Περίληψη των κυριότερων σημείων

Οι οικονομικές αναφορές είναι συχνά λιγότερο χρήσιμες για τους διαχειριστές. Ένα γράφημα επανεκκίνησης λογαριασμών μπορεί να το διορθώσει.

• Οι λογιστικές ομάδες τείνουν να επικεντρώνονται στο να κάνουν τα πράγματα με τον «σωστό τρόπο» αντί να ρωτούν τους αναγνώστες των οικονομικών καταστάσεων τι θέλουν να δουν.
• Δεν έχει γίνει αρκετή σκέψη για την ανάπτυξη του γραφήματος λογαριασμών, το οποίο είναι το θεμέλιο των χρηματοοικονομικών αναφορών.
• Μια σωστά επανεκκίνηση του γραφήματος λογαριασμών θα διορθώσει και τα δύο προβλήματα. Ευτυχώς, ακόμη και μια επανεκκίνηση πλήρους κλίμακας δεν απαιτεί αστρονομικό χρόνο ή ενέργεια.

Τι είναι ένα γράφημα λογαριασμών και γιατί είναι σημαντικό;

• Το γράφημα των λογαριασμών είναι σαν το πλαίσιο των ραφιών και των κάδων αποθήκευσης σε μια αποθήκη. Οι λογαριασμοί είναι οι συγκεκριμένοι «κάδοι» που διατηρούν λογιστικές συναλλαγές. Το γράφημα λογαριασμών είναι απλώς η οργανωμένη λίστα όλων των κάδων και ραφιών.
• Οι οικονομικές καταστάσεις στο τέλος του μήνα (ισολογισμός και κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων) συνοψίζουν απλώς και ομαδοποιούν τα υπόλοιπα που υπάρχουν στους μεμονωμένους λογαριασμούς στο τέλος του μήνα.
• Κατά συνέπεια, οι οικονομικές καταστάσεις δεν μπορούν να είναι πιο λεπτομερείς ή ενημερωτικές από το υποκείμενο διάγραμμα των λογαριασμών.

Επτά βήματα για να δημιουργήσετε το τέλειο γράφημα λογαριασμών

1. Δημιουργήστε λογαριασμούς για διαχείριση, όχι για GAAP και φορολογικούς σκοπούς.
2. Ορίστε σωστά το μικτό περιθώριο.
3. Σκεφτείτε προσεκτικά το έμμεσο κόστος.
4. Οργανώστε τα λειτουργικά έξοδα ώστε να αντικατοπτρίζουν τις προτιμήσεις των κατόχων και να ταιριάζουν με το επίπεδο λεπτομέρειας του προϋπολογισμού.
5. Χρησιμοποιήστε αριθμούς λογαριασμών, εάν δεν είστε ήδη.
6. Εξετάστε ξεχωριστούς λογαριασμούς για βασικές καταχωρήσεις στο τέλος του μήνα.
7. Μεγιστοποιήστε τη λειτουργικότητα του λογιστικού λογισμικού σας.

«Η εργασία στο κόστος των πωληθέντων προϊόντων φαίνεται τρελή. Ξέρω ότι δεν πληρώσαμε τόσο πολύ στην αγορά εργασίας αυτόν τον μήνα. Μπορείτε να μου δείξετε μια ανάλυση του τι συμβαίνει σε αυτόν τον αριθμό; '

'Έχουμε περισσότερες συνδρομές από ό, τι μπορούμε να μετρήσουμε αυτήν τη στιγμή - Slack, Office 365, Xero, Bill.com, Calendly, Zoho CRM, Trello - και εγγραφείτε για νέες κάθε μήνα! Μπορείτε να μου δείξετε τις συνολικές μηνιαίες δαπάνες μας για αυτά; '

«Θέλω απλώς να δω μια κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων που να ταιριάζει με τον προϋπολογισμό μας. Κάντε ταξίδι. Στον προϋπολογισμό μας, κατανέμεται κατά διαμονή, αεροπορικά εισιτήρια, χερσαίες μεταφορές κ.λπ. Όταν κοιτάζω την κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων, το μόνο που βλέπω είναι ένας αριθμός - ταξίδια, και δείχνει ότι έχουμε υπερβολικό προϋπολογισμό. Θέλω να δω τη λεπτομέρεια, οπότε ξέρω γιατί. '

«Όλη αυτή η λεπτομέρεια είναι υπέροχη, αλλά αυτό που πραγματικά θέλω είναι μια έκθεση μιας σελίδας που δείχνει τις πωλήσεις μας, το μικτό περιθώριο και ίσως 10 κατηγορίες γενικών εξόδων (λογιστικό τμήμα, τμήμα πωλήσεων κ.λπ.) όλα σε μια ωραία περίληψη. '

Αυτά είναι γνωστά συναισθήματα σε οποιονδήποτε έχει συμμετάσχει σε μερικές οικονομικές συναντήσεις. Η συζήτηση ρέει και αναπόφευκτα κάποιος λέει «Θα ήταν ωραίο αν μπορούσαμε να δούμε…» Ο CFO παίρνει μια εκνευρισμένη έκφραση στο πρόσωπό τους και γράφει το αίτημα στο σημειωματάριό τους. «Θα δω τι μπορώ να κάνω», λένε στεγνά.

