοχής του κειμένου με κουκκίδες σε πλαίσια κειμένου:

προβλήματα ασφάλειας στον κυβερνοχώρο και λύσεις

• Αλλάξτε τη σειρά των κουκκίδων κειμένου σε πλαίσια κειμένου: ALT + SHIFT + Πάνω / Κάτω βέλος
• Αλλάξτε το επίπεδο εσοχής του κουκκιδωμένου κειμένου σε πλαίσια κειμένου: ALT + SHIFT + Δεξί / Αριστερό πλήκτρο βέλους

Αλλαγή μεγέθους ενός αντικειμένου διατηρώντας το κανονικό και σε αναλογία:

• Κρατήστε πατημένο το SHIFT ενώ αλλάζετε το μέγεθος ενός αντικειμένου με το δείκτη / ποντίκι

Micro-nudges (μικρά ωθήματα για τα αντικείμενά σας):

• Επιλέξτε το αντικείμενο και κρατήστε πατημένο το πλήκτρο CTRL + Πάνω / Κάτω / Δεξί / Αριστερό βέλος για να το μετακινήσετε

Αντιγράψτε το σχήμα ή το αντικείμενό σας χωρίς αντιγραφή και επικόλληση:

• CTRL + Σύρετε το σχήμα με το δείκτη / ποντίκι

Βεβαιωθείτε ότι οι γραμμές σας είναι πραγματικά ευθείες:

• Για κάθετες γραμμές: Εισαγάγετε το σχήμα → Δεξί κλικ → Μορφοποίηση σχήματος → Μέγεθος & ιδιότητες → Ορισμός 'Ύψος' σε '0' → Τέλεια ευθεία γραμμή
• Για οριζόντιες γραμμές: Εισαγάγετε το σχήμα → Δεξί κλικ → Μορφοποίηση σχήματος → Μέγεθος & ιδιότητες → Ορισμός 'Πλάτος' σε '0' → Τέλεια ευθεία γραμμή

Μεταμορφώστε έναν αριθμό σε μια υποσημείωση υπερκείμενη:

• Πληκτρολογήστε τον αριθμό της υποσημείωσης (π.χ. 1, 2, 3) → Επισημάνετε τον αριθμό → Κρατήστε CTRL + SHIFT + το ίσο σύμβολο (=) → Ο αριθμός σας θα είναι πλέον υποσημείωση

Προσαρμόστε την περίπτωση του κειμένου σας εναλλάσσοντας μεταξύ πεζών κειμένων (πεζά, κεφαλαία και όλα τα κεφαλαία):

c corp vs s corp φορολογία

• Επισημάνετε τις επιθυμητές λέξεις και χρησιμοποιήστε τη συντόμευση SHIFT + F3. Κάθε φορά που πατάτε το F3, το επισημασμένο κείμενο θα αλλάζει σε όλα τα πεζά, όλα τα κεφαλαία ή το στυλ του τίτλου όπου κεφαλαιοποιείται μόνο το πρώτο γράμμα μιας λέξης.

Συμβουλές σχεδιασμού PowerPoint για κοινές, απογοητευτικές καταστάσεις

Εάν έχετε εργαστεί με συνέπεια στο PowerPoint, πιθανότατα έχετε αντιμετωπίσει τα ακόλουθα αινίγματα. Αντί να ξοδεύετε ένα περιττό 15-30 λεπτά, το Google αντιμετωπίζει το ζήτημα για μια λύση, εδώ μπορείτε να πλοηγηθείτε στην κατάσταση κάθε φορά:

Πώς να μετατρέψετε κείμενο σε SmartArt

Παράδειγμα κατάστασης: Έχω μια λίστα με βαρετές σφαίρες και χρειάζομαι έμπνευση για να τις κάνω πιο στιλβωμένες.

Λύση: Αξιοποιήστε το εργαλείο 'Μετατροπή σε SmartArt'.

