Εισαγωγή

Οπως και διαχειριστές έργων (PM), σπάνια έχουμε την πολυτέλεια να ξεκινήσουμε ένα έργο από το μηδέν. Τις περισσότερες φορές, όταν διαχειριζόμαστε ένα έργο, έχει ήδη ξεκινήσει από κάποιον άλλο πριν από εμάς. Για να αναλάβει με επιτυχία τέτοια έργα, ένας διαχειριστής έργου πρέπει να εφαρμόσει μια συγκεκριμένη πειθαρχία για να βεβαιωθεί ότι όλα λαμβάνονται υπόψη.

μάθετε πώς να κωδικοποιείτε σε c

Σε αυτόν τον οδηγό, θα περιγράψουμε τα πιο σημαντικά βήματα που πιστεύουμε ότι είναι απαραίτητα για να δώσουμε προσοχή, τεμαχίζοντας το πρόβλημά μας σε πέντε διαφορετικά επίπεδα:

Αυτή η διαδικασία εξαγοράς είναι εντελώς ανεξάρτητη από τη μεθοδολογία που χρησιμοποιείται για την εκτέλεση του έργου ( Υδατόπτωση , Ευκίνητος , κλπ.) και υποδεικνύει το εύρος των πληροφοριών που πρέπει να συγκεντρωθούν και τις ενέργειες που πρέπει να αναληφθούν.

Ως διαχειριστής έργου, πρέπει να στοχεύσετε στη συλλογή όλων των σχετικών πληροφοριών σε καθεμία από αυτές τις κατηγορίες μόλις ξεκινήσετε το έργο. Μερικά από αυτά θα συμβούν οργανικά καθώς συναντάτε τους νέους συναδέλφους και τα μέλη της ομάδας σας. Ωστόσο, άλλα πράγματα θα απαιτήσουν να είστε πιο προληπτικοί στη δημιουργία συσκέψεων, στην ανάκτηση πληροφοριών και στην τεκμηρίωση από εσωτερικές πηγές. Σε οποιαδήποτε κατάσταση βρίσκεστε, ελπίζουμε ότι αυτός ο οδηγός θα είναι ένα χρήσιμο σημείο αναφοράς για να βεβαιωθείτε ότι έχετε μια ομαλή μετάβαση του έργου.

Επίπεδο εταιρείας

Εταιρική αποστολή και όραμα

Πάρα πολλοί ΜΜ πηγαίνουν στις καθημερινές εργασίες χωρίς να κατανοήσουν καλά την αποστολή και το όραμα της εταιρείας. Αυτοί οι όροι μπορεί να φαίνονται κλισέ ή αποσπασμένοι από την καθημερινή πραγματικότητα των εργαζομένων, αλλά δεν μπορούν να υποτιμηθούν, ειδικά για τους PM που λαμβάνουν έργα με την υπάρχουσα ιστορία.

Σε ορισμένες περιπτώσεις - συνήθως σε μικρότερες εταιρείες - ενδέχεται να μην αναφέρονται ρητά συνολικά. Σε άλλες περιπτώσεις, η αποστολή και το όραμα συνδυάζονται σε μια δήλωση - ένα είδος σκοπός . Ωστόσο, εδώ είναι δύο λόγοι για τους οποίους πρέπει να αφιερώσετε τουλάχιστον λίγο χρόνο κατανοώντας τόσο την αποστολή της εταιρείας όσο και το όραμα κατά την ανάληψη ενός έργου:

• Παρέχει μια πνευματική βάση για την επισκόπηση υψηλού επιπέδου σας. Εάν δεν καταλάβετε αμέσως το νόημα, ζητήστε από τον άμεσο διευθυντή σας να σας το σπάσει και αφήστε τους να εξηγήσουν πώς το καταλαβαίνουν. Θα κάνει την εσωτερίκευση των στόχων της επιχείρησης, του προϊόντος και του έργου πολύ πιο εύκολο για εσάς.
• Παρέχει σκοπό σε εσάς και την ομάδα σας. Ποιο από αυτά είναι πιο συναρπαστικό;

Εάν εσωτερικοποιήσετε την αποστολή και το όραμα της εταιρείας, θα βρείτε περισσότερο σκοπό στις καθημερινές σας εργασίες, ειδικά όταν τα πράγματα γίνονται δύσκολα. Επιπλέον, θα είστε καλύτερα εξοπλισμένοι για να εμπνεύσετε την ομάδα σας και να δημιουργήσετε έναν κοινό σκοπό όποτε είναι απαραίτητο.

Εταιρική κουλτούρα

Η εταιρική κουλτούρα είναι μια σημαντική πτυχή που πρέπει να εξετάσουμε κατά την ανάληψη ενός έργου, ειδικά σε μια νέα εταιρεία. Οι εταιρείες μπορούν να έχουν πολύ διαφορετικούς τύπους πολιτισμού, που επηρεάζουν τον τρόπο με τον οποίο οι άνθρωποι επικοινωνούν και συνεργάζονται. Αυτές οι μετα-πληροφορίες σχετικά με τον κοινωνικό ιστό και τις σχέσεις μεταξύ διαφορετικών τμημάτων της εταιρείας μπορεί να είναι πολύ χρήσιμες όταν προσπαθείτε να διαπραγματευτείτε προϋπολογισμούς, να επηρεάσετε τους ενδιαφερόμενους ή απλά να επικοινωνήσετε με άλλα τμήματα.