Η αλήθεια είναι, μάλλον δεν είναι σίγουροι από πού να ξεκινήσουν.

Είναι πολύ κοινό για τις οικονομικές εκθέσεις να υπολείπονται των προσδοκιών των στελεχών. Προτείνω δύο λόγους για αυτό:

1. Οι λογιστικές ομάδες τείνουν να επικεντρώνονται στο να κάνουν τα πράγματα με τον «σωστό τρόπο» αντί να ρωτούν τον αναγνώστες των οικονομικών καταστάσεων τι θέλουν να δουν. Αυτό ισοδυναμεί με την οικοδόμηση ενός σπιτιού για κάποιον χωρίς να ρωτάμε πώς θέλει να χτιστεί.
2. Δεν έχει γίνει αρκετή σκέψη για την ανάπτυξη του γραφήματος λογαριασμών, που είναι το θεμέλιο χρηματοοικονομικής πληροφόρησης . Αυτό ισοδυναμεί με την κατασκευή σπιτιού σε χώμα αντί για σκυρόδεμα.

Μια σωστά επανεκκίνηση του γραφήματος λογαριασμών θα διορθώσει και τα δύο προβλήματα. Ευτυχώς, ακόμη και μια επανεκκίνηση πλήρους κλίμακας δεν απαιτεί αστρονομικό χρόνο ή ενέργεια. Στην πραγματικότητα, το προτείνω Είναι ο μοναδικός καλύτερος και πιο αποτελεσματικός τρόπος για να αυξήσετε τις οικονομικές αναφορές στον οργανισμό σας στο επόμενο επίπεδο .

Τι είναι ένα γράφημα λογαριασμών και γιατί είναι σημαντικό;

Πρόσφατα, βοηθούσα έναν ιδιοκτήτη εταιρείας τεχνολογίας να βελτιώσει τις οικονομικές του αναφορές. «Ανοίξτε το γράφημα των λογαριασμών σας», του είπα.

'Δεν νομίζω ότι το έχω δει ποτέ', μου είπε καθώς κοιτάξαμε τους λογαριασμούς του. Θα μπορούσα να δω τις λάμπες να ανάβουν καθώς του έδειξα πώς όλες οι γραμμές τιμολογίου πωλήσεων είχαν διαμορφωθεί ώστε να ρέουν σε έναν λογαριασμό πωλήσεων στο γράφημα λογαριασμών του. Με μια τόσο απλοϊκή δομή λογαριασμού, τα οικονομικά του δεν μπόρεσαν να παράσχουν λεπτομέρειες σχετικά με τις πέντε διαφορετικές ροές εσόδων του.

Το γράφημα των λογαριασμών είναι σαν το πλαίσιο των ραφιών και των κάδων αποθήκευσης σε μια αποθήκη. Σκεφτείτε μια εταιρεία υλικού υπολογιστών που λαμβάνει μια συνεχή ροή επιτραπέζιων υπολογιστών, φορητών υπολογιστών και εκτυπωτών. Εάν η αποθήκη τους είναι καλά οργανωμένη, μια αποστολή φορητών υπολογιστών της Dell θα μεταφερθεί σε ένα συγκεκριμένος κάδος στο Ενότητα Dell απο χώρο φορητού υπολογιστή της αποθήκης. Με αυτόν τον τρόπο, όταν ένας πελάτης παραγγέλνει έναν φορητό υπολογιστή της Dell, οι εργάτες της αποθήκης μπορούν να το ανακτήσουν γρήγορα και εύκολα.

Εάν η αποθήκη δεν είχε κάδους ή ράφια, αλλά ήταν απλά τρία τεράστια δωμάτια - το καθένα για επιτραπέζιους υπολογιστές, φορητούς υπολογιστές και εκτυπωτές - η παρακολούθηση ή η ανάκτηση οτιδήποτε θα ήταν εφιάλτης.

λογιστικό σχέδιο για την κατασκευαστική εταιρεία

Οι λογαριασμοί είναι οι συγκεκριμένοι 'κάδοι' που διατηρούν λογιστικές συναλλαγές. Το γράφημα λογαριασμών είναι απλώς η οργανωμένη λίστα όλων των κάδων και ραφιών. Για παράδειγμα, όταν η εταιρεία υπολογιστών καταγράφει την πώληση του φορητού υπολογιστή Dell στο παραπάνω παράδειγμα, ο λογιστής θα μεταβεί στην ενότητα Έσοδα του γραφήματος λογαριασμών και θα βάλει το ποσό πώλησης στο λογαριασμό Sales-Laptops, ή ίσως Sales-Laptops- Φορητοί υπολογιστές της Dell εάν το γράφημα λογαριασμών της εταιρείας είναι πιο αναλυτικό.

Οι οικονομικές καταστάσεις στο τέλος του μήνα (ισολογισμός και κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων) απλώς συνοψίζουν και ομαδοποιούν τα υπόλοιπα που υπάρχουν στους μεμονωμένους λογαριασμούς στο τέλος του μήνα. Κατά συνέπεια, οι οικονομικές καταστάσεις δεν μπορούν να είναι πιο λεπτομερείς ή ενημερωτικές από το υποκείμενο διάγραμμα των λογαριασμών.

