Η προτεραιότητα καθυστέρησης αποτελεί βασικό συστατικό της ευέλικτης ανάπτυξης προϊόντων. Ωστόσο, μπορεί να γίνει συντριπτικό όταν υπάρχουν πολλοί ενδιαφερόμενοι: Όλοι κάνουν αιτήματα ανεξάρτητα το ένα από το άλλο και ασύγχρονα, ενώ ο διαχειριστής προϊόντων ξοδεύει πολλές ώρες σε συναντήσεις ένας-προς-έναν, διαπραγματευόμενος μαζί τους σχετικά με τα στοιχεία που θα τα καταφέρει στην επόμενη τρέχω. Το αποτέλεσμα είναι συχνά σπατάλη χρόνου και πόρων.

Για να γεφυρωθεί αυτό το τμήμα και να εξοικονομηθεί χρόνος, η καλύτερη λύση είναι ένα εργαστήριο προτεραιοτήτων που τους επιτρέπει να καταλήξουν σε συναίνεση σχετικά με τη σχετική προτεραιότητα των αιτημάτων τους. Σε αυτήν την εντατική συνεδρία, όλοι οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να συνεργαστούν για να συμφωνήσουν σε ένα σχέδιο που χαρτογραφεί την πορεία προς τα εμπρός.

Το πρόβλημα

Ας εξετάσουμε ένα κοινό σενάριο. Η ομάδα προϊόντων μιας εταιρείας βρέθηκε σε προβληματική κατάσταση με το κορυφαίο προϊόν της εταιρείας. Η ομάδα ανάπτυξης και οι αρχιτέκτονες είχαν θέσει έναν προκλητικό στόχο να μεταφέρουν το προϊόν σε μια πλατφόρμα που βασίζεται σε σύννεφο. Ωστόσο, η πρόοδος ήταν πολύ αργή, επειδή οι προγραμματιστές ήταν απασχολημένοι με βελτιώσεις χαρακτηριστικών προϊόντων και διορθώσεις σφαλμάτων. Υπήρχε μεγάλη τεχνική οφειλή για την αποπληρωμή, η οποία καθιστούσε την ικανότητα της ομάδας να κάνει βελτιώσεις και να προχωρήσει με τα προγραμματισμένα σπριντ τους. Ταυτόχρονα, οι ενδιαφερόμενοι, που ήταν όλοι διαχειριστές λογαριασμών και συνεργάστηκαν απευθείας με τελικούς χρήστες, συνέχισαν να ζητούν βελτιώσεις λειτουργιών για να ικανοποιήσουν τους πελάτες που εκπροσωπούσαν. Παρόλο που οι ενδιαφερόμενοι γνώριζαν ότι η ομάδα ανάπτυξης έβγαλε στοιχεία από την καθυστέρηση μόνο όταν ήταν διαθέσιμα, οι ενδιαφερόμενοι εξακολουθούσαν να αισθάνονται εγκαταλειμμένοι και αγνοημένοι. Ο χρόνος παράδοσης ήταν υψηλός για οποιοδήποτε αίτημα που δεν ήταν έκτακτη ανάγκη και η πυρόσβεση ήταν πολύ συχνή. Επιπλέον, τα αιτήματα των ενδιαφερομένων ήταν τακτικά σε διένεξη.

Οι ενδιαφερόμενοι ήταν δυσαρεστημένοι και ένιωθαν ότι τα αιτήματά τους πήγαν κυρίως σε μια μαύρη τρύπα. Οι πελάτες τους ήταν απογοητευμένοι με το χρονικό διάστημα που χρειάστηκε για την αντιμετώπιση απλών αναφορών σφαλμάτων και για την παράδοση των απαιτούμενων βελτιώσεων. Ως αποτέλεσμα, η ομάδα ανάπτυξης αισθάνθηκε ότι τραβούσε προς πολλές κατευθύνσεις και απλά δεν μπορούσε να κάνει τις τεχνικές βελτιώσεις για να επιτρέψει έναν ταχύτερο κύκλο και χρόνο παράδοσης για να συμβαδίζει με τις ανάγκες των ενδιαφερομένων και των χρηστών. Η ομάδα ανάπτυξης χρειάστηκε κατεύθυνση για το πού να εστιάσει την ενέργειά της, πώς να εξισορροπήσει το τεχνολογικό χρέος με νέα αιτήματα και πώς να δώσει προτεραιότητα στο έργο.