Για παράδειγμα, τα παραδοσιακά χρηματοπιστωτικά ιδρύματα, όπως οι τράπεζες, τείνουν να έχουν μια πολύ άκαμπτη εταιρική κουλτούρα που έχει πολλούς άγραφους κανόνες για τα πάντα, από τον ενδυματολογικό κώδικα μέχρι το τμήμα που έχει συγκεκριμένες ευθύνες ή ποιος να ζητήσει βοήθεια. Αυτό πρέπει να ληφθεί υπόψη κατά την ανάληψη, ώστε να μπορείτε να ταιριάζετε καλύτερα και να συνεργάζεστε με την ομάδα σας σύμφωνα με τους πολιτιστικούς κανόνες που έχουν συνηθίσει.

Από την άλλη πλευρά, ορισμένες νεοσύστατες επιχειρήσεις έχουν μια απομακρυσμένη κουλτούρα, όπου οι άνθρωποι σπάνια συναντώνται αυτοπροσώπως. Αντ 'αυτού, οι περισσότερες από τις κοινωνικές αλληλεπιδράσεις συμβαίνουν μέσω εργαλείων, όπως το Slack και το JIRA. Μια τέτοια «απομακρυσμένη πρώτη» κουλτούρα μπορεί να είναι άγνωστη για τους διαχειριστές έργων που προέρχονται από ένα πιο παραδοσιακό περιβάλλον διαχείρισης έργων. Σε αυτό το σενάριο, βεβαιωθείτε ότι έχετε ένα καλό μικρόφωνο και κάμερα για να κάνετε την επικοινωνία όσο το δυνατόν πιο απρόσκοπτη. Επίσης, απευθυνθείτε σε άτομα τακτικά για να προωθήσετε τις σχέσεις.

Κατά την ανάληψη ενός έργου, γνωρίστε τους πολιτιστικούς κανόνες που υπάρχουν στη νέα εταιρεία και προσπαθήστε να προσαρμόσετε ανάλογα τις ενέργειες και το στυλ διαχείρισης σας.

Τοπική εναντίον Παγκόσμια λήψη αποφάσεων

Σε οποιαδήποτε εταιρεία, υπάρχουν αποφάσεις που ένας διαχειριστής έργου μπορεί να λάβει μόνος του σε αντίθεση με τους κανόνες και τις διαδικασίες που πρέπει να ακολουθήσουν. Οι διαδικασίες τείνουν να αλλάζουν καθώς μεγαλώνει μια εταιρεία. Λαμβάνονται περισσότερες αποφάσεις παγκοσμίως για τη μείωση του χάους και την τυποποίηση του τρόπου λειτουργίας της εταιρείας.

Αυτό είναι σημαντικό να γίνει κατανοητό, διότι θα επηρεάσει τον τρόπο λήψης αποφάσεων στο έργο σας αργότερα στον κύκλο ζωής του έργου. Για παράδειγμα, οι ευθύνες ενός διαχειριστή έργου μπορεί να είναι πολύ διαφορετικές μια εκκίνηση σε σύγκριση με μια επιχείρηση . Φυσικά, θα υπάρχει πάντα μια διανομή - για παράδειγμα, όταν ένας πρωθυπουργός μπορεί να διατυπώσει μια πορεία δράσης, αλλά θα χρειαστεί έγκριση από τα ανώτερα διευθυντικά στελέχη.

Ακολουθούν μερικές καταστάσεις και πώς θα διέφεραν εάν οι αποφάσεις λαμβάνονται τοπικά ή παγκοσμίως:

	Τοπικός	Παγκόσμια
Εργαλείο επικοινωνίας	Οι ομάδες είναι ελεύθερες να επιλέξουν.	Όλοι χρησιμοποιούν το ίδιο εργαλείο.
Επιλογή προμηθευτή	Ο πρωθυπουργός μπορεί να επιλέξει έναν προμηθευτή για μη κρίσιμες περιοχές χωρίς εγκρίσεις.	Όλοι οι νέοι προμηθευτές πρέπει να περάσουν από το γραφείο προμηθειών.
Μίσθωση / απόλυση	Ο πρωθυπουργός διαχειρίζεται την ομάδα εντός του διαθέσιμου προϋπολογισμού.	Ο πρωθυπουργός δεν έχει λόγο για το ποιος συμμετέχει ή αποχωρεί από την ομάδα.
Ενημέρωση ενδιαφερομένων	Ο πρωθυπουργός ενημερώνει τους ενδιαφερόμενους με τον δικό τους τρόπο.	Το γραφείο διαχείρισης έργου ζητά πληροφορίες από τον πρωθυπουργό και ενημερώνει τα ενδιαφερόμενα μέρη με τυποποιημένο τρόπο.
Εξοδα	Οι διαχειριστές της ομάδας μπορούν να εγκρίνουν έξοδα.	Τα έξοδα εγκρίνονται από την ομάδα χρηματοδότησης ή τον ιδρυτή της εκκίνησης.

Γνωρίζοντας σε ποια περίπτωση εμπίπτει η εταιρεία σας θα σας βοηθήσει να προετοιμαστείτε για τη λήψη αποφάσεων στο έργο σας.

Λίστα ελέγχου περίληψης εταιρείας:

• Εταιρική αποστολή και όραμα - Μάθετε τι κάνει η εταιρεία και γιατί
• Εταιρική κουλτούρα - Κατανοήστε τους πολιτιστικούς κανόνες της εταιρείας σας
• Τοπική εναντίον Παγκόσμια λήψη αποφάσεων - Κατανοήστε τη διαδικασία λήψης αποφάσεων

Επιχείρηση και επίπεδο προϊόντος

Το επιχειρηματικό μοντέλο

Τις πρώτες μέρες της ανάληψης έργου, πρέπει να αφιερώσετε χρόνο για να δημιουργήσετε μια ψυχική εικόνα υψηλού επιπέδου ολόκληρης της εταιρείας, της επιχείρησης και του προϊόντος και πώς ταιριάζει το έργο σας σε αυτές. Με τον ένα ή τον άλλο τρόπο, η εταιρεία σας κερδίζει χρήματα για να είναι σε θέση να πραγματοποιήσει την αποστολή και το όραμα.