Ο πελάτης τεχνολογίας μου είχε ένα μεγάλο «δωμάτιο» για όλες τις πωλήσεις, χωρίς κάδους και ράφια. Η κατάσταση λογαριασμού εισοδήματος στο τέλος του μήνα δεν μπορούσε να πάρει πιο λεπτομερή από αυτόν τον λογαριασμό. Με μια ματιά, δεν είχε ιδέα ποιες ροές εσόδων συνέβαλαν σε αυτόν τον μηνιαίο αριθμό.

Είναι δύσκολο για μένα να είμαι επικριτικός, διότι το 90% των ιδιοκτητών επιχειρήσεων μπορεί πιθανότατα να μην έχουν εξετάσει το γράφημα των λογαριασμών τους. Ακόμη και πολλοί ελεγκτές και CFO είναι αδύναμοι στο πώς να δομήσουν ένα ισχυρό γράφημα λογαριασμών που παράγει εύκολα και απλά τις οικονομικές πληροφορίες η διοίκηση θέλει να δει .

Οι λογιστικές εταιρείες λογισμικού ευθύνονται εν μέρει για αυτό. Γνωρίζουν (ειδικά οι πάροχοι αρχικού επιπέδου) οι περισσότεροι άνθρωποι δυσκολεύονται να δημιουργήσουν ένα ποιοτικό διάγραμμα λογαριασμών. Για να το διορθώσετε, αυτοί αυτοματοποίηση το τμήμα εγκατάστασης και δημιουργήστε ένα προκατασκευασμένο γράφημα λογαριασμών στο λογισμικό.

Δυστυχώς, η χρήση ενός προκατασκευασμένου γραφήματος λογαριασμών είναι σαν να προσπαθείτε να χτίσετε ένα σπίτι ονείρου σε ένα συγκεκριμένο μέγεθος. Το σπίτι θα κατέληγε πολύ διαφορετικό από το όνειρο και δεν θα ήταν πολύ λειτουργικό.

Επτά βήματα για τη δημιουργία του τέλειου γραφήματος λογαριασμών

Υπάρχουν τρεις πτυχές που πρέπει να λάβετε υπόψη κατά την επανεκκίνηση ενός γραφήματος λογαριασμών:

1. Ο αριθμός των 'κάδων' ή των λογαριασμών.
2. Ο ορισμός του τι πηγαίνει σε κάθε κάδο.
3. Ο τρόπος οργάνωσης των κάδων.

Ακολουθούν τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε για να αντιμετωπίσετε κάθε ένα από αυτά τα σημεία και να υπερφορτίσετε το γράφημα λογαριασμών σας για να αποκτήσετε την οικονομική προβολή που χρειάζεται η εταιρεία σας.

1. Fire GAAP και φόρος.

Οι περισσότερες μικρές επιχειρήσεις δημιούργησαν αρχικά τη λογιστική τους για να ταιριάζουν στον φορολογικό τους λογιστή. Καθώς η εταιρεία μεγαλώνει, απαιτούνται χρηματοοικονομικά που βασίζονται στο GAAP για τις τράπεζες, τους επενδυτές και τις εταιρείες όπως οι ομολογιακές εταιρείες. Συχνά, τα χρηματοοικονομικά που βασίζονται στο GAAP είναι το τέλος της εξέλιξης.

Αλλά υπάρχει ένα άλλο επίπεδο. Αυτό το επίπεδο είναι διευθυντική λογιστική και εκεί δημιουργείτε οικονομικές αναφορές με τις πληροφορίες θέλετε να δείτε . Τα CPA φόρου και ελέγχου προσαρμόζουν τις αναφορές σας για να ταιριάζουν ούτως ή άλλως, επομένως προχωρήστε και κάντε ένα πλήρες διάλειμμα. Ο νέος στόχος είναι οι οικονομικές αναφορές που παρέχουν τις μετρήσεις εσείς πρέπει να εκτελέσετε τη λειτουργία σας όλο το χρόνο.

Ορισμένοι λογιστές προτείνουν να ακολουθήσετε ένα γράφημα λογαριασμών με προσανατολισμό το GAAP και να δημιουργήσετε οικονομικά προσανατολισμένα στη διαχείριση μέσω προσαρμοσμένων αναφορών. Αυτές οι προσαρμοσμένες αναφορές συνδυάζουν αριθμούς από διάφορες ενότητες του γραφήματος λογαριασμών για να ζητήσει η διαχείριση διάταξης οικονομικών καταστάσεων.

Αυτή η προσέγγιση μπορεί να λειτουργήσει εφ 'όσον έχετε προσαρμοσμένη δυνατότητα αναφοράς. Ελλείψει αυτού, τα CPA φόρου και ελέγχου διαθέτουν το προσαρμοσμένο λογισμικό αναφοράς για τη εύκολη μετατροπή του γραφήματος λογαριασμών που προσανατολίζεται στη διαχείριση στη μορφή τους. Απλώς φροντίστε να τους διευκολύνετε ενσωματώνοντας τους ειδικούς λογαριασμούς που χρειάζονται στους αναδιαμορφωμένους λογαριασμούς γραφημάτων σας.

