Πριν από επτά χρόνια, όταν μπήκα για πρώτη φορά σε μια ιδιωτική εταιρεία επενδύσεων, μου ανέθεσαν να δημιουργήσω ένα οικονομικό μοντέλο για ένα έργο greenfield. Τα αποτελέσματα του χρηματοοικονομικού μοντέλου επρόκειτο να παρουσιαστούν στα στελέχη και τους μετόχους - την πρώτη φορά που θα έκανα κάτι τέτοιο.

Χαιρετώντας από ένα υπόβαθρο ελέγχου, δημιούργησα μια λεπτομερή σελίδα περίληψης που δείχνει σχεδόν όλες τις παραδοχές, πλήρες P&L, ισολογισμό και ταμειακές ροές, γραφήματα και γραφήματα για κάθε στοιχείο γραμμής οικονομικής κατάστασης και κάθε είδους εξηγήσεις. Κατά την παρουσίασή του στα στελέχη, ένιωθα τη σύγχυση τους. Προσπάθησαν να κατανοήσουν τη λογική πίσω από κάθε πληροφορία που παρουσιάζεται στη σελίδα περίληψης. Η διαδικασία αποδείχθηκε πολύ αναποτελεσματική και χρονοβόρα για όλους.

Εκείνη την ημέρα, έμαθα ότι ένα καλό οικονομικό μοντέλο είναι σαν ένα καλό έπιπλο - παρόλο που ο ξυλουργός ξοδεύει πολύ χρόνο τελειοποιώντας κάθε λεπτομέρεια, ο πελάτης βλέπει και εκτιμά μόνο το τελικό προϊόν. Μόνο πολύ λίγοι πελάτες θα ήθελαν να δουν τη διαδικασία λεπτομερώς. Αυτοί οι πελάτες τείνουν επίσης να ζητούν και να διερευνούν οι ίδιοι αυτές τις λεπτομέρειες. Το ίδιο ισχύει και για τα χρηματοοικονομικά μοντέλα. Ακόμα και όταν ένας σύμβουλος ξοδεύει πολύ χρόνο για τη δημιουργία του μοντέλου και της ανάλυσης, πρέπει να περιορίσουμε την επιθυμία να δείξουμε όλη την προσπάθεια που καταβάλλουμε στη δουλειά μας. Αντίθετα, πρέπει να δώσουμε έμφαση σε σημαντικά σημεία της προηγούμενης απόδοσης και των μελλοντικών προβλέψεων για να διευκολύνουμε τη διαδικασία λήψης αποφάσεων για τους χρήστες.

Από την επαγγελματική μου εμπειρία να κάνω λάθη και να βρίσκω λύσεις, έχω εντοπίσει μερικούς προσβάσιμους τρόπους για να χρησιμοποιήσω την οπτικοποίηση οικονομικών δεδομένων που θα κάνουν τα μοντέλα πιο κατανοητά.

Κατανόηση του σκοπού του μοντέλου

Το σημείο εκκίνησης για τη δημιουργία ενός υγιούς οικονομικού μοντέλου είναι η κατανόηση του σκοπού του απαντώντας στις ακόλουθες ερωτήσεις:

1. Ποιος θα χρησιμοποιήσει το οικονομικό μοντέλο; Ποιο είναι το κοινό, ποιο είναι το επίπεδο των τεχνικών γνώσεών τους για το Excel και το ίδιο το θέμα κ.λπ.;
2. Ποια είναι η προσδοκία του χρήστη όταν χρησιμοποιεί ή βασίζεται στο οικονομικό μοντέλο;
3. Πώς θα βοηθήσει το μοντέλο τον καθορισμένο χρήστη να λάβει την επιθυμητή απόφαση; Τι αποτέλεσμα ή KPI αναζητά ο χρήστης (π.χ. IRR, NPV, όγκος πωλήσεων κ.λπ.);

1) Ποιος;