Δεν χρειάζεται να αφιερώσετε πολύ χρόνο για να απομνημονεύσετε όλες τις ροές εσόδων και τις μετρήσεις ανάπτυξης στα αρχικά στάδια της ανάληψης έργου. Ωστόσο, προσπαθήστε να κατανοήσετε πώς κινείται το χρήμα μέσα και έξω από την εταιρεία, καθώς και ποιοι είναι οι κύριοι οδηγοί εσόδων και κέντρα κόστους. Επίσης, ρωτήστε αν υπάρχουν μεγάλοι βραχυπρόθεσμοι έως μεσοπρόθεσμοι στόχοι σε ολόκληρη την εταιρεία (όπως η είσοδος σε μια νέα αγορά). Η γνώση σχετικά με αυτό θα σας βοηθήσει να κατανοήσετε καλύτερα τις επιλογές που γίνονται και πώς θα επηρεάσουν το έργο σας στο μέλλον.

Το προϊόν

Η εταιρεία σας θα έχει ένα ή περισσότερα προϊόντα που δημιουργούν έσοδα και το έργο σας θα είναι μέρος ενός από αυτά. Η κατανόηση του προϊόντος θα σας βοηθήσει να τοποθετήσετε καλύτερα το έργο σας στο σωστό περιβάλλον. Ένα καλό μέρος για να ξεκινήσετε είναι να δοκιμάσετε μόνοι σας το προϊόν. Ακολουθεί μια λίστα με ερωτήσεις που πρέπει να απαντήσετε για να αποκτήσετε μια καλύτερη αρχική κατανόηση του προϊόντος:

καλύτερα αμειβόμενοι ιστότοποι γνωριμιών 2015

• Είναι το προϊόν εσωτερικό ή εξωτερικό;
• Ποιοι είναι οι κύριοι χρήστες του προϊόντος; Οι ίδιοι άνθρωποι αγοράζουν το προϊόν;
• Σε ποιο στάδιο βρίσκεται αυτό το προϊόν (MVP, αυξάνεται, μειώνεται);
• Πώς κυκλοφορεί το προϊόν;
• Ποιοι είναι οι κύριοι ανταγωνιστές;

Η γνώση των απαντήσεων σε αυτές τις ερωτήσεις θα σας βοηθήσει να κατανοήσετε καλύτερα τους λόγους για το έργο σας και πού ταιριάζει στη συνολική επιχειρηματική αλυσίδα προϊόντων.

Ενδιαφερόμενα μέρη

Μία από τις πιο σημαντικές θέσεις εργασίας ενός PM είναι η διαχείριση των ενδιαφερομένων. Ακόμα κι αν παραδίδετε εγκαίρως και εντός προϋπολογισμού, η ομάδα σας μπορεί να εργάζεται για ξεπερασμένες ανάγκες των ενδιαφερομένων. Εναλλακτικά, εάν οι ενδιαφερόμενοι δεν έχουν αρκετές πληροφορίες, ενδέχεται να μην επενδύονται στο έργο σας. Η διαχείριση των ενδιαφερομένων είναι μια συνεχής, καθημερινή εργασία, αλλά υπάρχουν μερικά σημαντικά πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη στην αρχή κατά την ανάληψη ενός έργου.

ο Βιβλίο γνώσης υπευθύνου έργου (PMBOK) έχει ένα ολόκληρο κεφάλαιο για τον προσδιορισμό των ενδιαφερομένων με τα απαραίτητα εργαλεία και μεθοδολογίες. Αυτό το έργο είναι πολύ σημαντικό και θα πάρει λίγο χρόνο, αλλά εδώ είναι οι πιο σημαντικές ομάδες ενδιαφερομένων που θα πρέπει να εξετάζετε την πρώτη ημέρα:

• Ομάδα έργου. Σε αυτά περιλαμβάνονται μέλη της ομάδας, όπως προγραμματιστές, σχεδιαστές, ειδικοί της QA και άλλοι. Η ομάδα σας μπορεί να σας δώσει μια βαθιά εικόνα για την ιστορία των αποφάσεων για το προϊόν και τις επιχειρήσεις και πώς επηρέασε το έργο τους στο παρελθόν. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να εντοπίσετε τις προκλήσεις που ενδέχεται να επαναληφθούν στο μέλλον.
• Χορηγός προγράμματος. Αυτό μπορεί να είναι ένα άτομο (ο άμεσος διευθυντής σας ή ένας συνιδρυτής εκκίνησης) ή μια ομάδα ατόμων μέσα σε μια επιχείρηση, που έχουν συλλάβει το έργο και έχουν εξασφαλίσει χρηματοδότηση για αυτό. Ο χορηγός του έργου είναι πρωταθλητής του έργου και πρέπει να είναι ένας από τους πρώτους ενδιαφερόμενους με τους οποίους επικοινωνείτε για να δείτε μια επισκόπηση του υπάρχοντος έργου και της ιστορίας του.
• Διαχείριση χαρτοφυλακίου ή διαχειριστής προγράμματος. Αυτοί οι ρόλοι ενδέχεται να μην υπάρχουν σε όλες τις εταιρείες. Ωστόσο, αυτά συνήθως διαχειρίζονται πολλαπλές λειτουργίες και έργα που σχετίζονται με την επιχείρηση ταυτόχρονα. Θα σας βοηθήσουν να βάλετε το έργο σας σε ένα ευρύτερο πλαίσιο και να καταλάβετε εάν υπάρχουν σχετικά έργα και άλλα PM που πρέπει να εμπλακείτε.
• Πελάτες ή Χρήστες. Είτε εργάζεστε σε B2C, B2B ή εσωτερικό προϊόν, το έργο σας θα εξακολουθεί να έχει κάποιο είδος ομάδας χρηστών. Εάν η ομάδα σας περιλαμβάνει έναν διαχειριστή προϊόντων, τότε θα πρέπει να είναι σε θέση να παρέχει μια επισκόπηση αυτής της ομάδας ενδιαφερομένων και των προσδοκιών τους. Διαφορετικά, επικοινωνήστε μαζί τους για να κατανοήσετε ποια είναι τα τρέχοντα σχόλιά τους και τι περιμένουν από το έργο σας στο μέλλον.