2. Ορίστε το μικτό περιθώριο.

Το μικτό περιθώριο είναι το κέρδος μετά την αφαίρεση του άμεσου κόστους από τις πωλήσεις. Τι είναι το 'άμεσο κόστος'; Αυτό είναι το μεγάλο ερώτημα. Όλοι συμφωνούν ότι η άμεση εργασία και τα άμεσα υλικά είναι πάντα άμεσα κόστη. Πέρα από αυτό, ο ορισμός είναι διακριτικός.

πόσος χρόνος χρειάζεται για να λάβετε την πιστοποίηση aws

Για παράδειγμα, σύμφωνα με το GAAP, ένα σταθερό κόστος όπως η απόσβεση εξοπλισμού θα ήταν άμεσο κόστος για έναν κατασκευαστή. Ωστόσο, σε ένα περιβάλλον επικεντρωμένο στη διαχείριση, το σταθερό κόστος συχνά διατηρείται εκτός του μικτού περιθωρίου, ώστε να μην παραμορφωθεί από τις μεταβολές στις πωλήσεις.

Για παράδειγμα, εάν η απόσβεση είναι 50 $ ανά μήνα και οι πωλήσεις είναι 500 $ ανά μήνα, η απόσβεση είναι 10% των πωλήσεων. Εάν οι πωλήσεις φτάσουν τα 1.000 $ το μήνα, η απόσβεση εξακολουθεί να είναι 50 $ και τώρα είναι μόνο το 5% των πωλήσεων. Σε αυτήν την περίπτωση, οι πωλήσεις - όχι η απόδοση της παραγωγής ή η καλύτερη εκτίμηση - άλλαξαν το μικτό περιθώριο. Αυτό μπορεί να είναι παραπλανητικό, ειδικά εάν οι επόπτες παραγωγής αποζημιώνονται βάσει μετρήσεων περιθωρίου.

Ακολουθεί μια πρόταση: Το άμεσο κόστος στις διαχειριστικές οικονομικές καταστάσεις σας θα πρέπει να είναι το ίδιο με το κόστος που υπολογίζετε στους υπολογισμούς τιμών ή τιμών. Εάν εξετάζετε την άμεση εργασία και το άμεσο υλικό κατά την υποβολή προσφορών για μια εργασία ή τον καθορισμό τιμών, τότε αυτές θα πρέπει να είναι οι μόνες άμεσες δαπάνες που εμφανίζονται στα μηνιαία οικονομικά σας. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να δείτε με μια ματιά εάν επιτυγχάνετε το μικτό περιθώριο που στοχεύετε στην προσφορά.

Εναλλακτικά, εάν συμπεριλάβετε έμμεσα στοιχεία όπως αποσβέσεις και προμήθειες στην προσφορά σας, τότε θα πρέπει να τα συμπεριλάβετε στον υπολογισμό του ακαθάριστου περιθωρίου στις οικονομικές σας εκθέσεις. Για να το κάνετε αυτό, ρίξτε μια προσεκτική ματιά στο σημείο 3 παρακάτω.

Δεν χρησιμοποιεί κάθε εταιρεία μικτό περιθώριο. Σε ορισμένες βιομηχανίες όπως η διαφήμιση, η γεωργία ή οι συμβουλευτικές υπηρεσίες, το μεγαλύτερο μέρος του κόστους συνοδεύεται από την ευρεία κατηγορία λειτουργικών εξόδων. Σε αυτό το περιβάλλον, ενδέχεται να μην είναι απαραίτητο να διαχωριστεί το κόστος μεταξύ άμεσων / έμμεσων και λειτουργικών, και δεν θα υπάρχει μικτό περιθώριο στα χρηματοοικονομικά.

3. Σκεφτείτε προσεκτικά το έμμεσο κόστος.

Το έμμεσο κόστος είναι τα γενικά έξοδα που σχετίζονται άμεσα με τις πωλήσεις, αλλά δεν μπορούν να εντοπιστούν απευθείας σε ένα συγκεκριμένο προϊόν ή εργασία. Στα παραδείγματα περιλαμβάνονται οι μισθοί του εποπτικού εργοστασίου, οι παρεπόμενες προμήθειες (π.χ. ταινία, κόλλα, βίδες), επισκευές μηχανημάτων, ασφάλιση κτιρίων καταστημάτων κ.λπ. Έξοδα όπως έξοδα προετοιμασίας φόρου, μάρκετινγκ και νομικά έξοδα δεν θα θεωρούνται έμμεσο κόστος, αλλά μάλλον λειτουργικά ή γενικές / διαχειριστικές δαπάνες.

Οι περισσότερες εταιρείες επιλέγουν μια μέτρηση, όπως ώρες εργασίας και εκτιμούν ένα ποσοστό ανά ώρα εργασίας που «εξαντλεί» αυτά τα έμμεσα κόστη κατά τη διάρκεια ενός μήνα ή ενός έτους. Για παράδειγμα, σκεφτείτε έναν απλό κατασκευαστή που τον περασμένο μήνα είχε 1.000 $ προμήθειες κατασκευής και 1.000 $ επισκευές καταστημάτων, για συνολικά 2.000 $ έμμεσων δαπανών. Οι εργαζόμενοι στην παραγωγή εργάστηκαν 200 ώρες κατά τη διάρκεια αυτού του μήνα. Με βάση αυτό, η εταιρεία αποφασίζει να κατανείμει έμμεσο κόστος σε μελλοντικά έργα με ρυθμό 10 $ ανά ώρα (συνολικό κόστος 2.000 $ / 200 ώρες εργασίας στο κατάστημα).