Επιλέξτε το πλαίσιο κειμένου με τις κουκκίδες → Στην περιοχή 'Αρχική σελίδα' στην κορδέλα, επιλέξτε 'Μετατροπή σε SmartArt' → Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από διαφορετικές επιλογές SmartArt για να δείτε τις κουκκίδες σας να μεταμορφώνονται → Επιλέξτε όποιο SmartArt χτυπήσει το ενδιαφέρον σας και συνεχίστε να το επεξεργάζεστε από εκεί

Χρησιμοποιήστε το SmartArt για να δώσετε ζωή σε βαρετές σφαίρες

Πώς να αλλάξετε το μέγεθος πολλαπλών αντικειμένων / σχημάτων ταυτόχρονα

Παράδειγμα κατάστασης: Χρησιμοποίησα πολλά σχήματα / εικόνες στη διαφάνεια και θέλω να αλλάξω το συλλογικό τους μέγεθος χωρίς να μπερδεύω τις αναλογίες.

Λύση:

Πρώτα, ομαδοποιήστε όλα τα αντικείμενα. Για ομαδοποίηση, επισημάνετε όλα τα αντικείμενα και κάντε δεξί κλικ → Ομαδοποίηση ή επισημάνετε και πατήστε ALT + G.

Στη συνέχεια, προσαρμόστε το μέγεθος με το ποντίκι κρατώντας το SHIFT για να διατηρήσετε την αναλογία. Αυτό θα σας βοηθήσει να αλλάξετε το μέγεθος και να προσαρμόσετε πολλά αντικείμενα χωρίς να παραμορφώσετε τις αρχικές αναλογίες και σχήματα.

Η ομαδοποίηση είναι το κλειδί για αλλαγή μεγέθους και αναλογίες

Τρόπος αναγνώρισης και αντιστοίχισης των ακριβών χρωμάτων

Παράδειγμα κατάστασης: Πρέπει να χρησιμοποιήσετε ένα συγκεκριμένο, προσαρμοσμένο χρώμα, αλλά δεν φαίνεται να το βρίσκετε στην παλέτα χρωμάτων.

Λύση: Το εργαλείο σταγονόμετρου προσδιορίζει γρήγορα το ακριβές χρώμα που θέλετε να ταιριάξετε και το εφαρμόζει στο κείμενο ή στο αντικείμενο που προσπαθείτε να αλλάξετε. Ενώ ο ζωγράφος μορφής μπορεί να είναι χρήσιμος για την εφαρμογή της ίδιας ακριβώς μορφοποίησης (μέγεθος, χρωματισμός κ.λπ.) από το ένα αντικείμενο στο άλλο, μερικές φορές ίσως ψάχνετε να εφαρμόσετε μόνο το ίδιο χρώμα. Σε αυτές τις περιπτώσεις, το εργαλείο σταγονόμετρου είναι πολύ χρήσιμο.

Μια κοινή περίπτωση χρήσης για αυτό το εργαλείο είναι για καταστρώματα. Αν θέλετε να ταιριάξετε το θέμα της τράπουλας με το λογότυπο του δυνητικού πελάτη / συνεργάτη, το εργαλείο σταγονόμετρου μπορεί να αποδειχθεί πολύτιμο.

• Επιλέξτε το πλαίσιο κειμένου που θέλετε να αλλάξετε → Κάντε κλικ στη μορφή χρωματισμού → Επιλέξτε το εργαλείο σταγονόμετρου → Χρησιμοποιώντας το εργαλείο σταγονόμετρου, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από το χρώμα που θέλετε να μιμηθείτε → Όταν εμφανιστεί η αναγνώριση του χρώματος, κάντε κλικ στο χρώμα που θέλετε

Μην πιάσετε χρησιμοποιώντας μια σκιά εκτός μάρκας

Πώς να αξιοποιήσετε τα βέλη με τους αγκώνες

Παράδειγμα κατάστασης: Προσπαθώ να σχεδιάσω βέλη από το ένα σχήμα στο άλλο, αλλά τα βέλη είναι στραμμένα και φαίνονται αντιεπαγγελματικά.