Μόλις προσδιορίσετε αυτούς τους ενδιαφερόμενους, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα RACI matrix για να κατανοήσουμε καλύτερα πού ταιριάζουν στη συνολική δομή του έργου και αν και πώς θα επηρεάσουν το έργο σας.

Λίστα ελέγχου περίληψης επιχείρησης:

• Επιχειρηματικό μοντέλο - Κατανοήστε το επιχειρηματικό μοντέλο και τις ροές εσόδων
• Προϊόν - Γνωρίστε καλά το προϊόν. Προσπαθήστε να το χρησιμοποιήσετε μόνοι σας
• Ενδιαφερόμενα μέρη - Προσεγγίστε βασικούς ενδιαφερόμενους

Επίπεδο έργου

Γιατί αναλαμβάνετε;

Η πρώτη ερώτηση που πρέπει να κάνετε πριν καν κοιτάξετε τον προϋπολογισμό, το πρόγραμμα, την ομάδα ή οτιδήποτε άλλο είναι, 'Γιατί αναλαμβάνετε;' Τρία σενάρια είναι πιο εύλογα:

• Δεν υπήρχε διαχειριστής έργου πριν και τα πράγματα άρχισαν να ξεφεύγουν από τις ρωγμές. Αυτό συμβαίνει συνήθως όταν ένα μικρό και σύντομο έργο γίνεται μεγαλύτερο και μεγαλύτερο. Μπορεί να μην υπάρχουν συγκεκριμένα προβλήματα, απλώς ότι απαιτείται περισσότερη δομή και ορατότητα προόδου. Εφαρμόστε τις προτάσεις από αυτό το άρθρο που σχετίζονται με το έργο σας.
• Ο διαχειριστής του έργου αφαιρέθηκε ή απολύθηκε. Εάν συμβαίνει αυτό, τότε θα πρέπει να ρωτήσετε τους βασικούς ενδιαφερόμενους που ήταν τα μεγαλύτερα προβλήματα και βεβαιωθείτε ότι εσείς θα εστιάσετε σε αυτούς τους τομείς στην αρχή. Προσπαθήστε να βρείτε μερικές γρήγορες νίκες για να αποκτήσετε την εμπιστοσύνη των εμπλεκομένων.
• Ο προηγούμενος διαχειριστής έργου έφυγε. Αποχώρησε ο πρωθυπουργός επειδή είχαν καλύτερη προσφορά κάπου αλλά οι ενδιαφερόμενοι ήταν ευχαριστημένοι με τη δουλειά τους; Εάν ναι, προσπαθήστε να διατηρήσετε το status quo ενώ αναζητάτε ευκαιρίες βελτίωσης. Εάν ο πρωθυπουργός έφυγε επειδή δεν ταιριάζει με κάποια ενδιαφερόμενα μέρη, τότε εάν είναι δυνατόν, επικοινωνήστε με τον προηγούμενο πρωθυπουργό και συζητήστε το. Η οικοδόμηση σχέσης με τους ενδιαφερόμενους θα είναι καθοριστικής σημασίας για εσάς.

Πεδίο εφαρμογής, πρόγραμμα και προϋπολογισμός

Ο υπολογισμός του πεδίου εφαρμογής ενός υπάρχοντος έργου είναι διαφορετικός σε σύγκριση με το πότε ξεκινάτε ένα νέο έργο. Στην τελευταία περίπτωση, συλλέγετε απαιτήσεις από τους ενδιαφερόμενους και καθορίζετε το εύρος με βάση τον προϋπολογισμό που έχετε. Όταν αναλαμβάνετε, κάποιος έχει πιθανώς κάνει αυτήν την εργασία και τώρα η δουλειά σας είναι να καταλάβετε εάν το καθορισμένο πεδίο είναι ρεαλιστικό και εφικτό.

Το πρώτο φυσικό βήμα είναι να εξετάσουμε τα υπάρχοντα στοιχεία του έργου. Θα μπορούσε να είναι ένα γράφημα Gantt, μια δομή κατανομής εργασίας (WBS) ή ένα σχέδιο καθυστέρησης και κυκλοφορίας Agile. Μερικές φορές, θα περιορίζεστε από τις ώρες που αφιερώνουν οι εσωτερικές ομάδες της εταιρείας αντί του άμεσου προϋπολογισμού. Σε αυτήν την περίπτωση, προσπαθήστε να μάθετε εάν έχουν άλλες προθεσμίες και εάν το έργο σας μπορεί να καθυστερήσει λόγω των άλλων δεσμεύσεών τους.