Ο ιδιοκτήτης του προϊόντος αποφάσισε να βάλει όλους σε ένα δωμάτιο και να δει τι συνέβη.

Πώληση του εργαστηρίου σε ενδιαφερόμενους

Το πρώτο βήμα είναι να κερδίσετε buy-in από τα ενδιαφερόμενα μέρη. Σε αυτήν την περίπτωση, ο ιδιοκτήτης του προϊόντος πλησίασε τον διαχειριστή των ενδιαφερομένων και εξήγησε τα οφέλη του προτεινόμενου εργαστηρίου. Ανέφερε ότι ο στόχος ήταν να δοθεί προτεραιότητα στα στοιχεία καθυστέρησης με μια σειρά που θα μπορούσαν να συμφωνήσουν όλοι οι ενδιαφερόμενοι. Αυτά ήταν τα σημεία πώλησης:

• Εξοικονόμηση χρόνου
• Οδήγηση συνεργασίας
• Ευθυγράμμιση της επικοινωνίας έτσι ώστε ο καθένας να ακούει τις ίδιες πληροφορίες και να φύγει με μια κοινή κατανόηση του τι θα παραδώσει η ομάδα ανάπτυξης στη συνέχεια
• Δίνοντας στους ενδιαφερόμενους ένα φόρουμ όπου μπορούν να μιλήσουν και να ακουστούν

Παρέχοντας στους ενδιαφερόμενους ένα δομημένο, διευκολυνμένο φόρουμ στο οποίο μπορούν να εκφράσουν τις ανάγκες τους και να ευθυγραμμιστούν μεταξύ τους τους ενδυναμώνει και τους δίνει μια καλύτερη κατανόηση του συνόλου του τι συμβαίνει στην κατασκευή ενός εξαιρετικού προϊόντος. Στη δική μου δουλειά, διαπίστωσα ότι οι ενδιαφερόμενοι μου είχαν πολύ περισσότερες πιθανότητες να με ειδοποιήσουν για ένα αίτημα, να παράσχουν λεπτομέρειες και να απαντήσουν στις ερωτήσεις μου αφού φιλοξένησα διάφορα εργαστήρια προτεραιότητας καθυστερημένων προϊόντων.

Τρόπος εκτέλεσης εργαστηρίου

Η ικανότητα του εργαστηρίου να επιτύχει τους στόχους του επηρεάζεται σε μεγάλο βαθμό από το ποιος είναι στο δωμάτιο. Βεβαιωθείτε ότι έχετε προσκαλέσει όλους τους σχετικούς ειδικούς:

παραβιάστηκαν πραγματικοί αριθμοί πιστωτικών καρτών

• Βασικοί ενδιαφερόμενοι του προϊόντος: διαχειριστές λογαριασμών, διευθυντής λογαριασμού, διαχειριστής εξυπηρέτησης πελατών κ.λπ.
• Διαχειριστής προϊόντων (ή ιδιοκτήτης προϊόντος)
• Master Scrum
• Ειδικοί στο αντικείμενο του θέματος

Φροντίστε να στείλετε μια λεπτομερή ημερήσια διάταξη, εξηγώντας τι θα συζητηθεί και πότε. Αυτό θα δώσει στους ενδιαφερόμενους την ευκαιρία να υποβάλουν ερωτήσεις ή να υποβάλουν προτάσεις εκ των προτέρων και να κρατήσουν όλους εστιασμένους στη διάρκεια της συνάντησης.