Καθώς κάθε ώρα του κόστους εργασίας δημοσιεύεται στο σύστημα, το εκτιμώμενο έμμεσο κόστος των 10 $ ανά ώρα δημοσιεύεται επίσης αυτόματα. Εάν οι εργαζόμενοι εργάζονται 300 ώρες, 3.000 $ (300 x $ 10 ανά ώρα) έμμεσων δαπανών θα δημοσιεύονται στην ενότητα του έργου και στις οικονομικές καταστάσεις.

Η ιδέα έχει νόημα, αλλά γίνεται μπερδεμένη όταν αυτή η καταχώρηση φτάσει στα οικονομικά. Σε αντίθεση με το πραγματικό μισθό, τα $ 3.000 είναι μια εγγραφή κοστολόγησης έργου που δεν καταβάλλεται σε μετρητά. Συνεπώς, η αντιστάθμιση δεν θα είναι μετρητά, αλλά μάλλον μια είσοδος - $ 3.000 σε έναν λογαριασμό έμμεσων εξόδων.

Σε ένα καλά σχεδιασμένο γράφημα λογαριασμών, αυτός ο λογαριασμός αντιστάθμισης συνήθως ομαδοποιείται με τους λογαριασμούς που λαμβάνουν τις πραγματικές δαπάνες προμηθειών και επισκευών. Με αυτόν τον τρόπο, εάν οι πραγματικές προμήθειες και επισκευές ανέρχονται συνολικά σε 2.700 $ για το μήνα, μπορείτε να δείτε με μια ματιά ότι το έμμεσο κόστος είχε υπερκατανεμηθεί σε έργα (εφαρμόστηκαν 3.000 $, σε σύγκριση με τα 2.700 $).

Αυτό το σημείο δεν προορίζεται να είναι λόγος για το κόστος του έργου, αλλά για να ευαισθητοποιήσει ότι το γράφημα των λογαριασμών πρέπει να προσαρμόσει προσεκτικά την προσέγγιση του οργανισμού στο έμμεσο κόστος. Μπορεί να είναι ένα από τα πιο συγκεχυμένα στοιχεία στις οικονομικές εκθέσεις, ειδικά εάν η προσέγγιση δεν είναι καλά οργανωμένη και απλή.

Η έμμεση κοστολόγηση ισχύει για εταιρίες προσανατολισμένες στο έργο, ιδίως κατασκευαστές και εργολάβους κατασκευών. Εταιρείες που δεν είναι προσανατολισμένες στο έργο, όπως λιανοπωλητές και εστιατόρια, συνήθως δεν θα ενσωματώνουν το έμμεσο κόστος στη δομή του λογαριασμού τους.

4. Οργανώστε τα λειτουργικά έξοδα ώστε να αντικατοπτρίζουν τις προτιμήσεις των κατόχων και να ταιριάζουν με το επίπεδο λεπτομέρειας του προϋπολογισμού.

Υπάρχουν πολλοί τρόποι κοπής δεδομένων. Για παράδειγμα, το Meals Expense μπορεί να είναι ένας αυτόνομος λογαριασμός ή μπορεί να κατανέμεται σε όλες τις κατηγορίες στις οποίες αναφέρονται τα γεύματα, όπως Μάρκετινγκ, Συνέδρια ή Ταξίδια.

Δεν υπάρχει ένας σωστός τρόπος, αλλά το γράφημα των λογαριασμών πρέπει να αντικατοπτρίζει αυτό που θέλουν να δουν οι τελικοί χρήστες των χρηματοοικονομικών. Είναι σημαντικό να μάθετε από την ομάδα διαχείρισης πώς θέλουν να αντιμετωπίσουν τα έξοδα, όπως γεύματα ή συνδρομές τεχνολογίας. Θέλουν να ενσωματωθούν στην κατηγορία με την οποία σχετίζονται (π.χ. μάρκετινγκ ή χρηματοδότηση) ή θέλουν να τους δουν να είναι μόνοι;

Εκτός αυτού, για εταιρείες που υπόκεινται στους φορολογικούς κανονισμούς των ΗΠΑ, το Meals είναι ένα παράδειγμα όπου θα θέλατε έναν εύκολο τρόπο για να δώσετε στον φορολογικό σας λογιστή ένα αυτόνομο συνολικό ποσό στο τέλος του έτους. Εάν επιλέξετε να διανείμετε γεύματα σε σχετικές κατηγορίες, θα θέλετε να τα διατηρήσετε σε διακριτούς λογαριασμούς σε κάθε κατηγορία.

Στο τέλος, το διάγραμμα λογαριασμών, ο προϋπολογισμός και οι προτιμήσεις διαχείρισης πρέπει να ευθυγραμμιστούν σε ένα αποτελεσματικό λογιστικό σύστημα.

5. Χρησιμοποιήστε αριθμούς λογαριασμού, εάν δεν είστε ήδη.