Οι τύποι και η πολυπλοκότητα των χρηματοοικονομικών μοντέλων ποικίλλουν σημαντικά από τους υπολογισμούς «πίσω από το φάκελο» έως τα περίπλοκα χρηματοοικονομικά μοντέλα που υπολογίζουν με ακρίβεια τις μελλοντικές επιδόσεις, τις συνέργειες, τις οικονομίες κλίμακας κ.λπ. Ο τύπος των χρηστών χρηματοοικονομικών μοντέλων θα μπορούσε επίσης να είναι αρκετά διαφορετικός - από Ο γκουρού του Excel αναλύει το οικονομικό σας μοντέλο για να παρουσιάσει τα ευρήματα στους ανωτέρους τους, σε συναδέλφους από άλλα τμήματα που δεν έχουν οικονομικό υπόβαθρο. Ο Alberto Mihelcic Bazzana προσφέρει συμβουλές και λεπτομερείς οδηγίες για τη δημιουργία οικονομικών μοντέλων στο δικό του άρθρο σχετικά με τις βέλτιστες πρακτικές οικονομικής μοντελοποίησης και εξηγεί τους διαφορετικούς τύπους μοντέλων. Η κατανόηση ποιος είναι ο χρήστης του οικονομικού μοντέλου θα βοηθήσει να γίνει το μοντέλο φιλικό προς το χρήστη, που είναι ο απώτερος στόχος του.

2) Τι;

Τα χρηματοοικονομικά μοντέλα μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη λήψη αποφάσεων σχετικά με την παροχή χρηματοδότησης ή επένδυσης, την προσθήκη ή την αφαίρεση σειρών προϊόντων, την είσοδο σε νέες αγορές ή πιο απλά, την αποτίμηση περιουσιακών στοιχείων ή επενδύσεων χρησιμοποιώντας τη μέθοδο DCF. Στην πλειονότητα των περιπτώσεων, τα μοντέλα χρησιμοποιούνται για τη λήψη κάποιου είδους οικονομικής ή / και στρατηγικής απόφασης, αλλά μερικές φορές επίσης για τον σχεδιασμό βραχυπρόθεσμων και τακτικών βημάτων ή ακόμη και για την κατανόηση του όγκου του κεφαλαίου κίνησης υπό διαφορετικές συνθήκες ή σενάρια. Ο ειδικός που προετοιμάζει το οικονομικό μοντέλο πρέπει να έχει υπόψη του τι προσπαθεί να επιτύχει ή να λύσει ο υπεύθυνος λήψης αποφάσεων χρησιμοποιώντας το μοντέλο. Για αυτόν τον λόγο, η οπτικοποίηση οικονομικών δεδομένων είναι ζωτικής σημασίας.

3) Πώς;

Τώρα που είναι σαφές ποιος θα χρησιμοποιήσει το μοντέλο και τι αναμένει ο χρήστης να επιτύχει με αυτό, ο σύμβουλος πρέπει να καταλάβει πώς μπορεί να βοηθήσει το μοντέλο. Πρέπει να καταλάβετε ποιες είναι οι κρίσιμες υποθέσεις ή ποια ευρήματα επηρεάζουν τη διαδικασία λήψης αποφάσεων. Υπάρχει ένα συγκεκριμένο KPI που είναι ιδιαίτερα σημαντικό για τη λήψη αποφάσεων; Υπάρχουν κρίσιμες υποθέσεις που θα επηρεάσουν το τελικό αποτέλεσμα; Αυτή η κατανόηση θα βοηθήσει τον σύμβουλο να επιστήσει την προσοχή του χρήστη στα σωστά μέρη του μοντέλου, το οποίο με τη σειρά του εξοικονομεί «χρόνο αναζήτησης» του χρήστη και επιτρέπει μια κριτική αξιολόγηση του έργου.

Εφιστώντας την προσοχή του χρήστη στο Πως Μέρος του μοντέλου

Προκειμένου να συνοψίσει το οικονομικό μοντέλο με τρόπο που επιτρέπει στον χρήστη να επικεντρωθεί στις βασικές παραδοχές και ευρήματα, η βέλτιστη πρακτική είναι να χρησιμοποιήσετε μια ξεχωριστή σελίδα περίληψης ή πίνακα ελέγχου. Η σελίδα περίληψης θα πρέπει να προσφέρει μια λογική ακολουθία, αν και όχι ως αναφορά ή υπόμνημα που παρέχει μια εξήγηση χρησιμοποιώντας προτάσεις και παραγράφους. Άλλες τεχνικές πρέπει να εφαρμοστούν για να καθοδηγήσουν τον αναγνώστη και να τους βοηθήσουν να κατανοήσουν τις αιτίες και τα αποτελέσματα.