Λύση: Χρησιμοποιήστε τα βέλη με έναν αγκώνα (γωνίες 90 μοιρών). Ταιριάζουν αυτόματα στο κέντρο ενός αντικειμένου και μπορούν να μορφοποιηθούν σε διαφορετικά χρώματα και μεγέθη. Αυτά είναι ιδιαίτερα χρήσιμα κατά τη δημιουργία οργανικών διαγραμμάτων.

• Μεταβείτε στην Εισαγωγή κορδέλας → Εισαγωγή σχήματος → Στην κατηγορία 'Γραμμές', επιλέξτε τα βέλη με συνδετήρες αγκώνων → Μόλις επιλεγεί, χρησιμοποιήστε το βέλος για να συνδέσετε το κέντρο ενός σχήματος στο κέντρο ενός άλλου σχήματος → Επανάληψη έως την ολοκλήρωση

Χρησιμοποιήστε τα βέλη με τους αγκώνες για να δημιουργήσετε οργανικά διαγράμματα

Πώς να προσαρμόσετε το κείμενο σε σχήμα

Παράδειγμα κατάστασης: Πληκτρολογώ μια ετικέτα κειμένου σε σχήμα, αλλά το κείμενο δεν ταιριάζει και χωρίζει τη λέξη σε δύο γραμμές.

Λύση: Υπάρχουν δύο τρόποι για να το κάνετε:

• Επιλογή 1: Κάντε δεξί κλικ στο σχήμα → 'μορφοποιήστε το σχήμα' → Αλλάξτε τα περιθώρια κειμένου σε '0' από τα αριστερά και '0' από τα δεξιά. Εννέα φορές στις δέκα, αυτό θα λύσει το πρόβλημά σας.
• Επιλογή 2: Ξεχάστε να ασχοληθείτε με το αρχικό σχήμα. Αντίθετα, εισαγάγετε ένα πλαίσιο κειμένου πάνω από το αρχικό σχήμα (το πλαίσιο κειμένου πρέπει να χρησιμοποιεί διαφανές φόντο) και πληκτρολογήστε απευθείας στο πλαίσιο κειμένου. Το κείμενο θα εμφανίζεται πάνω από το σχήμα, αλλά κανείς δεν θα ξέρει ότι ήταν μια χειροκίνητη λύση.

Πώς να αφαιρέσετε το φόντο μιας εικόνας

Παράδειγμα κατάστασης: Χρησιμοποίησα μια εικόνα από τον ιστό σε μια διαφάνεια και θέλω να αλλάξω το χρώμα της εικόνας φόντου, αλλά δεν καταλαβαίνω πώς να το κάνω.

Λύση: Αυτή η τεχνική είναι πιο αποτελεσματική όταν χρησιμοποιείται σε εικόνες με υψηλή αντίθεση.

• Αρχικά, πρέπει να αφαιρέσετε το αρχικό χρώμα φόντου της εικόνας. Κάντε κλικ στην εικόνα που θέλετε να αλλάξετε → Επιλέξτε την καρτέλα 'Μορφή' στην κορδέλα → Κάντε κλικ στην επιλογή 'Αφαίρεση φόντου' → Διορθώστε τυχόν τμήματα που δεν έχουν αφαιρεθεί τέλεια → Κάντε κλικ έξω από την εικόνα όταν είστε έτοιμοι
• Στη συνέχεια, θα θέλετε να προσθέσετε το νέο χρώμα φόντου της εικόνας. Όπως μπορείτε να δείτε, η τέλεια εκτέλεση αυτού απαιτεί σταθερό χέρι (που προφανώς δεν το έχω). Ωστόσο, είναι χρήσιμο κόλπο να έχετε στην πίσω τσέπη σας.

Παράξενο χρώμα φόντου στη φωτογραφία σας; Εδώ είναι πώς να το διορθώσετε.