Οι αριθμοί λογαριασμού είναι όπως οι αριθμοί κάδου σε μια αποθήκη. Οι πενταψήφιοι βασικοί αριθμοί λογαριασμών λειτουργούν καλά (τέσσερις για μια πολύ απλή ρύθμιση). Βέλτιστη πρακτική είναι η χρήση των 10000s για λογαριασμούς περιουσιακών στοιχείων, 20000s για υποχρεώσεις, 29000s για ίδια κεφάλαια, 30000s για πωλήσεις, 40000s-50000s για άμεσες / έμμεσες δαπάνες, 60000-70000s για λειτουργικά / γενικά έξοδα και 80000-90000s για λογαριασμούς εκτός λειτουργίας όπως οι τόκοι και οι φόροι.

Διαδώστε προσεκτικά τους αριθμούς του λογαριασμού σας για να αφήσετε περιθώριο ανάπτυξης. Για παράδειγμα, εάν ο κύριος λογαριασμός Business Checking είναι 10000, ο λογαριασμός Checkroll Checking μπορεί να είναι 10100. Μετά από αυτό, μπορείτε να μεταβείτε στο 11000 για λογαριασμούς εισπρακτέους (συνήθως την επόμενη κατηγορία στοιχείων). Αυτό αφήνει 10200, 10300, κ.λπ. για μελλοντικούς λογαριασμούς μετρητών και επιταγών, και αφήνει ολόκληρη την ομάδα 11000 για άλλους εισπρακτέους λογαριασμούς (π.χ., απαιτήσεις υπαλλήλων ή ενδοεταιρικές απαιτήσεις).

Για λογαριασμούς εισοδήματος και εξόδων, συνιστώνται ρυθμίσεις γονέων-παιδιών για τη διευκόλυνση της ταυτόχρονης αναφοράς περίληψης και λεπτομερειών. Για παράδειγμα, φανταστείτε μια εταιρεία τεχνολογίας με τρεις ροές εσόδων. Ο λογαριασμός γονικού επιπέδου για τις Πωλήσεις θα ήταν 30000 Πωλήσεις. Καμία συναλλαγή δεν θα δημοσιεύτηκε σε αυτόν τον λογαριασμό. Κάτω από αυτό θα μπορούσαν να είναι οι θυγατρικοί λογαριασμοί: 31000 Sales-Web Design, 32000 Sales-Server Management και 33000 Sales-Hardware.

Αποφύγετε περισσότερα από 2 ή 3 επίπεδα λογαριασμών παιδιών. Για παράδειγμα, 33000 Sales-Hardware θα μπορούσαν να χωριστούν περαιτέρω σε 33100 Sales-Hardware-Computers και 33200 Sales-Hardware-Printers. Οι εκτυπωτές υλικού θα μπορούσαν να διαχωριστούν περαιτέρω στο 33210 Hardware-Printers-HP και 33220 Hardware-Printers-Canon. Σε αυτό το σημείο, η περαιτέρω λεπτομέρεια μπορεί να είναι περισσότερο κακό παρά βοήθεια και να οδηγήσει σε ανακριβή λογιστική. Είναι γενικά καλύτερο να έχουμε λιγότερες λεπτομέρειες και να τη διατηρούμε ακριβείς από το να έχουμε υπερβολικές ποσότητες λεπτομερειών που τείνουν να είναι ανακριβείς.

Για οργανωτική κομψότητα, διατηρήστε τους αριθμούς και τις περιγραφές συνεπείς. Ευθυγραμμίστε τους αριθμούς λογαριασμού άμεσου κόστους με τους αντίστοιχους αριθμούς λογαριασμού πωλήσεων. Για παράδειγμα, για να παρακολουθείτε το κόστος του υλικού που αγοράσατε για μεταπώληση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον αριθμό λογαριασμού 43000 COS-Hardware, ο οποίος θα ευθυγραμμίστηκε αριθμητικά με 33000 Sales-Hardware (οι θυγατρικοί λογαριασμοί θα ευθυγραμμίζονταν επίσης). Η συνέπεια είναι χρήσιμη όταν σχεδιάζετε οικονομικές εκθέσεις ή πραγματοποιείτε εγγραφές σε περιοδικά, και έχει νόημα και για τους μη λογιστές.

Σε σχετική σημείωση, ορισμένοι εμπειρογνώμονες (ιδιαίτερα οι εφαρμοστές λογισμικού και οι επαγγελματίες IT) συνιστούν να έχουν μόνο λίγους λογαριασμούς στο γράφημα λογαριασμών και αντί να χρησιμοποιούν τις λεπτομερείς αναφορές στις διάφορες ενότητες του λογιστικού λογισμικού σας.