Ό, τι κι αν βρίσκετε, πρέπει να ευθυγραμμίσετε εκ νέου το πεδίο και το χρονοδιάγραμμα του έργου με τους βασικούς ενδιαφερόμενους. Θυμηθείτε την ερώτηση 'Γιατί αναλαμβάνετε;' Οι μη διαχειριζόμενες προσδοκίες των ενδιαφερομένων μπορεί να είναι ο λόγος για τον οποίο αφαιρέθηκε ο προηγούμενος πρωθυπουργός. Έτσι, σε αυτήν την περίπτωση, επιλέξατε για να βεβαιωθείτε ότι αυτό δεν θα συμβεί ξανά. Μπορεί να αποδειχθεί ότι το πεδίο εφαρμογής, το πρόγραμμα ή ο προϋπολογισμός δεν είναι ρεαλιστικοί. Ελάτε σε αυτό το συμπέρασμα όσο το δυνατόν νωρίτερα και συζητήστε το με τον ανάδοχο του έργου. Τα αρχικά στάδια της ανάληψης του έργου είναι η κατάλληλη στιγμή για να διορθώσετε τα λάθη που έγιναν πριν από εσάς, αλλά όσο περισσότερο περιμένετε να επιλύσετε αυτά τα προβλήματα, τόσο περισσότεροι ενδιαφερόμενοι θα αμφισβητήσουν την ικανότητά σας να ολοκληρώσετε το έργο.

Εύρεση πρωταθλητών έργου

Εξερευνώντας το έργο και τα ενδιαφερόμενα μέρη του, είναι σημαντικό να μάθετε περισσότερα για άτομα που έχουν επενδύσει στην επιτυχία του έργου σας. Μερικοί από αυτούς τους ενδιαφερόμενους θα είναι αυτό που καλείται μερικές φορές πρωταθλητές του έργου .

Αυτοί είναι οι άνθρωποι που συμφωνούν με την αιτία των έργων σας, ακόμη και αν δεν είναι άμεσα υπεύθυνοι για αυτό. Θα καταβάλουν κάθε προσπάθεια για να βοηθήσουν το έργο σας να πετύχει. Για παράδειγμα, εάν δημιουργείτε μια νέα εφαρμογή παρακολούθησης χρόνου, οι πρωταθλητές του έργου θα είναι άτομα που ενδιαφέρονται να δουν το έργο σας να ολοκληρώνεται και να αναπτύσσεται στην εταιρεία.

Είναι σημαντικό να τα αναγνωρίσετε νωρίς, επειδή μπορούν να παρέχουν πολύτιμες πληροφορίες για το τι χρειάζεται για να είναι επιτυχές το έργο σας. Μερικές φορές μπορούν επίσης να σας βοηθήσουν έμμεσα δοκιμάζοντας πρώιμες εκδόσεις του προϊόντος και παρέχοντας σχόλια ή υποστηρίζοντας τη σημασία του προϊόντος στους συναδέλφους τους.

Δοκιμάστε και βρείτε αυτούς τους πρωταθλητές μιλώντας στους συμπαίκτες του έργου σας και σε άτομα που αρχικά ανέπτυξαν μια ιδέα για την πρωτοβουλία. Μόλις βρεθεί, φροντίστε να τα ενημερώνετε και να ενημερώνεστε για τον κύκλο ζωής του έργου σας.

Λίστα ελέγχου περίληψης έργου:

• Γιατί αναλαμβάνετε; - Έφυγε ο προηγούμενος πρωθυπουργός, απολύθηκε ή δεν υπήρχε κανένας
• Βασικά περιουσιακά στοιχεία - Κατανοήστε το εύρος, το πρόγραμμα και τον προϋπολογισμό
• Πρωταθλητές έργου - Βρείτε τους βασικούς υποστηρικτές σας

Επίπεδο ομάδας

c++ περιλαμβάνει αρχείο

Ομαδικές σχέσεις και δομή

Εάν αναλαμβάνετε ένα έργο, η ομάδα θα είναι ήδη στη θέση της. Πρώτα πρέπει να το αντιμετωπίζετε ως σταθερό και να καταλαβαίνετε πώς είναι δομημένη η ομάδα, πώς λειτουργεί, και ποιοι είναι οι κύριοι επηρεαστές της ομάδας. Συγκεντρώθηκε η ομάδα μόνο για αυτό το έργο ή έχει συνεργαστεί στο παρελθόν; Σε ποιο στάδιο βρίσκεται η ομάδα— σχηματισμός, καταιγίδα, κανονικοποίηση ή εκτέλεση ; Είναι η ομάδα συντομευμένη ή απομακρυσμένη; Είναι όλοι υπάλληλοι ή υπάρχουν εργολάβοι ή ελεύθεροι επαγγελματίες που εργάζονται επίσης στην ομάδα.

Όλες αυτές οι ερωτήσεις θα επηρεάσουν την ικανότητά σας να διαχειριστείτε επιτυχώς το έργο και θα απαιτήσετε από εσάς να προσαρμόσετε την προσέγγισή σας στην πορεία. Για παράδειγμα, εάν η ομάδα σας βρίσκεται ακόμα στη φάση της καταιγίδας, θα πρέπει να μπείτε και να διαχειριστείτε τις σχέσεις των μελών της ομάδας για να τα ωθήσετε να τα εξομαλυνθούν προτού φτάσουν στο μέγιστο επίπεδο απόδοσής τους. Η ομάδα μπορεί επίσης να βρίσκεται στα ξεχωριστά στάδια μέσα της. Εάν έχετε λίγα ξεχωριστά γραφεία, διαφορετικά μέρη της ομάδας μπορεί να έχουν μια πολύ διαφορετική δυναμική και ίσως χρειαστεί να καταβάλλετε επιπλέον προσπάθεια για να ομαλοποιήσετε τη δυναμική της ομάδας σε όλη την ομάδα αλλά και σε διαφορετικές τοποθεσίες.