Πώς να μετατρέψετε έναν πίνακα σε πλαίσια κειμένου

Παράδειγμα κατάστασης: Θέλετε να μετατρέψετε μια βάση δεδομένων σε διαφορετική μορφοποίηση σε άλλη διαφάνεια, αλλά δεν θέλετε να πληκτρολογήσετε με μη αυτόματο τρόπο τους αριθμούς και να διακινδυνεύσετε ένα λάθος.

λήψη τρέχουσας ημερομηνίας ώρας javascript

Λύση: Σπάστε το τραπέζι σας σε πολλά πλαίσια κειμένου και αντικείμενα, κάτι που σας εξοικονομεί το πρόβλημα να πληκτρολογήσετε ξανά τα δεδομένα και θα είναι ευκολότερο να χειριστείτε

• Αντιγράψτε ολόκληρο τον πίνακα → Επικόλληση ειδικού (επικόλληση ως μετα-αρχείο ενισχυμένης εικόνας) → Κατάργηση ομαδοποίησης → Απάντηση «ναι» στο παράθυρο διαλόγου → Αποσυμπίεση ξανά → Απάντηση «ναι» ξανά.
• Voila, τώρα ο πίνακας σας έχει χωριστεί σε πλαίσια κειμένου και σχήματα. Τώρα μπορείτε να αντιγράψετε και να επικολλήσετε τα δεδομένα που χρειάζεστε σε μια άλλη διαφάνεια και να μορφοποιήσετε εκ νέου όπως θέλετε.

Σπάστε τη βάση δεδομένων σας σε μεμονωμένα αντικείμενα για να αποφύγετε ενοχλητικά τυπογραφικά λάθη

Πώς να φτιάξετε τις γραμμές ή τις στήλες του πίνακα στο ίδιο μέγεθος

Παράδειγμα κατάστασης: Έχετε δημιουργήσει και γεμίσει έναν πίνακα με δεδομένα, αλλά το μέγεθος ορισμένων σειρών ή στηλών δεν ταιριάζει με τις άλλες. Το OCD σας αρχίζει να κλωτσάει, αλλά δεν μπορείτε να καταλάβετε πώς να τα κάνετε να ταιριάζουν τέλεια.

Λύση: Χρησιμοποιήστε τα εργαλεία 'Διανομή σειρών' και 'Διανομή στηλών'.

• Επιλέξτε ολόκληρο τον πίνακα δεδομένων → καρτέλα 'Διάταξη' στην κορδέλα → Κάντε κλικ στην επιλογή 'Διανομή σειρών' και 'Διανομή στηλών'.

Χρησιμοποιήστε αυτήν την ανόητη μέθοδο για να εξασφαλίσετε γυαλισμένα, επαγγελματικά τραπέζια

Άλλες δυνατότητες και βέλτιστες πρακτικές του PowerPoint

Δημιουργήστε προσαρμοσμένα πρότυπα καταστρώματος χρησιμοποιώντας το Slide Master, το οποίο μπορείτε να βρείτε στην καρτέλα 'Προβολή' στην κορδέλα. Το Slide Master σάς επιτρέπει να τροποποιήσετε γρήγορα τη σχεδίαση διαφανειών στην παρουσίασή σας. Μπορείτε είτε να προσαρμόσετε το master slide, το οποίο θα επηρεάσει κάθε διαφάνεια στην παρουσίαση, είτε μπορείτε να τροποποιήσετε μεμονωμένες διατάξεις διαφανειών, οι οποίες θα αλλάξουν τυχόν διαφάνειες χρησιμοποιώντας αυτές τις διατάξεις.

Βασιστείτε λιγότερο στην όρασή σας όταν μετακινείτε αντικείμενα με την προβολή Οδηγοί ή γραμμές πλέγματος. Αρχικά, πρέπει να προσαρμόσετε τις ρυθμίσεις σας για να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία 'Snap-to-Grid'. Δείτε πώς μπορείτε να το κάνετε αυτό: καρτέλα 'Προβολή' → Κάντε κλικ στο 'Ρυθμίσεις πλέγματος' δίπλα στη λέξη 'Εμφάνιση' → Ενεργοποίηση 'Ανάρτηση αντικειμένων στο πλέγμα. Εάν θέλετε να δείτε τους πραγματικούς οδηγούς ή τις γραμμές πλέγματος, μπορείτε να ορίσετε αυτές τις επιλογές στην καρτέλα 'Προβολή' στην κορδέλα. μπορούν εύκολα να ενεργοποιηθούν και να απενεργοποιηθούν. Λάβετε υπόψη ότι μπορείτε να μετακινήσετε οδηγούς, ενώ οι γραμμές πλέγματος έχουν οριστεί.