Για παράδειγμα, μπορείτε να βάλετε όλα τα τιμολόγια πελατών σε έναν λογαριασμό πωλήσεων. Δεν θα υπήρχαν λεπτομέρειες στις οικονομικές σας καταστάσεις. Θα λάβετε τις λεπτομέρειες μεταβαίνοντας στη μονάδα πωλήσεων και εκτελώντας αναφορές τιμολογίων, όπως Πωλήσεις ανά κατηγορία πωλήσεων ή πωλήσεις ανά πελάτη. Σε κάποιο επίπεδο, αυτό γίνεται ούτως ή άλλως. Η ενότητα Μισθοδοσίας είναι μια άλλη που έχει συχνά εκτεταμένη δυνατότητα αναφοράς που υπερβαίνει οτιδήποτε θα παρέχει το γράφημα λογαριασμών. Η ενότητα Projects είναι άλλη. Γιατί λοιπόν να μην παραλείψετε όλες τις λεπτομέρειες στο γράφημα των λογαριασμών και να ακολουθήσετε αυτήν τη διαδρομή;

Ενώ ακούγεται υπέροχο θεωρητικά, στην πράξη οι οικονομικές καταστάσεις είναι αυτές που δημιουργούνται και ελέγχονται πιστά από τη διοίκηση κάθε μήνα. Η λεπτομερής αναφορά από τις διάφορες ενότητες απαιτεί συχνά κάποια προσπάθεια για να βεβαιωθείτε ότι συνδέεται με τα οικονομικά και λόγω αυτού (και άλλων λόγων), δεν γίνεται με συνέπεια. Η ενσωμάτωση κάποιου επιπέδου λεπτομέρειας στο γράφημα των λογαριασμών είναι ένας πρακτικός τρόπος για να διασφαλιστεί ότι οι βασικές πληροφορίες είναι πάντα στο πρόσωπο της ομάδας διαχείρισης.

6. Εξετάστε ξεχωριστούς λογαριασμούς για βασικές καταχωρήσεις στο τέλος του μήνα.

Οι καλές οικονομικές αναφορές στο τέλος του μήνα γίνονται ακριβείς με μεγάλες καταχωρήσεις ημερολογίου χωρίς μετρητά. Για παράδειγμα, εάν οι μισθοί που κερδίστηκαν από τις 18 έως τις 31 Οκτωβρίου καταβάλλονται στις 7 Νοεμβρίου, πρέπει να δημοσιεύσετε μια εγγραφή στο περιοδικό για να μετακινήσετε αυτό το κόστος μετρητών στις 7 Νοεμβρίου στις 31 Οκτωβρίου, για να κάνετε τα οικονομικά του Οκτωβρίου ακριβή.

πώς να μεταγλωττίσετε τον κώδικα c++

Εάν το ποσό της εγγραφής στο ημερολόγιο αναμειγνύεται με τους λογαριασμούς τακτικών μισθών, μπορεί να είναι δύσκολο να δούμε πόσα από τα έξοδα των μισθών σχετίζονται με τις πληρωμές σε μετρητά και πόσα έχουν συγκεντρωθεί. Το ίδιο ισχύει και για σύνθετες καταχωρίσεις περιοδικών που προσαρμόζουν τις τιμές εργασίας σε εξέλιξη (WIP) ή για καταχωρίσεις χρεώσεων σε εταιρείες που εργάζονται με έργα πολλών μηνών.

Μπορεί να είναι χρήσιμο να διοχετεύσετε αυτές τις εγγραφές για να διαχωρίσετε λογαριασμούς. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε έναν γονικό λογαριασμό 45000 Άμεση εργασία και τρεις θυγατρικούς λογαριασμούς: 45100 Εργατική Παραγωγή, 45200 Αλλαγή σε δεδουλευμένη εργασία και 45300 Αλλαγή στην Εργασία WIP. Η λεπτομέρεια διευκολύνει την εξήγηση του συνολικού τυλιγμένου εργατικού ποσού στην εκτελεστική ομάδα, η οποία τείνει να σκέφτεται μόνο όσον αφορά τους μισθούς που καταβάλλονται σε μετρητά εκείνο τον μήνα.

7. Μεγιστοποιήστε τη λειτουργικότητα του λογιστικού λογισμικού σας.

Ένα από τα πλεονεκτήματα ενός ισχυρού γραφήματος λογαριασμών είναι ότι μπορεί να παρατείνει την ωφέλιμη ζωή ακόμη και λογισμικού λογισμικού εισόδου. Συχνά η απογοήτευση με χρηματοοικονομικές αναφορές μπορεί να διορθωθεί αναδιαμόρφωση του γραφήματος λογαριασμών , αντί να περάσει από την πολύ οδυνηρή διαδικασία μετεγκατάσταση σε νέο λογισμικό .

Ένα βασικό βήμα στη συνέχεια είναι να δομήσετε το γράφημα των λογαριασμών για να μεγιστοποιήσετε την ικανότητα του λογισμικού. Μια πλατφόρμα όπως το Microsoft Dynamics NAV χρησιμοποιεί μόνο βασικούς αριθμούς λογαριασμού συν ετικέτες ('διαστάσεις') για να κωδικοποιεί κάθε δαπάνη σε μια συγκεκριμένη τοποθεσία ή τμήμα. Μια πλατφόρμα όπως το Vista by Viewpoint χρησιμοποιεί τμήματα λογαριασμού. Ο λογαριασμός 40000.01.02 μπορεί να είναι Άμεσα Υλικά (40000) για το Τμήμα Σκυροδέματος (02) στην τοποθεσία της Βοστώνης (01). Τα QuickBooks και το Xero το κάνουν με έναν άλλο τρόπο. Να είστε πρόθυμοι να τροποποιήσετε τη δομή του λογαριασμού σας για να συνεργαστείτε με το λογισμικό και όχι το αντίστροφο.