Στο βιβλίο της Αφήγηση με δεδομένα , Ο Cole Knaflic εξηγεί λεπτομερώς πώς να εστιάσει την προσοχή του κοινού με τη βοήθεια οπτικών ενδείξεων. Μεταξύ άλλων τεχνικών, η Knaflic προτείνει τη χρήση των αρχών της οπτικής αντίληψης Gestalt 'Όταν πρόκειται να προσδιορίσουμε ποια στοιχεία στα οπτικά μας είναι σήματα (οι πληροφορίες που θέλουμε να επικοινωνήσουμε) και ποια μπορεί να είναι θόρυβος (ακαταστασία).' Ιδρύθηκε στις αρχές του 20ού αιώνα, το Σχολή Ψυχολογίας Gestalt πρότεινε για πρώτη φορά «τις αρχές της ομαδοποίησης» - μια θεωρία που υπονοεί ότι ο ανθρώπινος εγκέφαλος τείνει να απλοποιήσει την αντίληψή του για το περιβάλλον. Το εξωτερικό ερέθισμα / αντικείμενο γίνεται αντιληπτό ως σύνολο και όχι συνδυασμός των συστατικών του. Οι ακόλουθες αρχές ομαδοποίησης είναι χρήσιμες για να λάβετε υπόψη κατά τη δημιουργία της συνοπτικής σελίδας: εγγύτητα, ομοιότητα, κλείσιμο, κοινή μοίρα, συνέχεια. Ο Κάμερον Τσάπμαν προσφέρει μια καλή εξήγηση αυτών των αρχών σε αυτήν ανάρτηση εξηγώντας τις αρχές σχεδιασμού του Gestalt.

Αρχές Gestalt

Θα επεξηγήσουμε αυτές τις αρχές με μερικά παραδείγματα (τα δεδομένα που χρησιμοποιούνται στα γραφήματα και στους πίνακες προορίζονται μόνο για σκοπούς επίδειξης):

Εγγύτητα και ομοιότητα

Το διάγραμμα συγκρίνει τις πωλήσεις της εταιρείας-στόχου με τους ανταγωνιστές της. Οι πωλήσεις ομαδοποιούνται με βάση διαφορετικές κατηγορίες προϊόντων. Χρησιμοποιήθηκαν δύο αρχές για να γίνει ευκολότερη η ανάγνωση και κατανόηση του γραφήματος: εγγύτητα και ομοιότητα.

πρότυπο φύλλου όρου για απόκτηση

• Εγγύτητα : «Ο νόμος της εγγύτητας υποδηλώνει ότι τα αντικείμενα που βρίσκονται κοντά στο άλλο τείνουν να θεωρούνται ως ομάδα». Καθώς οι πωλήσεις παρόμοιων προϊόντων παρουσιάζονται το ένα κοντά στο άλλο, ο αναγνώστης κατανοεί ότι σχετίζονται.
• Ομοιότητα : Ο νόμος της ομοιότητας αναφέρει ότι οι άνθρωποι τείνουν να «ομαδοποιούν παρόμοια αντικείμενα». Καθώς οι πωλήσεις της εταιρείας-στόχου δίνονται με το ίδιο εταιρικό χρώμα για διαφορετικούς τύπους προϊόντων, καθίσταται προφανές ότι αυτά συνδέονται κάπως και ανήκουν σε ένα σύνολο.

Συνέχεια και κοινή μοίρα

Η απεικόνιση της σχέσης μεταξύ πραγματικών και προβλεπόμενων αριθμών θα μπορούσε να είναι ένα χρήσιμο εργαλείο για τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων. Η συνέχεια και η κοινή μοίρα είναι αρχές του Gestalt που μπορούν να βοηθήσουν στην εμφάνιση μιας τέτοιας σχέσης. Η αρχή της συνέχειας του Gestalt εξηγεί ότι «τα σημεία που συνδέονται με ευθείες ή καμπύλες γραμμές φαίνονται με τρόπο που ακολουθεί την ομαλότερη διαδρομή».