Επίσης, εάν έχετε μέλη της ομάδας που λειτουργούν εξ αποστάσεως, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι συμπεριλαμβάνονται στις συνομιλίες και στη λήψη αποφάσεων καθημερινά. Διαφορετικά, μπορούν να αρχίσουν να αισθάνονται σαν να τους έχουν ανατεθεί καθήκοντα και δεν αποτελούν πραγματικό μέρος της ομάδας. Αυτό μπορεί να μετριαστεί από όλους χρησιμοποιώντας τα ίδια εργαλεία για την υποβολή νέων ιδεών και την επεξεργασία τους. Εάν, για παράδειγμα, υποβληθούν νέες ιδέες στο Slack ή σε άλλο εργαλείο απομακρυσμένης συνεργασίας από όλους, δίνει την ευκαιρία στα απομακρυσμένα μέλη της ομάδας να συμμετάσχουν στις συζητήσεις στο ίδιο επίπεδο πρόσβασης.

Δυναμική και Ιστορικό ομάδας

Εάν ο προηγούμενος πρωθυπουργός αφαιρέθηκε, ένας λόγος θα μπορούσε να ήταν ότι δεν ήταν σε θέση να διαχειριστούν την ομάδα αποτελεσματικά. Εάν αποδειχθεί αυτό, προσπαθήστε να μάθετε τις βασικές αιτίες των προβλημάτων και χρησιμοποιήστε την ανάληψη του έργου ως ευκαιρία για την επανεκκίνηση των σχέσεων της ομάδας.

Επίσης, συγκεντρώστε όλες τις άτυπες πληροφορίες σχετικά με τις καταστάσεις των μελών της ομάδας και το ιστορικό της συνεργασίας μεταξύ τους. Αυτές οι σιωπηρές πληροφορίες μπορούν να παρέχουν ορισμένες βασικές πληροφορίες σχετικά με τους λόγους για την απόδοση της ομάδας σας ή την έλλειψη αυτής. Για παράδειγμα, εάν υπάρχει ένα μέλος που κυριαρχεί στο έργο σας ότι άλλοι φοβούνται να αμφισβητήσουν, θα μπορούσε να είναι ότι αποτελούν τη βασική αιτία πολλών τριβών εντός της ομάδας.

power pivot vs pivot table

Κατάσταση στελέχωσης και ανάπτυξης

Έχοντας αναλύσει το εύρος, το χρονοδιάγραμμα και τον προϋπολογισμό του έργου, φαίνεται ότι η ομάδα του έργου διαθέτει επαρκές προσωπικό για την ολοκλήρωση του έργου; Εάν όχι, προσπαθήστε να μάθετε τους λόγους πίσω από την κατάσταση. Ίσως υπάρχει ένας αποκλειστής στη διαδικασία πρόσληψης. Ίσως το HR δεν μπόρεσε να βρει τους ειδικούς στη ζήτηση.

Εάν συμβαίνει αυτό, μπορείτε να προσπαθήσετε να το αναζητήσετε απομακρυσμένοι επαγγελματίες ή επικοινωνήστε με τις υπηρεσίες προσωπικού για να συμπληρώσετε τους ρόλους που απαιτούνται. Δεδομένου ότι το προσωπικό μπορεί να είναι ένα από τα σημαντικότερα σημεία συμφόρησης για πολλά έργα, είναι σημαντικό να το κάνετε νωρίς, επομένως είναι σημαντικό να ελέγξετε κατά την ανάληψη του έργου.

Λίστα ελέγχου περίληψης ομάδας:

• Κατάσταση ομάδας έργου - Βρείτε τις σχέσεις και τη δομή της ομάδας σας
• Ιστορικό ομάδας έργου - Κατανοήστε τη δυναμική και το ιστορικό της ομάδας
• Κατάσταση στελέχωσης και ανάπτυξης - Κατανοήστε εάν η ομάδα σας διαθέτει επαρκές προσωπικό

Επίπεδο διαχειριστή έργου

Προσδοκίες για το PM

Διαφορετικές εταιρείες και έργα έχουν πολύ διαφορετικές προσδοκίες τι πρέπει να κάνουν οι διαχειριστές έργων και γιατί . Για να αποφευχθεί η σύγχυση και οι διαφωνίες αργότερα, είναι σημαντικό να καταλάβουμε τι αναμένεται από έναν πρωθυπουργό τόσο από την πλευρά του πελάτη όσο και από την προοπτική όλων των άλλων μελών της ομάδας.

Για παράδειγμα, ορισμένες εταιρείες αναμένουν ότι ένας διαχειριστής έργου θα πρέπει επίσης να είναι κύριος του Scrum. Ακόμα κι αν αυτός είναι ένας ξεχωριστός ρόλος, ορισμένα έργα και εταιρείες έχουν προσδοκίες που υπερβαίνουν το αρχική περιγραφή εργασίας ενός PM . Αυτό μπορεί να μην είναι απολύτως σαφές πριν ξεκινήσετε ένα έργο, οπότε θυμηθείτε να διερευνήσετε αυτό το θέμα μόλις το κάνετε.