Δεδομένου ότι οι χρηματοοικονομικές αναφορές και το γράφημα των λογαριασμών συνδέονται τόσο αναπόσπαστα, είναι επίσης σημαντικό να ληφθεί υπόψη η δυνατότητα χρηματοοικονομικής αναφοράς του λογισμικού κατά την ανανέωση ή τη δημιουργία του γραφήματος λογαριασμών. Για παράδειγμα, εάν το λογισμικό δεν σας επιτρέπει να αναδιατάξετε τη σειρά των λογαριασμών στις οικονομικές καταστάσεις, καθίσταται πολύ κρίσιμος ο τρόπος παραγγελίας του γραφήματος των λογαριασμών σας.

Η λειτουργικότητα του γραφήματος λογαριασμών είναι ίσως το πιο σημαντικό χαρακτηριστικό του λογιστικού λογισμικού και των χρηματοοικονομικών αναφορών. Το λογισμικό σε επίπεδο εισόδου με ισχυρή λειτουργικότητα COA μπορεί να λειτουργήσει για πολλά χρόνια. Το αντίστροφο ισχύει επίσης.

Πρόσφατα συμβουλεύτηκα μια εταιρεία παραγωγής / λιανικής προσαρμοσμένης παραγωγής 10 εκατομμυρίων δολαρίων στο χείλος του διαχωρισμού των λογιστικών τους αρχείων (τα αρχεία, όχι της ίδιας της εταιρείας) σε δύο ξεχωριστές «εταιρείες» για να μπορέσω να λάβω τη σαφήνεια αναφοράς που επιθυμούσαν απεγνωσμένα. Κάνοντας στρατηγικές τροποποιήσεις στο γράφημα των λογαριασμών τους και αξιοποιώντας καλύτερα τις δυνατότητες αναφοράς του λογισμικού τους, καταφέραμε να αποκτήσουμε την οικονομική προβολή που χρειάζονταν χωρίς να τους επιδιώξουμε μια πιθανή καταστροφή υψηλού κόστους.

Ένα καλό γράφημα λογαριασμών είναι θεμελιώδες

Ένα αποτελεσματικό διάγραμμα δομών λογαριασμών οδηγεί άμεσα ή έμμεσα σχεδόν όλες τις χρηματοοικονομικές αναφορές. Ωστόσο, πολλοί οργανισμοί αγνοούν αυτήν τη θεμελιώδη ιδέα και αδυνατούν μαζί με τις ανεκπλήρωτες προσδοκίες.

Σε αντίθεση με ορισμένα θεμελιώδη προβλήματα, ένα γράφημα λογαριασμών μπορεί να βελτιστοποιηθεί σχετικά γρήγορα . Ένα καλά εκτελεσμένο αναδιαμόρφωση μπορεί γενικά να εφαρμοστεί μέσα σε ένα μήνα και να έχει αισθητή επίδραση στην οικονομική αναφορά αμέσως.

Επειδή οι περισσότερες εταιρείες (και CFOs) δημιουργούν ένα γράφημα λογαριασμών ίσως μία φορά ανά δεκαετία, μπορεί να είναι ένα ιδανικό έργο για εξωτερική ανάθεση. Επικοινωνήστε με το ApeeScape αν θέλετε βοήθεια, κάνοντας αυτό το απλό αλλά απίστευτα σημαντικό αποτέλεσμα, ανεβάζοντας τον οργανισμό σας στο επόμενο επίπεδο.

Κατανόηση των βασικών

Ποιοι είναι οι πέντε τύποι λογαριασμών;

Οι τρεις τύποι λογαριασμού ισολογισμού: περιουσιακά στοιχεία, υποχρεώσεις και ίδια κεφάλαια - και οι δύο τύποι λογαριασμού λογαριασμού αποτελεσμάτων: έσοδα και έξοδα.

Είναι το γενικό καθολικό ίδιο με το γράφημα λογαριασμών;

Όχι. Το γράφημα των λογαριασμών είναι η λίστα των λογαριασμών στις οποίες πραγματοποιούνται οι συναλλαγές. Το γενικό καθολικό είναι το αρχείο όλων των συναλλαγών που πραγματοποιήθηκαν σε κάθε λογαριασμό στη λίστα.

Γιατί είναι σημαντικό ένα γράφημα λογαριασμών;

Το διάγραμμα των λογαριασμών καθορίζει το επίπεδο λεπτομέρειας που διατίθεται για χρηματοοικονομικές αναφορές. Το γράφημα των λογαριασμών είναι επομένως το θεμέλιο των οικονομικών καταστάσεων.

Ποιος είναι ο σκοπός ενός γραφήματος λογαριασμών;

Το γράφημα λογαριασμών είναι μια οργανωμένη λίστα λογαριασμών ή «κουβάδες» για την καταγραφή λογιστικών συναλλαγών. Χωρίς ένα γράφημα λογαριασμών, θα ήταν αδύνατο να δούμε με μια ματιά σε ποιοι λογαριασμοί είναι διαθέσιμοι για την καταγραφή μιας συναλλαγής.