Χρησιμοποιήθηκε μια διακεκομμένη γραμμή για την προβολή προβολών των πωλήσεων της εταιρείας και τη διάκριση των μελλοντικών προϋπολογισμών από τους πραγματικούς ιστορικούς αριθμούς. Αν και υπάρχει χώρος μεταξύ των γραμμών, ο αναγνώστης το αντιλαμβάνεται ως σύνολο.

Η αρχή της κοινής μοίρας δηλώνει «ότι οι άνθρωποι θα ομαδοποιούν πράγματα που δείχνουν ή κινούνται προς την ίδια κατεύθυνση». Σε αυτήν την περίπτωση, η εταιρεία καταφέρνει να διατηρήσει το μικτό περιθώριο κέρδους μεταξύ 50% και 55%. Τα έσοδα από τις πωλήσεις και το μικτό κέρδος κινούνται έτσι προς την ίδια κατεύθυνση. Είναι ευκολότερο για τον αναγνώστη να αντιληφθεί και να κατανοήσει μια τέτοια συσχέτιση.

Κλείσιμο

Σύμφωνα με την αρχή του κλεισίματος Gestalt, «εάν κάτι λείπει σε μια κατά τα άλλα πλήρη μορφή», οι άνθρωποι τείνουν να το προσθέτουν διανοητικά. Το παρακάτω διάγραμμα διευκολύνει την κατανόηση του συνολικού όγκου πωλήσεων, του μικτού κέρδους και του καθαρού κέρδους για την προηγούμενη περίοδο. Παρόλο που δείχνει μόνο τις περιοχές ακαθάριστου κέρδους και καθαρού κέρδους, ο αναγνώστης μπορεί να «φανταστεί» ότι το διάγραμμα περιοχής πωλήσεων ξεκινά από το μηδέν σημείο και συνεχίζεται παραπάνω.

Ποια από τις παρακάτω προτάσεις είναι αληθής όσον αφορά τον επιχειρησιακό προϋπολογισμό ή τον προϋπολογισμό κεφαλαίου;

Δεν είναι απαραίτητο να χρησιμοποιείτε πάντα γραφήματα και γραφήματα για την απεικόνιση των προβλεπόμενων αποτελεσμάτων ή βασικών παραδοχών στο οικονομικό μοντέλο. Μερικές φορές (πιο συχνά από ό, τι νομίζετε), είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε έναν απλό πίνακα με μορφοποίηση υπό όρους ή ακόμη και ένα μόνο κελί που επισημαίνεται.

Αυτοί οι πίνακες παρέχουν μια ανάλυση ευαισθησίας του όγκου πωλήσεων του ξενοδοχείου για το έτος σταθεροποίησης (στην περίπτωση αυτή, έτος 4 από την έναρξη της λειτουργίας). Η ανάλυση ευαισθησίας βασίζεται σε δύο μεταβλητές: πληρότητα και ADR (μέσος ημερήσιος ρυθμός). Ο στόχος διαχείρισης είναι η επίτευξη πωλήσεων μεταξύ 8 εκατομμυρίων $ και 9 εκατομμυρίων $. Απλώς σχεδιάζοντας μια γραμμή για τα στοιχεία πωλήσεων στόχου, ο αναγνώστης μπορεί εύκολα να περιηγηθεί στον πίνακα και να καταλάβει ποιοι είναι οι κύριοι οδηγοί για αυτόν τον στόχο.