Είναι επίσης σημαντικό να καταλάβετε πώς μετράται και αποτιμάται η απόδοση του διαχειριστή έργου. Θα έχετε ένα σαφές σύνολο KPI που θα κρίνετε; Ή είναι η επιτυχία της ομάδας σας ο μόνος δείκτης απόδοσης που θα χρησιμοποιήσουν οι ενδιαφερόμενοι; Πόσο συχνά θα έχετε κριτικές απόδοσης και θα έχετε κάποιον που θα είναι ο μέντορας σας ή μια εταιρεία 'φίλε';

Δεδομένου ότι αυτό επηρεάζει άμεσα τον διαχειριστή του έργου, είναι καλό να το κάνετε το συντομότερο δυνατό για να μπορείτε να αποδώσετε σύμφωνα με τις προσδοκίες.

Διαδικασία σύναψης δημοσίων συμβάσεων

Ανάλογα με το τι καθυστερεί η νέα ομάδα σας μπροστά σας, μπορείτε να πληγείτε από μια εργασία που σχετίζεται με τις προμήθειες την πρώτη ημέρα ή μετά από τρεις μήνες. Ακόμα κι αν είναι η τελευταία περίπτωση, είναι πολύ σημαντικό να έχουμε τουλάχιστον μια γενική ιδέα για το πώς λειτουργεί η προμήθεια και η επιλογή προμηθευτή στην εταιρεία σας. Αυτή η γνώση θα σας επιτρέψει να λάβετε καλύτερες αποφάσεις σχετικά με τα καθυστερημένα στοιχεία και το πρόγραμμα έργων και μπορεί να σας βοηθήσει να αποφύγετε απρόσμενες καθυστερήσεις.

Ανεξάρτητα από το μέγεθος της εταιρείας σας, θα υπάρξει κάποια διαδικασία για την προμήθεια, ακόμη και αν δεν έχει καταγραφεί πουθενά. Ρωτήστε τον άμεσο διευθυντή σας ή άλλους ΜΜ πώς επιλέγονται και επιβεβαιώνονται οι προμηθευτές. Ίσως σας ζητηθεί να δημιουργήσετε ένα αίτημα για πρόταση (RFP), να βαθμολογήσετε όλες τις υποβολές με βάση συγκεκριμένα κριτήρια και να επιλέξετε τον νικητή.

Εναλλακτικά, η διαδικασία θα μπορούσε να είναι λιγότερο αυστηρή και θα μπορούσατε να επιλέξετε ανεξάρτητους προμηθευτές. Σε αυτήν την περίπτωση, φροντίστε να ρωτήσετε για ήδη υπάρχοντες προμηθευτές. Παρόλο που τα μέλη της ομάδας σας εργάζονται εδώ και περισσότερο, μπορεί να μην γνωρίζουν όλα τα μέρη της πλατφόρμας και τους διαφορετικούς προμηθευτές που χρησιμοποιούνται από άλλες ομάδες. Επίσης, ρωτήστε τον άμεσο διευθυντή σας εάν πρέπει να αποσυνδεθείτε μαζί τους σχετικά με τους νέους προμηθευτές και πώς πρέπει να παρέχετε αυτές τις πληροφορίες.

Ένα ακόμη πράγμα που πρέπει να σημειωθεί είναι οι προσδοκίες συμφωνίας σε επίπεδο υπηρεσίας (SLA) εντός της εταιρείας σας. Εάν το έργο σας είναι κρίσιμο για την επιχείρηση, τότε θα πρέπει να κοιτάτε τους προμηθευτές με 24ωρη υποστήριξη και χρονικά πλαίσια γρήγορης επίλυσης προβλημάτων. Εάν οι προσδοκίες δεν είναι τόσο υψηλές, τότε θα μπορούσατε να εξετάσετε φθηνότερες επιλογές με μεγαλύτερους χρόνους απόκρισης.

Δημιουργήστε μια λίστα προμηθευτών

Εάν δεν υπήρχε ήδη ένα, ξεκινήστε μια υπάρχουσα λίστα προμηθευτών για το έργο σας. Δεν χρειάζεται να το συμπληρώσετε στο 100% αμέσως. Απλώς ξεκινήστε ένα νέο έγγραφο με τα ακόλουθα πεδία:

• Όνομα - Μπορείτε να κάνετε υπερσύνδεση στον ιστότοπό τους.
• Κατηγορία - Μην το σκέφτεστε πάρα πολύ στην αρχή, απλώς γράψτε τι έχει το πιο νόημα εκείνη τη στιγμή και αλλάξτε το αργότερα εάν εμφανιστούν σαφέστερες κατηγορίες.
• Σύντομη περιγραφή - Να είστε σύντομοι, αρκετά ώστε να καταλάβετε εσάς ή άλλους πώς σας βοηθά ο πωλητής (πληρωμές μέσω ηλεκτρονικού καταστήματος, ελεύθερος επαγγελματίας infographics).
• Επαφή προμηθευτή - Μια καλή ιδέα να διατηρήσετε αυτά τα εύχρηστα καθώς μπορούν να χαθούν στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
• Εσωτερική επαφή - Εάν υπάρχει κάποιος στην ομάδα σας ή στην εταιρεία που διατηρεί επαφή με τον προμηθευτή ή έναν προγραμματιστή που έχει ενσωματώσει μια λύση τρίτου μέρους. Αυτό θα ήταν το άτομο που ξέρει τα περισσότερα για τον πωλητή και την εμπλοκή της εταιρείας σας με αυτόν.