Πώς να προετοιμάσετε το δωμάτιο

Πριν φτάσουν οι συμμετέχοντες, προετοιμάστε την αίθουσα συσκέψεων, ώστε οι συμμετέχοντες να μπορούν να βουτήξουν απευθείας στις ασκήσεις του εργαστηρίου. Πρώτον, θα πρέπει να παρουσιάσετε το καθυστέρηση προϊόντος αντικείμενα στον τοίχο — εκτυπώστε τα στοιχεία καθυστέρησης ή γράψτε τα σε κάρτες ευρετηρίου.

Αυτές οι κάρτες αντιπροσωπεύουν τις δυνατότητες και τις βελτιώσεις που η ομάδα σας σχεδιάζει να εφαρμόσει στο εγγύς μέλλον. Κολλήστε τα στον τοίχο της αίθουσας συσκέψεων και τακτοποιήστε τα με την τρέχουσα σειρά καθυστερήσεων - από την υψηλότερη προτεραιότητα στο ένα άκρο έως τη χαμηλότερη προτεραιότητα στο άλλο. Να είστε προετοιμασμένοι να εμφανίσετε πιο λεπτομερείς περιγραφές αιτημάτων και πρόσθετες λεπτομέρειες στον προβολέα ή στην οθόνη της τηλεόρασης.

Ρόλοι των Συμμετεχόντων

ο υπεύθυνος προϊόντων είναι ο κύριος διαμεσολαβητής για τις ασκήσεις, παρακολουθώντας το χρόνο και καθοδηγώντας την ιεράρχηση, παρέχοντας πλαίσιο από το όραμα του προϊόντος. Οι διαχειριστές προϊόντων θα πρέπει να αποφεύγουν να συμμετέχουν στις συζητήσεις και να αφήνουν τους ενδιαφερόμενους να καθοδηγούν τον καθορισμό προτεραιότητας. Αφού οι ενδιαφερόμενοι συμφωνήσουν σε μια απόφαση, ένας διαχειριστής προϊόντων μπορεί να μετακινήσει στοιχεία καθυστέρησης όπως απαιτείται για να ικανοποιήσει άλλες προτεραιότητες που προκύπτουν με την πάροδο του χρόνου. Οι υπεύθυνοι προϊόντων διατηρούν την εξουσία λήψης αποφάσεων για την καθυστέρηση, αλλά αυτή η άσκηση τους βοηθά να συλλέγουν πληροφορίες για να λαμβάνουν μελλοντικές αποφάσεις προτεραιότητας.

Εάν ένας μάστερ παρευρεθεί στο εργαστήριο, ζητήστε του να σημειώσει τα σχόλια των συμμετεχόντων για την ίδια την άσκηση ενώ διευκολύνετε την εκδήλωση - θα είναι χρήσιμο για μελλοντικές βελτιώσεις. Οι εμπειρογνώμονες θεμάτων συμμετέχουν στο εργαστήριο για να παρέχουν το περιεχόμενο και τις πρόσθετες πληροφορίες στους ενδιαφερόμενους.

Πώς να διευκολύνετε την ιεράρχηση

Η προτεραιότητα μπορεί να αντιμετωπιστεί σε δύο στάδια.

Στο πρώτο στάδιο προτεραιότητας, ενθαρρύνετε τους συμμετέχοντες να αποφασίσουν ποια στοιχεία δεν είναι κρίσιμα. Η κατάργηση των στοιχείων χαμηλής προτεραιότητας θα επιτρέψει στην ομάδα να ξοδέψει τον πολύτιμο χρόνο της σε αντικείμενα υψηλότερης προτεραιότητας. Εάν εξακολουθεί να μην υπάρχει συναίνεση, ένας διαχειριστής προϊόντων θα πρέπει να προτείνει την κατάργηση του αντικειμένου για μια πιο εμπεριστατωμένη συζήτηση.