Τι πρέπει και δεν πρέπει

Υπάρχουν μερικά απλά πλαίσια που μπορείτε να επιλέξετε για να διευκολύνετε την πλοήγηση και την κατανόηση του οικονομικού μοντέλου και της οπτικοποίησης:

• Συμπεριλάβετε πάντα τον πίνακα περιεχομένων ή τη συνοδευτική σελίδα με το σχετικό μύθο. Μια συνοδευτική σελίδα βοηθά τον χρήστη να κατανοήσει τη δομή του οικονομικού μοντέλου. Μπορούν εύκολα να καταλάβουν σε ποια καρτέλα πρέπει να αναφέρονται για συγκεκριμένες πληροφορίες (π.χ. παραδοχές, λεπτομερείς υπολογισμούς της χρηματοδότησης ή άλλων προγραμμάτων οδήγησης, προβλεπόμενες οικονομικές καταστάσεις, σελίδα περίληψης κ.λπ.). Το μύθο θα πρέπει να καθορίζει τις μονάδες στις οποίες παρουσιάζεται κυρίως το μοντέλο (χιλιάδες, εκατομμύρια, USD, EUR κ.λπ.) και τη λογική πίσω από τη χρήση διαφορετικών χρωμάτων γραμματοσειράς, γεμίσματος κυψελών, περιγραμμάτων ή άλλων σημάνσεων.

• Μόλις έχετε στη διάθεσή σας έναν θρύλο (και ακόμα κι αν αποφασίσετε να μην το έχετε), να είστε συνεπείς με τη χρήση της μορφής, των χρωμάτων, των ευθυγραμμίσεων, των μονάδων και άλλων λεπτομερειών σε ολόκληρο το μοντέλο. Ο κανόνας μορφοποίησης μπορεί επίσης να εφαρμοστεί στα γραφήματα και στα γραφήματα του μοντέλου, αλλά αν χρειαστεί, θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα ξεχωριστό υπόμνημα για κάθε γράφημα ή γράφημα.
• Μην χρησιμοποιείτε σωστά τα γραφήματα, π.χ. αφαιρώντας 0 άξονες 0 σημείων ή χειρίζεστε το εύρος του άξονα.

Αυτά τα γραφήματα αντιπροσωπεύουν τους ίδιους αριθμούς - τάση πληρότητας ξενοδοχείων τα τελευταία 10 χρόνια - αλλά το γράφημα στα δεξιά έχει έναν τροποποιημένο κατακόρυφο άξονα. Ο κατακόρυφος άξονας εμφανίζει το εύρος μεταξύ 45% και 75%. Ως αποτέλεσμα αυτής της τροποποίησης, το διάγραμμα δείχνει μια απότομη αύξηση από το 2016. Στην πραγματικότητα, η ετήσια αύξηση σε αυτήν την περίοδο είναι 2-3% (κάτι που είναι επίσης καλό αποτέλεσμα!). Αφαιρώντας το σημείο άξονα 0%, η εικόνα παραμορφώνεται κάπως. Εάν χρησιμοποιούμε πιο υπεύθυνη μορφοποίηση, γίνεται προφανές ότι η τάση είναι πιο «σταθερή» από ό, τι «αυξάνεται». Για τους ίδιους λόγους, αποφύγετε τη χρήση τρισδιάστατων γραφημάτων. Κοιτάζοντας τρισδιάστατα διαγράμματα, ειδικά με προοπτική, καθιστά συχνά δύσκολο να δούμε την πραγματική συσχέτιση μεταξύ πολλών συνόλων δεδομένων.

• Χρησιμοποιήστε χρώματα με φειδώ και με συνέπεια στα γραφήματα και γραφήματα. Πρέπει να θυμάστε ότι ο σκοπός του γραφήματος είναι να επιστήσει την προσοχή του χρήστη σε ένα συγκεκριμένο μέρος. Αντί να έχετε ολόκληρο το φάσμα των χρωμάτων του ουράνιου τόξου, προσπαθήστε να διακρίνετε τις βασικές πληροφορίες από το κύριο μήνυμα. Όπως το θέτει ο Knaflic, 'Επισημάνετε τα σημαντικά πράγματα, εξαλείψτε τις περισπασμούς και δημιουργήστε μια σαφή ιεραρχία πληροφοριών' . Είναι επίσης σημαντικό να χρησιμοποιείτε το ίδιο χρώμα και μορφή για τον ίδιο σκοπό και να είστε συνεπείς - π.χ., εάν αποφασίσετε να δείξετε ιστορικές πωλήσεις με πορτοκαλί γραμμή και προβολές με διακεκομμένη μπλε γραμμή, χρησιμοποιήστε τα ίδια χρώματα και για την απεικόνιση άλλων δεδομένων. Αυτή η αρχή χρησιμοποιήθηκε κατά τη δημιουργία των γραφημάτων που χρησιμοποιήθηκαν σε όλο το άρθρο. Οι μελλοντικές προβολές παρουσιάζονται με μια διακεκομμένη γραμμή, τα ασήμαντα δεδομένα δίνονται με γκρι χρώμα στα γραφήματα και το εταιρικό μπλε και πράσινο χρησιμοποιούνται για να τραβήξουν την προσοχή των αναγνωστών στο σωστό μέρος των γραφημάτων, ενώ το κείμενο σε όλα τα γραφήματα έχει το ίδια μορφή, μέγεθος και χρώμα.