Οι οδηγοί και οι γραμμές πλέγματος είναι χρήσιμες αναφορές για την τοποθέτηση αντικειμένων

Συνδέστε ένα γράφημα από το δικό σας Βιβλίο εργασίας του Excel στην παρουσίαση του PowerPoint για να ενεργοποιήσετε τη δυναμική ενημέρωση αριθμών.

• Όταν το γράφημα σας είναι έτοιμο στο Excel, αντιγράψτε το γράφημα → Εναλλαγή στο PowerPoint → Στην καρτέλα 'Αρχική σελίδα' στην κορδέλα, κάντε κλικ στην επιλογή 'Επικόλληση' → Επιλέξτε 'Επικόλληση ειδικού' → Επιλέξτε 'Επικόλληση συνδέσμου' και 'Αντικείμενο γραφήματος Microsoft Excel' → Τώρα, όταν ενημερώνετε τους αριθμούς στο Excel, το γράφημα στο PowerPoint θα ενημερώνεται δυναμικά. Αυτή η λειτουργία λειτουργεί καλύτερα όταν και τα δύο προγράμματα είναι ανοιχτά παράλληλα.
• Εάν κλείσετε το έγγραφο του Excel και στη συνέχεια ενημερώσετε τα σχήματα στον πίνακα, θυμηθείτε να επιστρέψετε στο γράφημα PowerPoint, κάντε δεξί κλικ στο γράφημα και επιλέξτε 'Ενημέρωση συνδέσμου' για να βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα ανανεώθηκαν.

Παραλείψτε τον έλεγχο μεταξύ του Excel και του PowerPoint

Σε πολυάσχολες διαφάνειες γεμάτες δεδομένα, επισημάνετε οπτικά την κύρια αποστολή σας στο κάτω μέρος. Ένα ορθογώνιο κουτί (όπως φαίνεται παρακάτω) είναι κοινό.

Βοηθήστε το κοινό να πλοηγηθεί στην πολυπλοκότητα οδηγώντας το σπίτι σας στο σημείο

Θυμηθείτε να συμπεριλάβετε κλειδιά με τα γραφήματα και τα γραφήματά σας για να βοηθήσετε τον προσανατολισμό του κοινού σας.

Πρότυπα διαφανειών και γραφικά παρουσίασης για κοινές έννοιες

Έχετε νιώσει ποτέ déjà vu όταν σχεδιάζετε ένα νέο κατάστρωμα PowerPoint; Ίσως επειδή δημιουργούμε συχνά νέες διαφάνειες για να μεταφέρουμε παρόμοιες έννοιες, ακόμα κι αν το περιεχόμενο είναι διαφορετικό - είτε πρόκειται για διαδικασία, πρόοδο ή οργανωτικό διάγραμμα. Στο τέλος της ημέρας, είναι λογικό να επαναχρησιμοποιήσετε μια δομή διαφανειών ακόμα και αν το πραγματικό περιεχόμενο ανανεωθεί. Για να κοινοποιήσουν αυτές τις κοινές έννοιες, πολλές από τις μεγαλύτερες συμβουλευτικές εταιρείες χρησιμοποιούν επανειλημμένα τα ακόλουθα στοιχεία διαφάνειας:

Προγραμματισμός έργου: Gantt διάγραμμα

δημιουργήστε την εφαρμογή angularjs από την αρχή

Δείγμα Gantt Chart

Οργανωτική δομή: Πυραμίδα ιεαρχίας

Δείγμα Οργανόγραμμα

Επεξεργάζομαι, διαδικασία: Βέλη που οδηγούν το ένα στο άλλο

Διάγραμμα ροής διαδικασίας δείγματος

Υποδεικνύοντας τον βαθμό στον οποίο ένα συγκεκριμένο στοιχείο πληροί ένα κριτήριο: Harvey Balls

Δείγμα Harvey Balls Display

Τελικές σκέψεις

Έτσι, όπως άρχισα, έτσι θα τελειώσω. Οι παρουσιάσεις του PowerPoint δεν χρειάζεται να είναι επώδυνες. Όπως οι περισσότερες προσωπικές και επαγγελματικές δεξιότητες, η πρακτική, η συνέπεια και η προσοχή θα σας οδηγήσουν στο μεγαλύτερο μέρος του δρόμου εκεί. Μόλις εξοικειωθείτε με την εφαρμογή ως ένα ισχυρό εργαλείο παραγωγικότητας και αφήγησης, κερδίστε άνεση με τις αποχρώσεις και τη λογική / ροή της και, τολμώ να πω, αρχίστε να αξιοποιείτε αυτό το άρθρο ως σύντροφος πώς να συντροφιά, ίσως να αρχίσετε να απολαμβάνετε Δημιουργία παρουσιάσεων PowerPoint καθώς μεταβαίνετε προς την απόκτησή του.

Εν τω μεταξύ, εάν ενδιαφέρεστε να αναθεωρήσετε μερικές κορυφαίες συμβουλευτικές παρουσιάσεις που εφαρμόζουν μεγάλο μέρος του περιεχομένου μου, μη διστάσετε να περιηγηθείτε 30 παρουσιάσεις McKinsey και ένα μείγμα από τα καταστρώματα Mckinsey, Boston Consulting Group και The Parthenon Group .

Με αυτό, ευτυχισμένο κτίριο!

Κατανόηση των βασικών

Πώς να προσαρμόσετε μια γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης στο PowerPoint.

1. Κάντε κλικ στο λευκό βέλος προς τα κάτω πάνω από την κορδέλα σας. 2. Κάντε κλικ στο «Περισσότερες εντολές». 3. Επιλέξτε Εντολές από «Όλες οι εντολές». 4. Επιλέξτε και προσθέστε τις αγαπημένες σας εντολές. 5. Εάν θέλετε να καταργήσετε οποιεσδήποτε εντολές, απλώς επιλέξτε την εντολή και πατήστε 'Κατάργηση'.

Τι κάνει μια αποτελεσματική παρουσίαση του PowerPoint;

Τηρήστε τα ακόλουθα: (1) Σφάλμα προς την απλότητα, στο μήνυμα και στην απεικόνιση. (2) Περιορίστε τη χρήση της πεζογραφίας (οι σφαίρες είναι πιο σύντομες). (3) Χρησιμοποιήστε εικόνες υψηλής ποιότητας αντί για κείμενο. (4) Χρησιμοποιήστε βίντεο ή ήχο. και (5) Βεβαιωθείτε ότι έχετε έναν σαφή στόχο, σημείο ή / και περίπτωση χρήσης για την τελική έξοδο.

Πώς να συνδέσετε ένα γράφημα Excel με το PowerPoint.

1. Αντιγράψτε το γράφημα του Excel. 2. Στην καρτέλα «Home» του PowerPoint, κάντε κλικ στην «Επικόλληση». 3. Επιλέξτε 'Ειδική επικόλληση'. 4. Επιλέξτε 'Επικόλληση συνδέσμου' και 'Microsoft Excel Chart Object' → Οι αριθμοί είναι δυναμικοί. 5. Εάν κλείσετε το Excel και στη συνέχεια ενημερώσετε τα μη επεξεργασμένα δεδομένα, κάντε δεξί κλικ στο γράφημα PowerPoint και επιλέξτε 'Ενημέρωση συνδέσμου' για να ανανεώσετε τα δεδομένα.