Κατά τη διάρκεια του δεύτερου σταδίου προτεραιότητας, μια εξαιρετική μέθοδος για να βοηθήσουμε τους ανθρώπους να καταλήξουν σε συμφωνία είναι να χρησιμοποιήσει το Effort Impact Matrix - ένα απλό αλλά ισχυρό εργαλείο για τη διευκόλυνση μιας ομαδικής συνομιλίας που αποσαφηνίζει τις προτεραιότητες. Στοιχεία που απαιτούν τη χαμηλότερη προσπάθεια για την υψηλότερη επίπτωση στην κορυφή της λίστας και στοιχεία που απαιτούν μεγαλύτερη προσπάθεια, αλλά θα έχουν χαμηλότερη πτώση αντίκτυπου στο κάτω μέρος. Μπορείτε να βρείτε πολλές παραλλαγές αυτής της τεχνικής και πώς να το βελτιώσετε .

Εάν οι ενδιαφερόμενοι συνεχίζουν να μετακινούν ένα αντικείμενο καθυστέρησης εμπρός και πίσω χωρίς συναίνεση, ο διαχειριστής προϊόντων θα πρέπει να έχει τον τελευταίο λόγο για την προτεραιότητά του.

Πριν από το κλείσιμο της συνάντησης, ο διαχειριστής προϊόντων θα πρέπει να κάνει check in με τους συμμετέχοντες και να ζητήσει τις τελικές σκέψεις τους. Αφού φύγουν, φροντίστε να αριθμήσετε ή να κωδικοποιήσετε τα συμφωνηθέντα αιτήματα, ώστε να μπορείτε να τα μεταφέρετε εύκολα στο εργαλείο καθυστέρησης προϊόντων διαχείρισης προϊόντων - ξεκινήστε με ένα ως την υψηλότερη προτεραιότητα.

Βελτιώστε συνεχώς το εργαστήριο

Το εργαστήριο καθυστέρησης προϊόντων πρέπει να είναι μια τακτική συνάντηση στον κύκλο Scrum σας και μπορεί να χωρέσει σε τελετές της ομάδας Kanban. Εάν μπορείτε να πραγματοποιήσετε αυτήν την άσκηση στο μέσο του σπριντ σε έναν κύκλο Scrum, θα λάβετε τις προτεραιότητες των ενδιαφερομένων πριν από τον προγραμματισμό σπριντ. Για μια ομάδα Kanban, το εργαστήριο θα μπορούσε να διεξάγεται εβδομαδιαία ή με οποιοδήποτε ρυθμό είναι καλύτερο να ξανασχεδιάσετε έναν χάρτη πορείας για να δώσετε προτεραιότητα στη λίστα Kanban.

προτεινόμενο μέγεθος μιας ευέλικτης ομάδας

Για την ομάδα μου, η διοργάνωση εργαστηρίου προτεραιότητας κάθε τρεις εβδομάδες ήταν αρκετή για να ανανεώσουμε τις προτεραιότητες των καθυστερήσεων. Η εύρεση του σωστού ρυθμού είναι κρίσιμη για την επιτυχία του εργαστηρίου - βεβαιωθείτε ότι βρίσκετε τη λεπτή γραμμή μεταξύ των αναγκών των συμμετεχόντων και της πραγματικής ζήτησης. Να ελέγχετε τακτικά με τους συμμετέχοντες σχετικά με το εάν η τρέχουσα συχνότητα ικανοποιεί τις ανάγκες τους.

Επίσης, δημιουργήστε ένα κανάλι για τους συμμετέχοντες για την παροχή σχολίων σχετικά με το εργαστήριο. Το να έχεις ένα αφοσιωμένο άτομο για να κρατάει σημειώσεις σχετικά με τις μελλοντικές βελτιώσεις στο εργαστήριο είναι χρήσιμο - ένας κύριος scrum μπορεί να γεμίσει τέλεια αυτόν τον ρόλο. Τεκμηριώστε τις βελτιώσεις του εργαστηρίου για να δείξετε την αφοσίωσή σας στην επίτευξη ομαλότερης εμπειρίας.