• Λάβετε υπόψη ότι έχουν διαφορετικά χρώματα διαφορετικές έννοιες σε διαφορετικούς πολιτισμούς και καταστάσεις. Διερευνήστε καλά την κουλτούρα του οργανισμού. Εάν είναι δυνατόν, χρησιμοποιήστε εταιρικά χρώματα.

Ο πυλώνας των βέλτιστων πρακτικών της οπτικοποίησης δεδομένων σε χρηματοοικονομικά μοντέλα είναι η δημιουργία μοντέλων και γραφημάτων με γνώμονα τον σκοπό τους. Κατανοήστε από ποιον, τι για, και πώς θα χρησιμοποιηθεί το μοντέλο και η οπτικοποίηση. Να θυμάστε πάντα να σπρώχνετε άσχετες πληροφορίες στο παρασκήνιο και να τονίζετε μόνο τα σημαντικά μέρη του μοντέλου. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ισχυρό εργαλείο για να τραβήξετε την προσοχή του χρήστη στα σωστά ζητήματα και να τους βοηθήσετε να κάνουν τις σωστές ερωτήσεις και να λάβουν τη σωστή απόφαση. Η σωστή κατεύθυνση στη διαδικασία είναι ένα πολύ καλύτερο συναίσθημα από το να δείξουμε πόσο χρόνο και προσπάθεια αφιερώθηκε για την προετοιμασία αυτού του εργαλείου. Για αυτόν τον λόγο, είναι σημαντικό να χρησιμοποιηθούν τεχνικές οπτικοποίησης οικονομικών δεδομένων.

Κατανόηση των βασικών

Τι κάνει ένα καλό οικονομικό μοντέλο;

Το σημείο εκκίνησης για τη δημιουργία ενός υγιούς οικονομικού μοντέλου είναι να κατανοήσουμε τον σκοπό του απαντώντας στις ακόλουθες ερωτήσεις:

Γιατί είναι σημαντική η οπτικοποίηση δεδομένων;

Κατανοήστε πώς θα χρησιμοποιηθεί το μοντέλο και η οπτικοποίηση. Σπρώξτε άσχετες πληροφορίες στο παρασκήνιο και δώστε έμφαση μόνο στα σημαντικά μέρη του μοντέλου. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ισχυρό εργαλείο για να τραβήξετε την προσοχή του χρήστη στα σωστά ζητήματα και να τους βοηθήσετε να κάνουν τις σωστές ερωτήσεις και να λάβουν τη σωστή απόφαση.

Τι είναι οι τεχνικές οπτικοποίησης δεδομένων;

Οι αρχές της οπτικής αντίληψης Gestalt μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την οπτικοποίηση δεδομένων «όταν πρόκειται για τον προσδιορισμό των στοιχείων στα οπτικά μας σήματα (οι πληροφορίες που θέλουμε να επικοινωνήσουμε) και ποια μπορεί να είναι θόρυβος (ακαταστασία)». Οι ακόλουθες αρχές είναι χρήσιμες για να λάβετε υπόψη κατά τη δημιουργία της συνοπτικής σελίδας: εγγύτητα, ομοιότητα, κλείσιμο, κοινή μοίρα, συνέχεια.