Η κατοχή αυτής της λίστας θα σας βοηθήσει να παρακολουθείτε και να διαχειρίζεστε την απόδοση του έργου που σχετίζεται με κάθε προμηθευτή. Επίσης, θα σας βοηθήσει να κατανοήσετε καλύτερα την τρέχουσα κατάσταση του έργου και πού θα μπορούσαν να είναι τα κύρια σημεία συμφόρησης.

Λίστα ελέγχου σύνοψης διαχειριστή έργου:

• Προσδοκίες για το PM - Βρείτε τις προσδοκίες και τα KPI για ένα PM στο έργο σας
• Διαδικασία σύναψης δημοσίων συμβάσεων - Μάθετε για τις διαδικασίες προμηθειών
• Δημιουργήστε μια λίστα προμηθευτών - Αναφέρετε όλους τους πιθανούς προμηθευτές για το έργο σας

συμπέρασμα

Αυτός ο οδηγός και η λίστα ελέγχου δεν είναι καθόλου εξαντλητικοί. Ωστόσο, προσπαθεί να παρέχει την καλύτερη δυνατή επισκόπηση σχετικά με τα πράγματα που πρέπει να ελέγξετε πρώτα κατά την ανάληψη του έργου. Μερικά από αυτά μπορεί να είναι εξοικειωμένα και άλλα μπορεί να είναι λιγότερο, αλλά με όλα αυτά θα βεβαιωθείτε ότι έχετε μια σταθερή βάση για να αναλάβετε ένα έργο.

Ακολουθεί μια συνοπτική λίστα ελέγχου που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για τη μελλοντική σας αναφορά.

Key Takeaways - Λίστα ελέγχου εξαγορά έργου

Λίστα ελέγχου περίληψης εταιρείας:

• Εταιρική αποστολή και όραμα - Μάθετε τι κάνει η εταιρεία και γιατί
• Εταιρική κουλτούρα - Κατανοήστε τους πολιτιστικούς κανόνες της εταιρείας σας
• Τοπική εναντίον Παγκόσμια λήψη αποφάσεων - Κατανοήστε τη διαδικασία λήψης αποφάσεων

Λίστα ελέγχου περίληψης επιχείρησης:

• Επιχειρηματικό μοντέλο - Κατανοήστε το επιχειρηματικό μοντέλο και τις ροές εσόδων
• Προϊόν - Γνωρίστε καλά το προϊόν. Προσπαθήστε να το χρησιμοποιήσετε μόνοι σας
• Ενδιαφερόμενα μέρη - Προσεγγίστε βασικούς ενδιαφερόμενους

Λίστα ελέγχου περίληψης έργου:

c Corporation vs Corporation ορισμός

• Γιατί αναλαμβάνετε; - Έφυγε ο προηγούμενος πρωθυπουργός, απολύθηκε ή δεν υπήρχε κανένας
• Βασικά περιουσιακά στοιχεία - Κατανοήστε το εύρος, το πρόγραμμα και τον προϋπολογισμό
• Πρωταθλητές έργου - Βρείτε τους βασικούς υποστηρικτές σας

Λίστα ελέγχου περίληψης ομάδας:

• Κατάσταση ομάδας έργου - Βρείτε τις σχέσεις και τη δομή της ομάδας σας
• Ιστορικό ομάδας έργου - Κατανοήστε τη δυναμική και το ιστορικό της ομάδας
• Κατάσταση στελέχωσης και ανάπτυξης - Κατανοήστε εάν η ομάδα σας διαθέτει επαρκές προσωπικό

Λίστα ελέγχου σύνοψης διαχειριστή έργου:

• Προσδοκίες για το PM - Βρείτε τις προσδοκίες και τα KPI για ένα PM στο έργο σας
• Διαδικασία σύναψης δημοσίων συμβάσεων - Μάθετε για τις διαδικασίες προμηθειών
• Δημιουργήστε μια λίστα προμηθευτών - Αναφέρετε όλους τους πιθανούς προμηθευτές για το έργο σας

Κατανόηση των βασικών

Ποια είναι τα τέσσερα στάδια της ανάπτυξης της ομάδας σε ένα έργο;

Σχηματισμός, καταιγίδα, κανονικοποίηση και εκτέλεση. Αυτό είναι σύμφωνα με τα στάδια ανάπτυξης του ομίλου του Bruce Tuckman, που προτάθηκε για πρώτη φορά το 1965.

Γιατί οι διαχειριστές έργων ανατίθενται σε υπάρχοντα έργα;

Ένας διαχειριστής έργου μπορεί να ανατεθεί σε ένα υπάρχον έργο, επειδή δεν υπήρχε PM στο παρελθόν στην ομάδα και το έργο απαιτούσε πιο δομημένη διαχείριση. Εάν υπήρχε PM, ενδέχεται να είχαν αφαιρεθεί επειδή δεν ήταν αρκετά ικανοί για το έργο. Τέλος, ο πρωθυπουργός μπορεί να είχε αποχωρήσει από την εταιρεία.

Ποιοι ενδιαφερόμενοι θα πρέπει να συμμετάσχετε πρώτα όταν αναλαμβάνετε ένα έργο;

Υπάρχουν πολλά διαφορετικά ενδιαφερόμενα μέρη σε οποιοδήποτε έργο, τα οποία θα πρέπει να διαχειρίζονται κατά τη διάρκεια ενός έργου. Ωστόσο, κατά την ανάληψη ενός έργου, το πιο σημαντικό θα πρέπει να προσεγγίσετε και να δημιουργήσετε σχέσεις με την ομάδα του έργου, τον χορηγό του έργου, τον διαχειριστή προγράμματος και τους πελάτες ή τους χρήστες.