Η τακτική χρήση ενός ειδικού εργαστηρίου για προτεραιότητα καθυστέρησης μπορεί να ωφελήσει μια εταιρεία σε διάφορα επίπεδα. Οι διαχειριστές προϊόντων μπορούν να χρησιμοποιούν τον χρόνο και τους πόρους τους πιο αποτελεσματικά και αποδοτικά. Η εταιρεία μπορεί να είναι πιο ευέλικτη και να επιτύχει καλύτερα αποτελέσματα γρηγορότερα. Το να ζητάτε από τους ενδιαφερόμενους να συμμετάσχουν νωρίς μπορεί να είναι ένα εξαιρετικά ισχυρό εργαλείο για να κερδίσετε την υποστήριξή τους για πρωτοβουλίες προϊόντων και να λάβετε πολύτιμα σχόλια. Τα στελέχη θα μπορούσαν επίσης να χρησιμοποιήσουν αυτό το εργαστήριο για να αξιολογήσουν τις προτεραιότητες σε τακτικό και στρατηγικό επίπεδο προκειμένου να προωθήσουν την ευθυγράμμιση των εργαζομένων με τους στόχους της εταιρείας, τις διαδικασίες της ομάδας και τη συνολική επικοινωνία.

Κατανόηση των βασικών

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ καθυστέρησης προϊόντος και καθυστέρησης σπριντ;

Η διαφορά μεταξύ καθυστέρησης προϊόντος και καθυστέρησης σπριντ είναι ο επείγων χαρακτήρας της εφαρμογής τους: Η καθυστέρηση σπριντ χρησιμοποιείται από την ομάδα Scrum για να αναπτύξει τα πιο επείγοντα στοιχεία στο επερχόμενο σπριντ, ενώ η καθυστέρηση προϊόντος είναι μακροπρόθεσμος κύριος λίστα χαρακτηριστικών, ορισμένα από τα οποία ενδέχεται να μην φτάσουν ποτέ στο στάδιο της εφαρμογής.

Γιατί είναι σημαντικό το καθυστερημένο προϊόν;

Η καθυστέρηση προϊόντος είναι σημαντική, επειδή εκθέτει όλες τις πιθανές δυνατότητες του προϊόντος σε ένα μέρος, ώστε η ομάδα ανάπτυξης να μπορεί να τα δει. Μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για τον καθορισμό των προσδοκιών των ενδιαφερομένων προϊόντων.

Ποιος δημιουργεί καθυστέρηση;

Ο διαχειριστής προϊόντων είναι υπεύθυνος για τη δημιουργία, την ιεράρχηση και τη διατήρηση καθυστερημένων προϊόντων. Τα αιτήματα για στοιχεία καθυστέρησης προέρχονται από διάφορες πηγές: πωλήσεις, ομάδα QA, υποστήριξη πελατών και ενδιαφερόμενα μέρη προϊόντων.

Ποιος δίνει προτεραιότητα σε καθυστέρηση;

Ένας διαχειριστής προϊόντων δίνει προτεραιότητα στο καθυστερημένο καθήκον και καθορίζει την κατεύθυνση του προϊόντος. Υπάρχουν πολλές πηγές για αιτήματα καθυστέρησης, αλλά συχνά προέρχονται από ενδιαφερόμενα μέρη προϊόντων. Οι διαχειριστές προϊόντων πρέπει να βρουν μια συναίνεση μεταξύ των ενδιαφερομένων με μερικές φορές αντικρουόμενα αιτήματα και ένα εργαστήριο προτεραιότητας καθυστέρησης είναι ο καλύτερος τρόπος για να το κάνει.

Τι είναι ένα καλό καθυστερημένο προϊόν;

Ένα καλό καθυστερημένο προϊόν είναι ένα σχέδιο με υψηλή προτεραιότητα που μετατρέπει ένα όραμα υψηλού επιπέδου στις λεπτομέρειες λειτουργίας της δημιουργίας ενός προϊόντος.